Barbelegeinreichung über die App

Zuletzt geändert von Farina Wiedel am 2023/08/24 10:06

Für einen schnellen und reibungslosen Ablauf können die Kunden ihre Barbelege über die App einreichen. 

Die Konfiguration dieser Funktion wird in drei Schritten vorgenommen: Bitte kontaktieren Sie zur Konfiguration dieses Features zusätzlich unser Support-Team!

1. Aktivierung Anzeige "Barbelegeinreichung" in der App

  • In den Anbietereinstellungen, unter dem Reiter "Webbuchung" wird die Barbelegeinreichung aktiviert.
  • Es besteht die Möglichkeit den Text der Anzeige für die Barbelegeinreichung zu konfigurieren. In dem vorhandenen Textfeld können Sie einen individuellen Text festlegen. Dieser wird daraufhin im Einreichformular der App angezeigt. 
    • kann Anweisungen enthalten, wie mit den Belegen umgegangen werden soll
    • Hinweis, das  der Beleg zusätzlich im Original eingesendet werden muss 
    • eine Erläuterung , dass der Beleg nicht anderweitig steuerlich geltend gemacht werden kann
    • usw.
       

Warnung: Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Kunden explizit darauf hinweisen sollten, wenn Sie diese Belege zusätzlich zum Upload im Original benötigen! Sie können dies über das Belegformular kommunizieren oder die Bestätigungsmail nutzen! siehe 3. Bestätigungsmail

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Aktivierung Anzeige "Barbelegeinreichung" in der App

2. Konfiguration der automatisch erzeugten Aufgabe

  • in den Anbietereinstellungen auf dem Reiter "Buchungsaufgaben" können Sie die Konfiguration der automatisch versendeten Aufgabe hinterlegen.
  • Definieren Sie im Titel der Aufgabe einzelne Templatevariablen wie Kundennummer, Kundenname, Fahrzeugname und Buchungssequenznummer.

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Automatisch erzeugte Aufgabe konfigurieren

3. Bestätigungsmail

  • Gehen Sie in den Einstellungen auf den Reiter "E-Mail" Vorlagen. Hier können Sie eine neue E-Mailvorlage für den automatischen Versand bei Barbelegeeinreichung hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass eine der folgenden Vorlagetypen hinterlegt sein muss:
    • Schadensmeldung
    • Meldung über Verschmutzung
    • Einreichung Barbeleg
    • Meldung Fundsache 

       

Wichtig: Nur bei diesen Vorlagentypen liegt eine Verknüpfung zu automatisch generierten und versendenteten E-Mails vor.

Warnung:  Wenn Ihre Kunden bei einer anderen Organisation quernutzen und eine Meldung zu einem Barbeleg einreichen, folgt keine Bestätigungsmail! Diese kann nur versandt werden, wenn der Kunde ein Fahrzeug Ihrer Flotte nutzt. 

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Vorlagentyp aus wählbar in den E-Mail-Vorlagen

Hinweis: Die Bestätigungsmail kann gleichzeitig als Hinweis für den Kunden genutzt werden, sollten Sie den Barbeleg im Original benötigen!