Poolbuchung

Konzept

Im Gegensatz zur normalen Buchung wird bei der Poolbuchung nicht auf ein bestimmtes Fahrzeug gebucht. Der Anwender bucht hier auf ein unbestimmtes Fahrzeug innerhalb einer Gruppe von Fahrzeugen, die sich am selben Standort befinden. Die Poolbuchung dient vor allem der Optimierung der Fahrzeugbelegung innerhalb einer Flotte. Konkret bedeutet dies, dass unter bestimmten Umständen bei der Poolbuchungen noch Buchungen möglich sind, die mit der normalen Buchung nicht mehr zustande kommen würden.

Ein vereinfachtes Beispiel soll dies verdeutlichen:

Ein Nutzer möchte an einem bestimmten Standort mit zwei Fahrzeugen ein Auto von 12 Uhr bis 20 Uhr buchen. Er hat die Wahl zwischen dem gelben und dem grünen Auto. Allerdings ist das gelbe Auto schon von einem anderen Nutzer von 12 bis 16 Uhr gebucht, das grüne hingegen von 17 bis 20 Uhr. Eine Buchung eines der beiden Fahrzeuge ist in der gewünschten Zeit daher nicht möglich:

Die Poolbuchung als Lösung: Bei der Poolbuchung haben die Nutzer kein spezielles Fahrzeug gebucht, sondern nur ein beliebiges der beiden Autos im Beispiel. EBuS hat zwar intern die bestehenden Buchungen der Nutzer speziellen Fahrzeugen zugeordnet (Realobjekten), doch diese Zuordnung kann jederzeit wieder geändert werden. In unserem Beispiel entscheidet sich EBuS, die ursprüngliche Buchung auf das grüne Auto von 17 bis 20 Uhr auf das gelbe Auto verschieben.

Somit ist Platz frei geworden; die gewünschte neue Buchung kann nun auf das grüne Auto durchgeführt werden.

Selbstverständlich kann die Poolbuchung auch bei größeren Fahrzeugpools zum Einsatz kommen und ist auch dafür vorgesehen. Das obige Beispiel mit einem Pool aus nur zwei Fahrzeugen ist stark vereinfacht.

Aus EBuS-Sicht besteht ein Pool aus einem einzigen Buchungsziel, dem mehrere Realobjekte zugeordnet sind. Bei Fahrzeugen, die nicht der Poolbuchung unterliegen, gibt es sonst immer nur ein Realobjekt pro Buchungsziel.

Interessanterweise wird auch bei der Poolbuchung, wie im obigen Beispiel sichtbar, einer Buchung sofort ein bestimmtes Realobjekt zugeordnet, genau wie bei einer normalen Buchung. Aber anders als bei einer normalen Buchung kann diese Zuordnung später wieder aufgehoben und durch eine Neue ersetzt werden. Dies geschieht dann, wenn eine weitere Buchung auf den Pool erfolgen soll, welche in dem gesetzten Zeitrahmen so nicht möglich ist, sich aber durch Umverteilung bestehender Buchungen auf andere Realobjekte ermöglichen lässt. Bei größeren Pools kann diese Umverteilung auch recht komplex werden, weil ggf. alle Fahrzeuge im Pool zur Umverteilung herangezogen werden.

Vorüberlegungen, Voraussetzungen

Damit eine Gruppe von Fahrzeugen als Pool betrieben werden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Im Folgenden wird aufgelistet, was Sie vor dem Einrichten eines Pools zu bedenken haben.

Poolbuchung bei Standorten mit Tresor oder Standalone System

Bei der Poolbuchung ist bis zum Buchungsbeginn nicht gesichert, welches Fahrzeug (Realobjekt) bei Fahrtantritt tatsächlich genutzt wird. Infolgedessen muss der Fahrer vorher informiert werden, welches Fahrzeug er nehmen kann. Ein Schlüsseltresor ist somit die einfachste Möglichkeit, den Fahrer bei Fahrtantritt darüber zu informieren, welches Fahrzeug er nehmen soll. Der vom Tresor zugewiesene Schlüssel gibt Auskunft über das zugewiesene Fahrzeug.

Poolbuchungen sollen aber auch bei Standalone Zugangssystemen sinnvoll nutzbar sein. Zu diesem Zweck wird eine direkte Benachrichtigung des Kunden benötigt. EBuS ermöglicht es dem Kunden über zwei Wege über seine Poolbuchung informiert zu werden: Über SMS und E-Mail. Weitere Details zu dem Thema finden Sie im Bereich SMS-Service für Poolbuchungen.

Pool muss homogen sein

Ein Fahrzeugpool sollte grundsätzlich aus gleichartigen oder ähnlichen Fahrzeugen bestehen. Da ein Pool auf ein einziges Buchungsziel abgebildet wird, ist von vorneherein ausgeschlossen, verschiedene Tarife innerhalb eines Pools zu mischen. Aber auch innerhalb eines Tarifs kann es große Unterschiede bei den Fahrzeugen geben. Generell ist bei der Zusammenstellung eines Pools zu berücksichtigen, welche Erwartungshaltung der Nutzer hat, wenn er ein Poolfahrzeug gebucht hat. Sämtliche Informationen über das Fahrzeug, die dem Nutzer geliefert werden, kommen allein über das Buchungsziel. Alle den einzelnen Realobjekten zugeordneten Informationen werden nicht übermittelt. Je heterogener der Pool ist, umso schwieriger ist es, diese Informationen gesammelt über den Namen des Buchungsziels zu kommunizieren. Idealerweise bestehen daher alle Fahrzeuge eines Pools aus demselben Buchungszielprodukt (bestimmtes Modell eines Herstellers) mit der exakt gleichen Ausstattung. In der Praxis ist dies oft nicht zu erreichen. In diesen Fällen sollten die Poolfahrzeuge aber demselben Buchungszieltyp (Fahrzeugklasse) angehören. Beachten Sie, dass sämtliche Realobjektattribute beim Buchungsvorgang nicht angezeigt werden! Sollten alle Fahrzeuge des Pools über ein gemeinsames Ausstattungsmerkmal verfügen, so können Sie dies als Buchungszielattribut anlegen, damit es bei der Buchungsvorauswahl (bzw. als Filter in der Webbuchung) berücksichtigt werden kann.

Keine Anzeige von Realobjekt-Warnungen

Stammdatenbemerkungen, die den Realobjekten innerhalb eines Pools zugeordnet sind, werden bei der Buchung nicht angezeigt. Bei Warnungen (also Bemerkungen, die die Dringlichkeit "Warnung” haben) ist dies besonders wichtig: Werden Sie einzelnen Realobjekten zugeordnet, so werden die Nutzer beim Buchungsvorgang nicht gewarnt! Um eine Warnung, die ein bestimmtes Fahrzeug betrifft, bei der Buchung anzuzeigen, muss die Warnung als Buchungszielbemerkung angelegt werden, wobei aus Bemerkungstext und/oder Bemerkungstitel hervorgehen muss, dass es sich nur um ein spezielles Fahrzeug innerhalb des Pools handelt (z.B. durch Angabe des Kennzeichens).

Buchungszielname

Verbirgt sich hinter einem Buchungsziel ein Pool, so sollte der Name des Buchungsziels darauf hindeuten, dass es sich um mehrere Fahrzeuge handelt. Falls Ihr Pool aus verschiedenen Produkten besteht, z.B. aus Fahrzeugmodellen gleicher Klasse von verschiedenen Herstellern, so verschafft eine Auflistung der Modellnamen im Buchungszielnamen Klarheit über diesen Sachverhalt. Bei völlig homogenen Pools müsste durch einen Zusatz klargestellt werden, dass es sich um einen Pool handelt.

Besonderheiten im Betrieb

Durch den Einsatz eines Fahrzeugpools ergeben sich einige Besonderheiten im täglichen Betrieb. Neu hinzugekommen durch die Poolbuchung sind die internen Buchungen und die unmöglichen Buchungen.

Normale Buchungen

Poolfahrzeuge werden normal gebucht - genauso wie einzelne Fahrzeuge. Beim Buchen ist nur durch den Namen des Buchungsziels erkennbar, dass es sich um einen Pool handelt (vorausgesetzt, der Name des Buchungsziels wurde entsprechend gewählt). Der gesamte Buchungsprozess entspricht dem eines Einzelfahrzeugs, egal ob im Web, über Smartphone oder im EBuS-Management-Center.

Buchung ändern

Wie bei Einzelfahrzeugen ist auch bei Pools eine Änderung möglich und im Ablauf identisch. Eine Änderung löst immer eine Pooloperation aus, d.h. es wird ggf. eine andere Buchung im Pool verschoben, falls dies nötig ist, genau wie beim Buchungsvorgang. Sollte eine Nachfolgebuchung schon an das Zugangssystem verschickt sein, so ist ein Verschieben der Buchungen trotzdem möglich; es werden neue Buchungen an die Zugangssysteme versendet.

Abobuchungen

Abobuchungen sind auch auf Pools möglich und erfolgen - wie bei Einzelfahrzeugbuchungen - immer auf das Buchungsziel. Es sind auch mehrere gleichzeitige Abonnements auf einen Pool möglich, es werden dann mehrere Fahrzeuge (Realobjekte) gebucht. Abobuchungen können wie normale Buchungen geändert werden.

Blockierbuchungen

Eine Blockierbuchung ist eine Art Reservierung für einen bestimmten Nutzerkreis. Eine Blockierbuchung wird nicht an das Zugangssystem gesendet. Innerhalb der Blockierbuchung können normale Buchungen vorgenommen werden. Bei Pools sind einzelne Blockierungen genauso möglich wie abonnierte Blockierungen. Beliebige Teilmengen des Pools können blockiert werden. Blockierbuchungen werden wie normale Buchungen zur Optimierung im Pool verschoben, d.h. es gibt keine fixe Zuordnung zu einem Realobjekt. Um bestimmte Fahrzeuge zu sperren (z.B. für Werkstattfahrten) sind Blockierbuchungen bei Pools daher nicht geeignet. Für solche Zwecke gibt es speziell für Pools die eindeutige Poolbuchung.

Eindeutige Poolbuchungen

Bei allen oben genannten Arten der Buchung kann jede einzelne Buchung immer auf ein anderes Fahrzeug verschoben werden. Manchmal möchten Sie aber ein ganz spezielles Fahrzeug buchen: Z.B. bei Ausfall eines Fahrzeuges (defekt, Werkstattfahrt etc.) soll nur dieses Fahrzeug durch eine spezielle Buchung reserviert werden, die nicht verschoben werden kann. Um dies zu ermöglichen gibt es seit Einführung der Poolbuchung die sogenannte eindeutige Poolbuchung:

• Eindeutige Poolbuchung werden auf ein spezielles Fahrzeug innerhalb eines Pools getätigt. Für diesen Buchungstyp gibt es im Buchen-Dialog von EBuS eine Änderung, die es ermöglicht, innerhalb des Buchungsziels ein Realobjekt auszuwählen.

Eine eindeutige Buchung kann immer getätigt werden, auch wenn das Realobjekt schon durch eine normale Buchung belegt ist. Die normale Buchung wird dann verschoben. Sind auf dem Pool schon zu viele Buchungen, so dass die normale Buchung nicht mehr verschoben werden kann, so bekommt sie den Status "überbucht”. Es handelt ich um so genannte Unmögliche Buchungen.

Unmögliche Buchungen

Unmögliche Buchungen können auf zweierlei Art entstehen:

• Auf ein Poolfahrzeug wurde eine eindeutige Buchung ausgeführt, und die vorher dem Realobjekt zugeordnete normale Buchung konnte nicht verschoben werden.
• Ein Poolfahrzeug, dem eine Buchung zugeordnet ist, musste aus dem Pool entfernt werden. Die Buchung kann nicht auf ein anderes Realobjekt verschoben werden.

Die vorher dem entsprechenden Realobjekt zugeordneten Buchungen werden unmöglich und bekommen den Status überbucht. Sie werden im Tab Nächste unmögliche Buchungen im Dialog Kunde anmelden angezeigt. Sie müssen entweder storniert oder entsprechend geändert werden durch Änderung der Buchungszeit oder Übertragung auf ein anderes Buchungsziel.

Meldung beim Buchen: "Kapazität erschöpft”

Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass eine normale Buchung auf einen Fahrzeugpool laut Buchungsmaske zunächst möglich scheint, obwohl sie nicht möglich ist. Erst beim Versuch, die Buchung zu bestätigen, kommt eine Meldung darüber, dass die Kapazität des Buchungsziels erschöpft ist:

Dieses Verhalten von EBuS ist technisch bedingt. Es kommt dann vor, wenn eindeutige Buchungen in dem Pool ein Einfügen der Buchung unmöglich machen. Aus programmiertechnischen Gründen kann EBuS vor Bestätigung der Buchung nicht zwischen eindeutigen und normalen Buchungen unterscheiden. Erst beim Versuch, die Buchung durchzuführen "merkt” EBuS, dass im Pool ggf. interne Buchungen sind, die sich nicht verschieben lassen und somit ein Einfügen der Buchung unmöglich machen.

Anzeige im Dialog "Buchungen betrachten”

Im Dialog Buchungen betrachten gibt es bei der Anzeige von Poolbuchungen keinen Unterschied zu normalen Buchungen. Daraus ergeben sich zwei Folgerungen:

Es gibt keinen expliziten Aufschluss darüber, dass es sich um eine Poolbuchung handelt. Einzig der Name des Buchungsziels gibt darüber ggf. Auskunft, wenn er entsprechend gewählt wurde. In der Spalte Realobjekt wird das aktuell zugeordnete Fahrzeug (Realobjekt) angezeigt. Bedenken Sie, dass das Realobjekt sich bis kurz vor Fahrtantritt noch ändern kann!

Anzeige im Kundenmenü

Im Kundenmenü (nach Anmeldung des Kunden im Dialog Buchen) werden die bestehenden Poolbuchungen des Kunden anders als beim Dialog Buchungen betrachten als solche angezeigt:

• Spalte Realobjekt: Hier steht Pool
• Spalte Produkt/Typ: Anstelle des Buchungszielprodukts steht hier Pool, gefolgt vom Buchungszieltyp.

Im Kundenmenü werden die aktuell zugeordneten Realobjekte nicht angezeigt.

Sollten allerdings eindeutige Buchungen auf einen Pool dem angemeldeten Kunden zugeordnet sein, so werden diese in gewohnter Form mit Anzeige des betreffenden Realobjekts angezeigt (wie normale Buchungen auf Einzelfahrzeuge).