E-Mail Vorlagen

Zuletzt geändert von Farina Wiedel am 2024/01/03 13:05

Unter Einstellungen > E-Mail-Vorlagen lassen sich Vorlagen mit Text-Variablen erstellen und bearbeiten.

Der Dialog unterteilt sich in die zwei Bereiche”Aktive E-Mail-Vorlagen” und “E-Mail-Vorlagen gelöscht” (1). 
Die Übersicht zeigt bereits angelegte Vorlagen, die sich durch Anklicken des grünen Stiftes bearbeiten, mit Klick auf den roten Mülleimer löschen lassen und über das grüne Symbol duplizieren lassen (1a). Gelöschte Vorlagen können Sie kopieren oder wiederherstellen.

Sie können die Übersicht nach bestimmten E-Mail-Vorlagentypen (3) oder mit eigenen Schlagwörtern über die Volltextsuche filtern (4). 

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Dialog "E-Mail Vorlagen" Startseite

Mit dem Anklicken des Buttons “E-Mail-Vorlage erstellen” (2) lassen sich weitere Vorlagen erstellen. Im ersten Schritt wählen Sie einen Vorlagentypen aus (z.B. Kündigung, Schäden,Produkt-E-Mails sowie Rechnungsversand-E-Mails). 

Es stehen Ihnen folgende Vorlagetypen zur Auswahl:

  • Schäden: E-Mail Vorlage zum Versand innerhalb des Schaden-Tools
  • Kunde allgemein: E-Mail Vorlage für E-Mails direkt aus dem Kundendialog an einzelne Kunden
  • Kunden kündigen: E-Mail Vorlage zum Versand der Kündigungsbestätigung nach dem Kunde kündigen Prozess
  • Kautionsangebot: E-Mail Vorlage zur Reaktivierung abgelehnter KundInnen im Neukundenregistrierungsprozess, der Kunde wird per PayPal / Sofortüberweisung zur Zahlung einer Kaution aufgefordert, um nach Ablehnung doch Kunde werden zu können
  • Aufforderung zur Führerscheinprüfung: E-Mail Vorlage für die Bestandskundenprüfung
  • Produkte: E-Mails während des Registrierungsprozesses, diese E-Mail-Vorlagen müssen mit deren Namen durch den Support im Registrierungsprozess referenziert werden, bitte also keine Namensänderungen vornehmen!
  • WOK-E-Mail: E-Mail-Adressen-Bestätigungs-Emails während des Registrierungsprozesses, diese E-Mail-Vorlagen müssen mit deren Namen durch den Support im Registrierungsprozess referenziert werden, bitte also keine Namensänderungen vornehmen!
  • Rechnungen: Vorlage für den Rechnungsversand, Achtung diese Vorlage muss dann auch im Rechnugsformular ausgewählt sein
  • Schadensmeldung: Vorlage für die Eingangsbestätigungs-E-Mail einer Schadenmeldung über die App
  • Meldung über Verschmutzung: Vorlage für die Eingangsbestätigungs-E-Mail einer Verschmutzungsmeldung über die App
  • Meldung über Fundsachen: Vorlage für die Eingangsbestätigungs-E-Mail einer Fundsachenmeldung über die App
  • Einreichung Barbelege: Vorlage für die Eingangsbestätigungs-E-Mail einer Barbeleg-Einreichung über die App

Hinweis Schaden/Verschmutzung/Fundsache/Barbeleg: Wenn Ihre Kunden bei einer anderen Organisation quernutzen und ein Problem oder Barbeleg einreichen, folgt keine Bestätigungsmail! Diese wird nur versendet, wenn der Kunde ein Fahrzeug Ihrer Flotte nutzt

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Vorlagentypen zur Auswahl

Klicken Sie den Button “Betätigen”, es öffnet sich der Vorlageneditor. Vergeben Sie einen Namen und Betreff der E-Mail-Vorlage.
Im Vorlageneditor können Sie mit Freitext, den üblichen Formatierungen aus Textverarbeitungsprogrammen und auch mit Platzhaltern (Variablen) arbeiten. Hier ein Beispiel für eine entstehende E-Mail-Vorlage.

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Die E-Mail-Vorlagen können für verschiedene Bereiche angelegt und mit diesen verknüpft werden. Um Verknüpfungen herzustellen und die Vorlagen damit den einschlägigen Dialogen zuzuordnen, wählen Sie die entsprechenden Checkboxen am unteren Ende der Vorlage aus.