Dokumentenvorlagen

Im EBuS Webclient können zwei unterschiedliche Formate verwendet werden, um Dokumente zu befüllen. Es ist möglich das ODT- oder PDF-Format zu wählen. Hier können Sie die Standardeinstellung definieren. Ein Mischbetrieb ist nicht möglich!

Im EBuS Management Center kann nur das ODT-Format verwendet werden. Dies wird benötigt, um aus dem Kundendialog heraus Dokumente zu befüllen.

Vorlagen-Dokument im ODT-Format erstellen

Es wird eine Schablonendatei mit den gewünschten Feldern benötigt, welche von EBuS befüllt werden sollen. D.h. man legt eine ODT-Datei mit entsprechendem Namen (für Briefe, Verträge, Kündigungen, Schadendokumente usw.) an.

Wie die entsprechenden Feldbefehle in Open- oder LibreOffice angelegt werden, ist zuweilen unterschiedlich.

LibreOffice Writer: Unter Einfügen den Unterpunkt Feldbefehl auswählen und danach auf Andere (oder ggf. "Weitere Feldbefehle") klicken.

Danach müssen die einzelnen Felder im Reiter Variablen als Benutzerfeld angelegt werden:

Das Format sollte Text, nicht Standard sein. 

In das Feld Name muss der EBuS Feldname eingetragen werden, also der Variablenname ohne geschweifte Klammern. Als optionalen Wert definiert man einen frei wählbaren Namen, welcher anschließend im Dokument angezeigt wird. Zum Speichern wird der grüne Haken angeklickt. Das neu angelegt Feld ist nun in der Auswahl zu finden und kann über Einfügen in das Dokument integriert werden.

Verfügbare Variablen

Diese Office Vorlage kann die folgenden (von EBuS vorgegebene) Kunden- und Schadenfelder enthalten.

Kundenvorlagen

Standardvorgaben

• Kundennummer: NRINORG

• Alle Unterkundennummern inkl. Name, Format: "Unterkundennummer: Name, Vorname: SUBMEMBERS

  • Unterkundennummer: SUBNRINORG
  • Kundengruppe: LEGALENTITYTYPE
  • Anredeformel: SALUTATIONLINE
• Vorname: PRENAME
• Nachname: NAME
• Straße: STREET
• Hausnummer: STREETNR
• Land: COUNTRY
• Postleitzahl: POSTALCODE
• Stadt: CITY
• Telefonnummer 1: TELNR
• Telefonnummer 2: TELNR2
• Telefonnummer 3: TELNR3
• Faxnummer 1: FAXNR
• Faxnummer 2: FAXNR2
• E-Mail: EMAIL
• Telefonkennwort: TELPASSWD

Weitere Standardvorgaben

SEPA Daten

Auch die relevanten SEPA Daten können für die Vorlage verwendet werden:

• IBAN des Kunden: SEPAACCOUNT_IBAN
• BIC des Kunden: SEPAACCOUNT_BIC
• Kontoinhaber: SEPAACCOUNT_HOLDER
• Mandatsnummer: SEPAMANDATE_ID
• SEPA-Mandatsreferenz: MANDATEREFERENCE
• Bankname: BANKNAME
• Rechnungssteller: SEPAMANDATE_INVOICEBANKACCOUNT
• Ablaufdatum: SEPAMANDATE_EXPIRYDATE
• Datum der Zustimmung: SEPAMANDATE_SIGNATURE
• Gläubiger ID: SEPAMANDATE_CIDKreditinstitut: SEPAACCOUNT_BANKNAME
• Zahlungsweg: PAYMENT

Zugangskarten

Für Zugangskarten lautet die Eingabe:

• Kartenname und globale Pin: KEYCARD_PIN
• Kartenname und spezifische Pin: KEYCARD_CISPIN
• Nur Kartenname: KEYCARD
• Seriennummer der Zugangskarte: KEYCARDSERIALS

Kategorie-Felder

Um beispielsweise den Tarif für die Vorlage zu verwenden, können die Kategorie-Felder ebenfalls verwendet werden. Sie sind folgendermaßen zusammengesetzt:

• CATEGORY_ORGOUTNR_CATNAME

Wobei die ORGOUTNR die Organisationsnummer und CATNAME den Namen der Kategorie beschreibt. Die Kategorie muss dabei ohne Umlaute und groß geschrieben werden.

Beispiel:

"Üblicher Kunde” = UBLICHERKUNDE

Buchungszielgruppen

Buchungszielgruppen lassen sich auch ausgeben. Die Feldkennzeichnung lautet in diesem Fall:

• BKGROUPS_ORGOUTNR

Auch hier entspricht die ORGOUTNR der Organisationsnummer.

Durch die Eingabe eines bestimmten Zeitpunkts kann festgesetzt werden, dass die zeitlich abhängigen Informationen wie Kategorie-Ausprägungen und Buchungsziel-Zuordnungen für den eingegebenen Zeitpunkt ermittelt werden. Bei Nicht-Eingabe werden die aktuellen Daten übernommen.

Stammdatenerweiterungen

Zusätzlich ist es möglich, Felder aus den Stammdatenerweiterungen zu verwenden. Aus dieser Tabelle wird der interne Name benötigt und wie die von EBuS vorgegebenen Namen verwendet.

Sämtliche Felder können nachträglich mit Werten befüllt werden (diese bleiben als Platzhalter erhalten), wenn die Kundendaten keine passenden Informationen enthalten. Befüllte Felder lassen sich jederzeit nachträglich ändern.

Vorlagen Schadendokumente

• Buchungszielprodukt / Fahrzeugtyp: BOOKEEPRODUCT
• Buchungsbeginn der Verursacherbuchung: CAUSERBOOKINGSTART
• Buchungsende der Verursacherbuchung: CAUSERBOOKINGEND
• Verursacheranrede: CAUSERSALUTATIONLINE
• Standort der Verursacherbuchung: CAUSERBOOKINGPLACE
• Gefahrene Kilometer der Verursacherbuchung: CAUSERBOOKINGDRIVENKM
• Nutzungsbeginn der Verursacherbuchung: CAUSERBOOKINGUSAGESTART
• Nutzungsende der Verursacherbuchung: CAUSERBOOKINGUSAGEEND
• Kundennummer des Verursachers: CAUSERMEMBERNRINORG
• E-Mail-Adresse des Hauptkunden - wenn Verursacher ein Unterkunde ist: CAUSERMAINMEMBERMAIL
• Vorname des Verursachers: CAUSERPRENAME
• Nachname des Verursachers: CAUSERNAME
• Aktueller Kilometerstand: CURRENTODOMETER
• Schadensnummer: DAMAGENUMBER
• Beschreibung des Fahrzeugschadens: DESCRIPTION
• Datum und Uhrzeit einer Schadensmeldung: DETECTED
• Melderanrede: REPORTERSALUTATIONLINE
• Name des Realobjekts / Kennzeichen: REALBOOKEENAME
• Fahrgestellnummer: VEHICLEIDENTIFICATIONNUMBER

Vorlagen-Dokument im PDF-Format erstellen

In EBuS kann auch ein voreingestelltes Dokument im PDF-Format hinterlegt werden, welches dann mit den relevanten Daten befüllt wird. Dieses Dokument können Sie ebenfalls selbst gestalten.

Zunächst wird ein Open- oder LibreOffice Dokument verwendet. Im Gegensatz zum Vorlagen-Dokument im ODT-Format werden Variablen hier nicht mehr als Feldbefehle, sondern als Textfelder angelegt.

Im ersten Schritt muss der Entwurfsmodus aktiviert werden. Dazu blenden Sie zunächst die Symbolleiste "Formular-Steuerelemente" ein, welche innerhalb der Symbolleisten im Menü "Ansicht" zu finden ist. Durch einen Klick auf den Entwurfsmodus-Button (1) wird der Modus aktiviert. Klicken Sie nun den darunter liegenden Button "Textfeld" (2) und platzieren Sie dieses durch Ziehen eines Rechteckes an der korrekten Stelle im Dokument (3). Mit einem Doppelklick auf das Textfeld gelangen Sie in die Eigenschaften des Feldes (4). Unter "Name" wird der Variablenname angegeben. Um sehen zu können, welches Feld durch welchen Inhalt ersetzt werden wird, ist es sinnvoll, unter "Standardtext" eine Beschreibung der Variable einzugeben.

Nach Einfügen aller gewünschten Variablen wird das Dokument schließlich als PDF-Dokument exportiert. Unter "Exportieren als" im Menü "Datei" wählen Sie dazu "Als PDF exportieren". Wichtig ist, dass die Optionen "PDF-Formular erzeugen" sowie "Platzhalter exportieren" aktiviert sind. Durch einen Klick auf "Exportieren" und anschließender Auswahl des Pfades, wird schließlich ein PDF-Formular erzeugt, welches von EBuS befüllt werden kann.

Zusätzlich zu allen oben genannten Schaden-Variablen, sind die folgenden kundenbezogene Felder in der Vorlage momentan nutzbar. Auch hier ist wie eingangs erwähnt eine Mischung zwischen Kunden- und Schadensvariablen nicht möglich. Kundenvariablen sind ausschließlich für die Kundenvorlagen bestimmt. In der Schaden-Mail sowie im -Anhang können nur Schadensvariablen verwendet werden.

Kundenbezogene Variablen

• NAME - Vorname Name
• STREET - Straße Hausnummer
• POSTALCODECITY - Postleitzahl Stadt
• ORGACITY - Stadt der Organisation
• TODAY - heutige Datum, Format: "dd.MM.YYYY"
• DISMISSED - Kündigungsdatum, Format: "dd.MM.YYYY"
• MEMBERNR - Kundennummer
• SUBMEMBERS - Alle Unterkundennummern inkl. Name, Format: "Unterkundennummer: Name, Vorname"
• SUBNRINORG - Unterkundennummer
• MEMBERNAME - Kundenname + Komma (z.B. "Müller,")
• CONTRACTEND - Vertragsende, Format: "dd.MM.YYYY"
• CONTRACTSTART - Vertragsbeginn, Format: "dd.MM.YYYY"
• CONTRACTSIGNED - Vertrag unterschrieben am
• ADMINNAME - Name des Admins, der die Kündigung durchführt
• IBAN - IBAN, wenn vorhanden
• BIC - BIC, wenn vorhanden
• ACCOUNTHOLDER - Kontoinhaber, wenn vorhanden
  • SEPA-Mandatsreferenz: MANDATEREFERENCE
  • Bankname: BANKNAME
  • Seriennummer der Zugangskarte: KEYCARDSERIALS
• KEYCARDS - Durch das Hinzufügen dieses Elements können drei verschiedene Angaben erzeugt werden. Die Auswahl ist abhängig davon, ob die Zugangskarten zurückgegeben worden sind und auch die Anzahl der Karten wird berücksichtigt:
  • Zum Zeitpunkt der Kündigungsbestätigung wurden keine Zugangskarten zurückgegeben: "Bitte geben Sie zum Kündigungstermin die erhaltene Chipkarte zurück.: Name und Anzahl der Karten"
  • Die Zugangskarten wurden teilweise ausgehändigt: "Wir bestätigen Ihnen die Rückgabe von "x" Chipkarte. Bitte geben Sie die übrigen zum Kündigungstermin zurück."
  • Alle Karten wurden abgegeben: "Wir bestätigen Ihnen die Rückgabe von "x" Chipkarte."
• CATEGORIES - Ausprägungen (Hier werden alle zugeordneten Ausprägungen aufgeführt.)
• TELNR - Telefonnummer 1
• TELNR2 - Telefonnummer 2
• TELNR3 - Telefonnummer 3
• EMAIL - E-Mail
• SALUTATIONCOL - Anrede
• SALUTATIONLINE - Anredeformel (Sehr geehrte/r Herr / Frau / Firma) - bei gefülltem Anrede-Feld im Kundendialog
• BIRTHPLACECOL - Geburtsort
• BIRTHDATECOL - Geburtstag
• DRIVERLICENSENUMBER - Führerscheinnummer
• DRIVERLICENSEISSUED - Führerscheinausstellungsdatum
• DRIVERLICENSEAGENCY - Führerscheinausstellungsbehörde
• DRIVERLICENSEVALIDUNTIL - Führerschein gültig bis
• ADSALLOWED - Zustimmung Werbung
• COUNTRYABBREV - Länderkennung
• COUNTRYNAME - Land
• GENDER - Geschlecht
• PAYMENTMODE - Zahlungsart
• IDENTITYNUMBER - Personalausweisnummer
• ADDCOMMENT - Zusatztext / Kommentar
• PUBLICTRANSPORTPARTNER - ÖV-Partner
• PUBLICTRANSPORTPARTNERNUMBER - Kundennummer bei ÖV-Partner
• NATIONALITY - Nationalität
• ACADEMICTITLE - Namenzusatz Titel