Preisgruppen, Konten, Rechnungssteller

Kostenarten

Diese Tabelle existiert nicht mehr im Management Center, sondern wird exklusiv im Webclient verwaltet. Im Management Center erscheint ab sofort nur noch dieser Weiterleitungslink:

MwSt.-Sätze und MwSt.-Werte

Die Definition der Mehrwertsteuer unter EBuS kennt zwei Ebenen: den Mehrwertsteuersatz und die Mehrwertsteuerwerte. Der MwSt.-Satz trägt die Bezeichnung einer Mehrwertsteuer. Im Programm wird eine Mehrwertsteuer immer anhand dieser Bezeichnung referenziert. Der MwSt.-Wert hingegen liefert als Hintergrundinformation den eigentlichen Prozentsatz und die zeitliche Gültigkeit einer Mehrwertsteuer. In EBuS können jedem MwSt.-Satz ein oder bei zeitlichen Bedingungen auch mehrere MwSt.-Werte zugeordnet sein.

Die MwSt.-Sätze dienen also nur der begrifflichen Definition verschiedener Mehrwertsteuern. Sie können die Bezeichnung von Mehrwertsteuersätzen daher auch nachträglich noch ändern. Da der Name nur innerhalb des Programms referenziert wird und nicht auf Rechnungen o.ä. exportiert wird, bleibt die Änderung in den betroffenen Dialogen nur für Sie sichtbar.

Der zeitliche Wechsel von verschiedenen MwSt.-Werten zu einem MwSt.-Satz wird von EBuS in der Abrechnung automatisch berücksichtigt. Dabei ist es völlig irrelevant, zu welchem Zeitpunkt ein Kostenposten abgerechnet wird. Ausschlaggebend für die Wahl des MwSt.-Wertes ist in EBuS ausschließlich die Fälligkeit eines Kostenpostens.

Beispiel:

Zum Jahreswechsel 2006/2007 fand eine Mehrwertsteuererhöhung von 16% auf 19% statt. Erst im Januar wurden die Fahrten für den Dezember 06 abgerechnet. Da die Fälligkeit einer Fahrt dem finalen Eintrag der Buchungsgeschichte entspricht, berechnete EBuS 16% Mehrwertsteuer für alle Fahrten, die noch im Dezember abgeschlossen wurden.

Voraussetzung war, dass für die betroffenen Kostenarten die MwSt.-Regeln korrekt und vollständig definiert waren. Im Beispiel mussten also für die den Kostenarten zugewiesenen MwSt.-Sätze zeitlich gültige MwSt.-Regeln für alle vorkommenden Fälligkeitstermine eingetragen sein. Das waren i.d.R. Zeiten sowohl vor als auch für nach dem 01.01.2007.

Dieser Automatismus gilt ebenso für explizite Abrechnungsdaten (manuelle Belege).

MwSt.-Sätze

Die folgende Tabelle dient der Verwaltung von Mehrwertsteuer-Sätzen. Sie ist Voraussetzung für das Einpflegen bzw. Zuordnen von MwSt.-Werten. Beide Tabellen müssen in einem skriptbasierten Abrechnungssystem unbedingt behandelt werden.

In dieser Tabelle verwalten Sie Ihre MwSt.-Sätze.

Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS. Über die allgemeine und detaillierte Funktionsweise dieses Dialogtyps informieren Sie sich bitte im Kapitel Stammdatentabellen.

Zur Eingabe eines neuen MwSt.-Satzes betätigen Sie bitte die Funktion "Neuer Eintrag”. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben.

Vergeben Sie zunächst als Schlüsselwert eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren, indem Sie einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden.

Als nächstes vergeben Sie bitte die Bezeichnung für den MwSt.-Satz. Der Name darf beliebig gewählt werden, muss aber einmalig sein und sollte passend gewählt werden, da EBuS in anderen Pogrammteilen auf die MwSt.-Sätze zugreift und sie in den Dialogen anhand des Namens referenziert. Sinnvoll sind Bezeichnungen wie z.B. "Volle” oder "Halbe Mehrwertsteuer”.

Gehen Sie anschließend auf "Gewählte speichern” oder "Alle Speichern”. Wenn der neue MwSt.-Satz erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben. Sie haben vermutlich eine Nr. oder eine Bezeichnung gewählt, die bereits vorhanden ist.

Sie können die Bezeichnung von Mehrwertsteuersätzen auch noch nachträglich ändern. Da der Name nur innerhalb des Programms referenziert wird und nicht auf Rechnungen o.ä. exportiert wird, bleibt die Änderung in den betroffenen Dialogen nur für Sie sichtbar.

MwSt.-Werte

Die Tabelle dient der Zuordnung von Mehrwertsteuer-Werten zu MwSt.-Sätzen.

In dieser Tabelle verwalten Sie die MwSt.-Werte. Bei Bedarf können Ihnen mit der Optionsbox im Dialogfuß auch "alle Zuordnungen" angezeigt werden.

Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS. Für die Zuordnung eines neuen MwSt.-Wertes betätigen Sie bitte die Funktion "Neuer Eintrag”. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben.

• Voraussetzungen: Die Definition von MwSt.-Werten ist nur möglich, wenn bereits MwSt.-Sätze definiert sind. Insbesondere muss bereits der MwSt.-Satz definiert sein, den Sie mit dem MwSt.-Wert verknüpfen wollen.

• Tabelleninhalt: Zur Eingabe eines neuen MwSt.-Wertes betätigen Sie bitte die Funktion "Neuer Eintrag”. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Wählen Sie nun im ersten Feld aus, welchen MwSt.-Satz (Bezeichnung) Sie beschreiben wollen. Dort erscheinen in einer Pull-Down-Liste alle Einträge der Tabelle MwSt.-Satz. Im zweiten Feld tragen Sie ein, in welcher Höhe der MwSt.-Wert liegt. Sie können hierzu einen Wert >=0 mit bis zu drei Dezimalstellen angeben. Wenn Sie einen Wert mit mehr Dezimalstellen eintragen, so wird dieser auf drei Stellen mathematisch gerundet und angezeigt. Der ursprüngliche Wert wird aber gespeichert und bleibt Berechnungsgrundlage. Alle negativen Werte, die Sie eingeben, werden automatisch auf die Zahl -1 gesetzt, der eine besondere Rolle zukommt. Das Prozentzeichen entfällt bei der Eingabe. Das nächste Feld bietet Ihnen die Option, einen MwSt.-Wert zu definieren, der auf den Rechnungen nicht ausgewiesen wird. In diesem Fall wird keine Steuer berechnet und auf der Rechnung erscheint nur ein Brutto=Netto-Wert. Bei diesem Spezialfall beträgt der zugehörige Wert in der Zelle zuvor -1. Beträge von Belegen einer Kostenart, die den MwSt.-Wert -1 hat (ob als Standardwert oder direkt im Beleg manuell gesetzt), erscheinen auf der Rechnung unter "durchgereichte Beträge". Dies unterscheidet sie von solchen Belegen, für die ein MwSt-Wert von 0% vorgegeben ist. In die letzten beiden Feldern tragen Sie bitte den Gültigkeitszeitraum für den erstellten MwSt.-Wert eingeben. Notwendig ist auf jeden Fall die Angabe eines Startdatums mit Uhrzeit. Dabei gilt: Für einen MwSt.-Satz kann zur gleichen Zeit immer nur ein MwSt.-Wert gültig sein. Wenn Sie also einem MwSt.-Satz mehrere MwSt.-Werte zuordnen wollen, geht dies nur, wenn diese sich zeitlich nicht überschneiden. Ist letzteres doch der Fall bricht EBuS das Abspeichern mit einer Fehlermeldung ab. Sollte sich also ein MwSt.-Wert zu einem bestimmten Datum ändern, so beenden Sie bitte erst den alten Wert und geben erst im Anschluss den neuen Wert ein. Für einen aktuell gültigen MwSt. Wert ist es nicht notwendig, ein Ende des Gültigkeitszeitraums einzutragen.

Fälligkeiten der verschiedenen Belegtypen:

• implizite Belege sowie explizite Belege an der Buchung: Buchungsende
• Fixkostenbelege: Tag des abzurechnenden Monats gemäß Einstellung des Zahltags
• explizite Belege am Kunden: eingetragenes Fälligkeitsdatum, wenn nicht vorhanden, Eingabedatum

Stornobelege erhalten das Fälligkeitsdatum des Originalbelegs.

Buchungskonten

Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS. Für die Zuordnung eines neuen Buchungskontos betätigen Sie bitte die Funktion "Neuer Eintrag”. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. 

Tabelle der Buchhaltungskonten

Buchhaltungskonten werden in einer eigenen Tabelle ausgelagert. Wenn Sie Ihre Abrechnungsdaten nach DATEV exportieren wollen, wählen Sie im entsprechenden Drop-Down Feld der Spalte Kostenart zunächst die Kostenart aus und ordnen Ihr ein in DATEV gültiges Buchhaltungskonto zu.  In der nächsten Spalte wird der Datev-Steuerschlüssel eingegeben. Je nach Version und Nutzungsart des Programms können oder müssen Sie hier einen entsprechenden Buchungsschlüssel gemäß DATEV-Spezifikation hinterlegen, damit das Buchungskonto in DATEV korrekt angesprochen wird. Wenn die Schlüsselung automatisch im Buchhaltungssprogramm geschieht, wählen Sie hier den Eintrag n/a aus. Sprechen Sie hierzu ggf. Ihren Steuerberater oder zuständigen Sachbearbeiter an. 

Wenn Sie Ihre Abrechnungsdaten in ein anderes Buchhaltungsprogramm übergeben möchten bzw. die Schlüsselung anders als DATEV-spezifiziert übergeben, so gibt es die Möglichkeit statt des DATEV-Schlüssels die Spalten (1) Buchungsschlüssel, (2) Steuerschlüssel und (3) Zusatzkontierung zu befüllen und im Buchhaltungsexport mit zu übergeben. Hier können Sie programmspezifische Buchungsschlüssel, Steuerschlüssel und ein zusätzliches Konto, zu dem in Spalte 3 benannten hinterlegen und im Buchhaltungsexport hinterlegen. Am Ende der Tabelle legen Sie noch die zeitliche Zuordnung fest, ein Gültigkeitsbeginndatum muss, ein Enddatum kann eingetragen werden.
 

Rechnungssteller

Als Rechnungssteller ist die Person oder Partei zu verstehen, die den Kunden mit einer Rechnung belastet bzw. auf dessen Konto die zu zahlenden Leistungen eingehen.

Im einfachsten Fall besitzt ein Unternehmen nur ein Konto, auf das alle Leistungen eingezahlt werden sollen. Es kann aber auch vorkommen, dass ein Unternehmen zwischen mehreren Bankkonten bzw. Rechnungsstellern unterscheidet. Dann muss EBuS entscheiden können, welche Zahlungsleistungen auf welche Konten fließen sollen. Die relevanten Entscheidungsregeln müssen in EBuS hinterlegt werden.

Die wichtigste Eigenschaft des Rechnungsstellers ist neben dem Namen seine Kontoverbindung. Diese Angaben werden in einer eigenen Tabelle verwaltet.

In jedem Abrechnungssystem muss mindestens ein Rechnungssteller und damit mindestens ein Empfängerkonto definiert sein. Die Anzahl kann nach Bedarf erweitert werden.

Die Angaben zum Rechnungssteller fließen zum einen in alle SEPA- und Buchhaltungsdateien ein. Außerdem können sich Teile der Informationen auf dem Rechnungstext für den Kunden wiederfinden.

Der Rechnungssteller im Rechnungstext

Die Angaben zum Rechnungssteller beeinflussen den späteren Rechnungstext. Dabei gibt es keine direkte Verknüpfung zwischen Rechnungssteller und der einzelnen Rechnung. Die Zuordnung eines Rechnungsstellers zu einer einzelnen Rechnung hängt hingegen davon ab, um welchen Rechnungstyp es sich handelt. Der Rechnungstyp wiederum ist in der gleichnamigen Tabelle fest mit einem bestimmten Rechnungssteller verknüpft.

Welche Werte aus der Tabelle des Rechnungsstellers verwendet werden, hängt von der Gestaltung des Rechnungsformulars ab. Im Dialog "Rechnungsformulare verwalten” können Sie Variablen, d.h. Platzhalter für bestimmte Informationen zum Rechnungssteller einbauen.

Hier einige Beispiele für sinnvolle Platzhalter im Rechnungstext:

1. {SENDERIBAN} Gibt die Kontonummer des Rechnungsstellers aus.
2. {SENDERIBANBANKNAME} Gibt den Banknamen des Rechnungsstellers aus. Der Bankname wird über eine interne EBuS-Tabelle abgeleitet.
3. {SENDERBIC} Gibt die BIC des Rechnungsstellers aus.
4. {SENDERCREDITORID} Beinhaltet die Gläubiger ID.

Eine komplette Übersicht aller in EBuS bekannten Variablen finden Sie im Kapitel Variablen in der Rechnungsmaske.

Neben diesen reinen Textbestandteilen können weitere Informationen zum Rechnungssteller auf indirektem Wege auf der Rechnung für den Kunden erscheinen. So ist die Information des Rechnungsstellers an den Rechnungstyp geknüpft. Der Rechnungstyp wiederum bestimmt, welches Rechnungsformular für eine Rechnung verwendet wird. Innerhalb des Rechnungsformulars finden sich in aller Regel weitere Informationen zum Rechnungssteller. Diese können sowohl in der Absenderzeile als auch im Briefrand oder Brieffuß auftauchen und z.B. den Namen des Rechnungsstellers aufzeigen.

Der Rechnungssteller in der Rechnung, der SEPA-Datei und dem Buchhaltungsexport

Der Rechnungssteller einer Rechnung ist ausschlaggebend für die Zuordnung dieser Rechnung zu einer SEPA-Datei bzw. einem Buchhaltungsexport. Wenn eine Exportdatei neu gestartet wird und im System mehr als ein Rechnungssteller definiert ist, so werden Sie beim Anlegen gefragt, für welches Empfängerkonto Sie die Exportdatei öffnen wollen. Im Pull-Down-Menü erscheinen dann die bekannten Rechnungssteller zur Auswahl. Sie werden hier über ihren Namen referenziert. Im folgenden werden dieser Exportdatei nur solche Rechnungen zugeordnet, deren Rechnungssteller mit dem Empfängerkonto der SEPA-Datei übereinstimmt. EBuS nimmt die Zuordnung automatisch richtig vor bzw. erkennt und blockiert Versuche des Anwenders, eine Rechnung falsch zuzuordnen.

Die Verwaltung der Rechnungssteller erfolgt nach dem typischen Muster zur Stammdatenverwaltung in EBuS mittels einer Stammdatentabelle.

Vergeben Sie zunächst als Schlüsselwert eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren, indem Sie einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden.

Im nächsten Feld tragen Sie bitte den Namen des Rechnungsstellers ein. Der Name dient EBuS in anderen Programmteilen als Referenz. So spielt er z.B. eine Rolle im Rahmen der SEPA-Verwaltung. Beim Starten einer neuen SEPA-Datei müssen Sie den zugehörigen Rechnungssteller auswählen. In einer Auswahlbox wird der Rechnungssteller über den Namen referenziert. Im dritten Feld geben Sie bitte den Namen des Kontoinhabers an. Im vierten Feld tragen Sie die Gläubiger ID des Rechnungsstellers ein. Diese Felder können im Rechnungsformular ausgelesen und in die Rechnung integriert werden.

In der nächsten Spalte geben Sie an, ob Sie für den Nummernkreis dieses Rechnungsstellers einen Präfix wünschen. Wenn Sie hier ein Kürzel angeben, wird dieses Kürzel jeder Rechnungsnummer vorgesetzt, die für diesen Rechnungssteller erstellt wird. Anhand einer Rechnungsnummer mit Präfix lässt sich dann optisch leichter erkennen, wer der Rechnungssteller ist. Die Vergabe eines Präfix ist auf jeden Fall erforderlich, wenn Sie in den Anbietereinstellungen wählen, dass Rechnungsnummern nicht global, sondern nach dem "Sender” vergeben werden. Im letzteren Fall zählt für jeden Rechnungssteller ein eigener Nummernkreis hoch. Ohne Präfix käme es dann zu doppelten Rechnungsnummern mit einer damit verknüpften Übersichtslosigkeit.

In der vorletzten Spalte können Sie ein Buchhaltungskonto hinterlegen. Es handelt sich hierbei um ein Sammel-Buchhaltungskonto (Verrechnungskonto), das unterschiedliche Funktionen erfüllen kann, zwischen denen zu wählen ist:

1) Wenn Sie die Buchhaltungsdaten für Ihren Bankexport abrufen möchten (also Zahlungsausgleichsbuchungen für die Zahlungen Ihres Bankexports für die Buchhaltung generiert werden sollen), wird dieses Konto gegen die Kunden- (Debitoren)-konten gebucht. Sie könnten hier also bspw. ein allgemeines Verrechnungs- oder ein Bankbuchhaltungskonto verwenden.

2) Wenn Sie dieses Konto als Sammelkonto für Ihre Buchhaltungsexporte nutzen möchten (sodass die Umsätze insgesamt pro Debitor ohne Aufteilung auf die Sachkonten übergeben werden), müssen Sie in den Anbietereinstellungen zusätzlich das Häkchen bei Belegverbuchung über Verrechnungskonto setzen. In diesem Fall enthält Ihr Buchhaltungsexport dann jeweils zwei Zeilen pro Rechnung. Zunächst die Buchung auf das Verrechnungskonto. Und von diesem dann wieder auf das hinterlegte Buchhaltungskonto der Kostenart.

3) Wenn Sie für den Buchhaltungsexport das Winline csv-Format ausgewählt haben, erscheint dieses Buchhaltungskonto in der Spalte Konto Haben in der Datei data.csv

In der letzten Spalte können Sie die DATEV-Mandantenbanknummer für den Rechnungssteller hinterlegen. Bitte sprechen Sie hierzu ggf. Ihren Steuerberater an.

Metainformationen des Rechnungsstellers für die E-Rechnungsformate

Die rot markierten Felder im Screenshot Rechnungssteller werden für den Versand und das Speichern von E-Rechnungsformaten (ZUGFeRD und XRechnung) benötigt. Wenn diese Informationen beim Rechnungssteller nicht hinterlegt sind und/ oder keine vollständigen Kontaktdaten des Rechnungsempfängers vorliegen, können die beiden E-Rechnungsformate nicht gespeichert oder versandt werden. Achten Sie bei der Eingabe des Landes auf die richtige Schreibweise gemäß der Norm DIN ISO 3166.

Wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie den Datensatz mit dem Speicher-Button "Gewählte Speichern” sichern.

Rechnungstypen

Die Tabelle dient der Verwaltung von Rechnungstypen. Es muss mindestens ein Rechnungstyp definiert sein, Sie können die Anzahl nach Bedarf erweitern. 

EBuS ist in der Lage zwischen verschiedenen Rechnungstypen zu unterscheiden. Dabei beinhaltet ein Rechnungstyp jeweils eine Reihe von bestimmten Merkmalen. Zusammengefasst kann ein Anbieter mit Hilfe dieser Unterscheidung strukturelle Vorteile in der Abrechnung erzielen. Diese können sich bei sinnvollem Einsatz zeit- und kostenreduzierend auf den Betrieb auswirken.

Ein Rechnungstyp wird durch folgende Merkmale charakterisiert:

1. Rechnungssteller
2. Auf Wunsch eigener Nummernkreis, ggf. mit Präfix
3. Zuordnung zum Rechnungsformular (Design, Text, Versandart)
4. Angabe der Zahlungsfrist (1) für Mahnungen
5. SEPA-Zahlfrist (2) für die Angabe des RFD auf der Rechnung

Für jeden definierten Rechnungstypen können diese 5 Merkmale individuell festgelegt werden. Zusätzlich vereinfacht der Einsatz von Rechnungstypen die Möglichkeit, bestimmte Rechnungen vom Rechnungsversand auszuschließen. Dies bietet sich z.B. für solche Zahlungen an, welche sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden völlig erwartet und berechenbar auftreten. Im Carsharing-Bereich könnte dies für bestimmte Grundgebühren zutreffen. Der Verzicht auf die Rechnungszustellung erspart Zeit und Druckkosten, ist allerdings nur für Rechnungen praxistauglich, für die eine Einzugsermächtigung besteht.

Die Rechnungstypen werden in einer separaten Tabelle angelegt und verwaltet. Die Verknüpfung vom Beleg zum Rechnungstyp wird über die Kostenart des Belegs festgelegt. Letztlich legt also die Kostenart von Belegen fest, welchem Rechnungstyp der Beleg jeweils zugeordnet wird.

Gleichzeitig sind weitere andere Dialoge mit den Rechnungstypen verknüpft:

• Im Dialog Rechnungsformulare verwalten legen Sie fest, welches Rechnungsformular für welchen Rechnungstyp verwendet wird.
• Im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten können Sie die Rechnungsanzeige nach dem Rechnungstyp filtern. Auf diese Weise können Sie bestimmte Rechnungstypen beim Druck bzw. Versand einfach überspringen.
• Im Dialog Anbietereinstellung - Abrechnung legen Sie fest, ob Sie für jeden Rechnungstyp einen eigenen Nummernkreis verwalten wollen. Falls Sie dies wünschen, müssten Sie in der Tabelle zur Verwaltung der Rechnungstypen auf jeden Fall einen eigenen Präfix für den Nummernkreis angeben.

Die Verwaltung der Rechnungstypen erfolgt nach dem typischen Muster zur Stammdatenverwaltung in EBuS mittels einer Stammdatentabelle.

In dieser Tabelle werden die Rechnungstypen verwaltet.

Vergeben Sie zunächst eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren, indem Sie einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden.

Als nächstes vergeben Sie bitte die Bezeichnung (Name) für den Rechnungstypen. Der Name darf beliebig gewählt werden, muss aber einmalig sein. In anderen Dialogen referenziert EBuS den Rechnungstyp anhand des Namens. Wählen Sie daher eine möglichst aufschlussreiche Bezeichnung.

In der dritten Spalte (1) wird die Zahlungsfrist hinterlegt. Bitte tragen Sie hier die Anzahl der Tage ein, die dem Empfänger als Zahlungsfrist eingeräumt wird. Diese Frist ist ausschlaggebend für das Zahlungsmanagement bzw. für den Zeitpunkt, ab wann nicht bezahlte Rechnungen auf "zu mahnen” gesetzt werden.

In der Spalte Rechnungssteller (2) stehen Ihnen die Einträge aus der gleichnamigen Tabelle im Nachbardialog zur Verfügung. Das Einpflegen von Rechnungsstellern muss also zeitlich vor der Definition von Rechnungstypen erfolgen.

Neben Rechnungssteller befindet sich die Spalte SEPA-Zahlfrist (3). Dies ist die Zahlfrist, welche der Anbieter dem Kunden zwischen dem Tag der Rechnungserstellung und tatsächlicher Abbuchung (bzw. ggf. auch Gutschrift) einräumt. Die Anzahl der Tage bezieht sich dabei auf Banktage. Auf der Rechnung wird (sofern für das Rechnungsformular konfiguriert) nicht eine Frist („in 10 Tagen” o.ä.) genannt, sondern ein Datum, das sogenannte RFD=Rechnungs-Fälligkeits-Datum. Ggf. wird das RFD nach hinten korrigiert, wenn durch die hinterlegte SEPA-Zahlfrist die Vorlagefrist bei der Bank  (1,2,5 Tage) und der Sicherheitsaufschlag nicht gewährleistet sind.

Die Spalte verbuchbar (4) ermöglicht das Verbuchen des jeweiligen Rechnungstyps auf das zugehörige Kundenkonto. Wenn Sie das EBuS Zahlungsmanagement nutzen, dann erscheinen Rechnungen verbuchbarer Rechnungstypen im Konto offene Posten des jeweiligen Kunden. Somit wird ermöglicht, die Zahlung zu überwachen und ggf. Mahnungen zu erzeugen.

In der Spalte Präfix (5) geben Sie an, ob Sie für den Nummernkreis dieses Rechnungstyps eine vorangestellte selbstgewählte Zeichenfolge wünschen. Sie können das Feld einfach leer lassen, dann wird kein Präfix erzeugt. Wenn Sie hier jedoch ein Kürzel angeben, wird dieses Kürzel jeder Rechnungsnummer dieses Rechnungstyps vorangestellt. Der Vorteil liegt darin, dass sich anhand einer Rechnungsnummer mit Präfix später schnell erkennen lässt, um welchen Rechnungstypen es sich handelt. Die Vergabe eines Präfixes ist auf jeden Fall erforderlich, wenn Sie in den Anbietereinstellungen wählen, dass Rechnungsnummern nicht global, sondern nach Rechnungstyp vergeben werden. Im letzteren Fall zählt für jeden Rechnungstyp ein eigener Nummernkreis hoch. Ohne Präfix käme es dann zu doppelten Rechnungsnummern, die in der Buchführung ausdrücklich zu vermeiden sind.

Wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie den Datensatz mit dem Speicher-Button "Gewählte Speichern” sichern.

Gutscheinarten

Viele Carsharinganbieter setzen im Rahmen der Akquise und Kundenpflege auf den Einsatz von Gutscheinen. Diese können dem Kunden schön verpackt überreicht oder ganz minimalistisch per eMail mitgeteilt werden. Intention der Gutscheine ist in jedem Fall, dem Kunden bestimmte Kosten zu erlassen und ihm damit ein Kostenvorteil und Freude zu bereiten. Häufigster Anwendungsfall sind Gutscheine für Fahrtkosten, d.h., sie ermöglichen dem Kunden eine Freifahrt für eine bestimmte Stunden- oder/und km-Zahl.

EBuS kann Fahrtgutscheine, aber auch andere Gutscheine darstellen und passend verrechnen. Sie werden im Kundendialog verwaltet. Gutscheine können sowohl an Hauptkunden als auch an Unterkunden "verteilt” werden. Grundsätzlich gilt: Jedem Kunden, der eine Rechnung empfangen kann, kann auch ein Gutschein zugeteilt werden. Die Gutscheine existieren in EBuS nur "virtuell”, das heißt, in EBuS ist ein Gutschein nichts anderes als ein einfacher Datensatz. In welcher Form der Gutschein den Kunden überreicht oder mitgeteilt wird, bleibt dem Carsharingbetreiber überlassen.

Mithilfe verschiedener Gutscheinarten kann man die Kunden um beliebige Kosten entlasten. Neben dem klassischen Fahrtgutschein sind somit auch Gutscheine z.B. auf bestimmte Sonderleistungen, Beiträge oder Pauschalgutscheine einsetzbar. Jeder Gutschein kann darüberhinaus in seiner zeitlichen Gültigkeit beschränkt werden. Somit lassen sich z.B. Fahrtgutscheine verteilen, die in einem bestimmten Zeitfenster "abgefahren” werden müssen. Grundsätzlich gilt, dass ein Gutschein auch teilverbraucht bzw. in mehreren Schritten endgültig verbraucht werden kann.

Im Kapitel Leitfaden erfahren Sie, welche Schritte Sie in welcher Reihenfolge vornehmen müssen, damit EBuS Gutscheine für Sie verrechnet. Das Kapitel erläutert, wie EBuS intern mit den Gutscheinen umgeht bzw. wie sie in der Abrechnung abgearbeitet werden.

In dieser Tabelle verwalten Sie verschiedene Gutscheinarten.

Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS.

Voraussetzungen

Die Definition von Gutscheinarten ist nur möglich, wenn Kostenarten definiert sind.

Tabelleninhalt

Um eine neue Gutscheinart einzutragen, wählen Sie die "Neuer Eintrag”. Tragen Sie zunächst optional eine laufende "Nr.” für die neue Gutscheinart ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer. Wählen Sie nun den "Namen” des Gutscheins, im späteren Gebrauch wird der Gutschein anhand dieses Namens referenziert. Auf Wunsch kann er später auch Teil des Rechnungstextes werden. Der Name sollte für Sie und alle Mitarbeiter klar verständlich sein, um Verwechslungen mit anderen Gutscheinarten zu vermeiden. Wählen Sie in der nächsten Zelle aus dem Drop-Down-Menü eine der bekannten Kostenarten. Sie entscheiden damit, welche Kostenart der Beleg trägt, der auf der späteren Rechnung den Gutschein referenziert. Diese Kostenart kann sich problemlos unterscheiden von der Kostenart, auf die ein Gutschein überhaupt angewendet werden soll. (Letztere Zuordnung geschieht im Dialog Gutschein-Kostenart-Zuordnung.) In der nächsten Zelle geben Sie an, mit welcher Priorität der Gutschein neben anderen Gutscheinen behandelt werden soll. Sie vergeben die Prioritätsstufe als ganze Zahl. Je kleiner die Zahl, desto höher ist die Gutscheinart priorisiert.

Zuletzt bestimmen Sie, wie lange Gutscheine dieser Art jeweils gültig sein sollen. Auf Ebene der Gutscheinart legen Sie hierfür zwei Kriterien fest:

1. Die Dauer der Gültigkeit: In den entsprechenden Felder tragen Sie in ganzen Zahlen ein, wie lange Gutscheine dieser Art gültig sein dürfen.
2. Das maximale Gültigkeitsdatum: Hiermit können Sie die Gültigkeit eines späteren Gutscheins nach hinten beschneiden. Selbst wenn ein Gutschein gemäß der Gültigkeitsdauer noch einsatzfähig wäre kann ein maximales Gültigkeitsdatum den Ablauf des Gutscheins erzwingen.

In die Spalte ”Gültigkeit (Monate)” machen Sie einen Eintrag, falls Sie eine feste Monatslänge für die Gültigkeit wünschen. Geben Sie hierzu eine beliebige ganze Zahl an. EBuS berücksichtigt unterschiedliche Monatslängen automatisch. Wenn Sie das Feld freilassen, beschränken Sie die Dauer in Monaten nicht.

Beispiel: Die Gültigkeit von Fahrtgutscheinen steht auf 1 Monat.

Fall 1: Frau Meier besitzt einen Fahrtgutschein, der ihr im Kundendialog ab dem 1.Juni, 00:00 Uhr freigeschaltet wird. Der Gutschein ist damit gültig vom 1.Juni bis zum 1.Juli 00:00. Das macht eine Dauer von 30 Tagen.

Fall 2: Frau Meier besitzt einen Fahrtgutschein, der ihr im Kundendialog ab dem 1.Juli, 00:00 Uhr freigeschaltet wird. Der Gutschein ist damit gültig vom 1.Juli bis zum 1.August 00:00. Das macht eine Dauer von 31 Tagen.

Fall 3: Frau Meier besitzt einen Fahrtgutschein, der ihr im Kundendialog ab dem 15.Juli, 00:00 Uhr freigeschaltet wird. Der Gutschein ist gültig vom 15.Juli, 00:00 bis zum 15.August 00:00. Das macht eine Dauer von 31 Tagen.

In die Spalte ”Dauer (Tage)” tragen Sie eine Gültigkeitsdauer in ganzen Tagen ein. Wenn Sie zusätzlich eine Dauer in Monaten angeben, so ergibt sich die Gesamtdauer aus der Summe der beiden Einzeldauern.

Beispiel: Die Gültigkeit von Fahrtgutscheinen steht auf 1 Monat und 10 Tage.

zu Fall 1: Der Gutschein von Frau Meier ist damit gültig vom 1.Juni, 00:00 Uhr bis zum 11.Juli 00:00. Das macht im Beispiel eine Dauer von 40 Tagen.

Mithilfe der Spalte ”Max. gültig bis” setzen Sie einer Gutscheinart eine absolute Gültigkeitsfrist. Jeder Gutschein, der später auf Basis dieser Gutscheinart verteilt wird, ist damit absolut nach hinten terminiert. Sie können die max. Gültigkeitsfrist mit der Gültigkeitsdauer kombinieren.

Beispiel:

Die Gültigkeit von Fahrtgutscheinen steht auf 1 Monat und 10 Tagen. Die maximale Gültigkeitsfrist steht auf 1.Juli 2008, 00:00 Uhr.

zu Fall 1: Der Fahrtgutschein von Frau Meier ist damit gültig vom 1.Juni bis zum 1.Juli 00:00. Die 10 zusätzlichen Tage aus der Gültigkeitsdauer verfallen.

Wird einem Kunden ein Gutschein zugeordnet, so ergibt sich aus der Dauer, der max. Gültigkeitsfrist und dem Start der Gültigkeit eines Gutscheins der eigentliche Gültigkeitszeitraum.

Sobald alle erforderlichen Angaben eingetragen sind, speichern Sie den Gutschein über einen der Speicherknöpfe in der Funktionsleiste.

Im nächsten Schritt müssen Sie auf jeden Fall festlegen, welche Kosten durch den neu definierten Gutschein überhaupt verrechnet werden können. Diese Angaben nehmen Sie in der nächsten Tabelle vor.

Kostenartbasierte vs skriptbasierte Gutscheinarten

Neben den auf Kostenarten basierenden Gutscheinen, die bei der Verbuchung einer Rechnung verrechnet werden, gibt es auch skriptbasierte Gutscheine, die bereits bei der Abrechnung der einzelnen Fahrten verrechnet werden können. So ist es möglich, Gutscheine auch für z.B. bestimmte Zeitfenster (freitags zwischen 10 und 12 Uhr), Fahrzeuge oder Standorte zu hinterlegen. Diese skriptbasierten Gutscheine müssen in der Regel von unserem Support mit einer Bearbeitungszeit von mehreren Tagen hinterlegt werden. 

Zusätzlich zur Hinterlegung im Skript muss für solche Gutscheinarten das Häkchen beim "Impl. Belege" gesetzt sein, damit die Verrechnung der Gutscheine bereits im Fahrtenabrechnungsprozess und nicht erst im Rechnungskontext geschieht.

Möglichkeit für Gutscheinarten implizite Belege zu erzeugen unter Presigruppen, Kostenarten, Konten > Gutscheinarten

Gutschein-Kostenart-Zuordnungen

Diese Tabelle dient der Zuordnung von Gutscheinen zu bestimmten Kostenarten. Sie bestimmen damit, welche Art von Kosten ein Gutschein abfangen kann. Diese Zuordnung ist daher unbedingte Voraussetzung für das Verteilen von Gutscheinen.

Voraussetzungen

Diese Zuordnungen ist nur möglich, wenn bereits Gutscheinarten sowie Kostenarten definiert sind.

Tabelleninhalt

Um eine neue Zuordnung vorzunehmen, wählen Sie "Neuer Eintrag”. Tragen Sie zunächst optional eine laufende "Nr.” für die neue Gutscheinart ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer. Wählen Sie nun in der nächsten Zelle aus dem Drop-Down-Menü, für welche Gutscheinart Sie eine Kostenart zuordnen wollen. In der nächsten Spalte wiederum nehmen Sie über das Drop-Down-Menü nun die Zuordnung der Kostenart vor.

Bestätigen und speichern Sie Ihre Eingaben mit einer der Speicherknöpfe in der Funktionsleiste.

Sie können für eine Gutscheinart mehrere mögliche Kostenarten zuordnen, für jede Zuordnung müssen Sie eine neue Zeile anlegen. Es wird dann möglich, dass ein Gutschein Kosten verschiedener Arten abfangen kann.Sie können für eine Gutscheinart mehrere mögliche Kostenarten zuordnen, für jede Zuordnung müssen Sie eine neue Zeile anlegen. Es wird dann möglich, dass ein Gutschein Kosten verschiedener Arten abfangen kann.

Aus der Drop-Down-Liste werden die gewünschten Kostenarten zugeordnet.

Für einen "Fahrtgutschein” müsste man z.B. sicherstellen, dass sowohl Zeit- als auch km-Kosten verrechnet werden können. Möglicherweise sollen auch Buchungsgebühren oder Verspätungsgebühren inbegriffen werden. Wenn die relevanten Kosten über verschiedene Kostenarten abgebildet werden, dann ist hier eine Mehrfachzuordnung auf jeden Fall erforderlich.

Wenn Sie alle erforderlichen Zuordnungen vorgenommen haben, können Sie die eigentlichen Gutscheine im Kundenmenü erstellen.

Rechnungssteller-Bankverbindung

In diesem Reiter werden die SEPA-Kontodaten Ihrer Organisation eingetragen.

Rechnungssteller-Bankverbindung

• Das Feld "Nr." bleibt frei, es wird automatisch von EBuS befüllt.
• Bitte wählen Sie aus der Liste der Rechnungssteller aus.
• Bitte tragen Sie die IBAN in das vorgesehene Felder ein, die BIC wird automatisch ergänzt.
• Das Feld Kontoinhaber ist kein Pflichtfeld (kann bei Abweichung eingetragen werden).
• zugeordnet von: Bitte tragen Sie ein Startdatum für die jeweilige Kontoverbindung ein.