Gutscheine

Leitfaden

Damit EBuS Gutscheine verwalten und verrechnen kann, müssen Sie in vier Schritten vorgehen. Zusätzlich ist Voraussetzung, dass die Gutscheinfunktionalität in EBuS anbieterseitig freigeschaltet ist.

Lesen Sie im Folgenden in welchen vier Dialogen Sie die Vorbereitung und die eigentliche Gutscheinerstellung vornehmen.

Definition von Gutscheinarten

In der Praxis können Gutscheine unterschiedlicher Art verteilt werden. Sie unterscheiden sich in bestimmten Merkmalen. Das wesentliche Merkmal jeden Gutscheins sind die Kostenarten, die ein Gutschein abdecken können soll. Bevor Sie Gutscheine als solche verteilen, hinterlegen Sie in EBuS daher zunächst unterschiedliche Gutscheinarten.

Eine Gutscheinart wird durch insgesamt fünf Eigenschaften charaktersisiert. Vier davon bearbeiten Sie im Dialog Preisgruppen, Kostenarten, Konten unterhalb des Registers Gutscheinart. Dies ist der erste Schritt zum Einrichten von Gutscheinen. Hier legen Sie folgende Eigenschaften fest:

• Name der Gutscheinart: Der Name sollte die Gutscheinart klar bezeichnen und von anderen Gutscheinarten klar zu unterscheiden sein. Beispiel: ”Fahrtgutschein” oder ”Pauschalgutschein”.
• Kostenart für den späteren expliziten Beleg. Hintergrund: Jeder (teil-)verrechnete Gutschein wird irgendwann als selbständiger Beleg Teil einer Rechnung. Wie alle Belege müssen auch die aus Gutscheinen resultierenden Belege eine Kostenart aufweisen. Diese wird hier festgelegt. In Folge tragen alle Belege, die aus dieser Gutscheinart entstehen, später die hier zugewiesene Kostenart. Beispiel: Kostenart ”Fahrtkostenerstattung”. Diese Kostenart darf völlig unterschiedlich von den Kostenarten sein, die ein Gutschein beim Kunden abdecken soll.
• Priorität: Die Zuweisung einer Prioritätsstufe wird von EBuS ausgewertet, wenn zeitlich parallel gültige Gutscheine auftreten, die sich zudem auf die gleichen Kostenarten beziehen. Je kleiner die Zahl, desto höher die Priorität. Diese Priorisierung findet nur auf Ebene der Gutscheinarten statt. In der Praxis spielt die Priorisierung eine sehr untergeordnete Rolle.

Beispiel: Einem Kunden sind zwei Gutscheine unterschiedlicher Art zugeordnet (=2 Gutscheinarten). Der Gültigkeitszeitraum der beiden Gutscheine überschneidet sich:

1. "Fahrt-Gutschein"

• Gültigkeitsintervall: 1.Februar - 1.März
• Priorität 1

2. "Pauschal-Gutschein"

• Gültigkeitsintervall: 1.Januar - 1.Juni
• Priorität 2

Nun wird eine Fahrt abgerechnet vom 5. Februar. Grundsätzlich könnten beide aktuellen Gutscheine die daraus entstehenden Fahrtkosten abfangen, da sowohl ein Fahrtgutschein als auch ein Pauschalgutschein eben Fahrtkosten abdecken wird. Da der Fahrtgutschein per Definition aber eine höhere Priorität besitzt, wird er zuerst geltend gemacht.

Gibt es zudem parallel gültige Gutscheine der gleichen Gutscheinart, so reicht das Kriterium der Priorität nicht mehr aus. Vorrang bekommt in diesem Fall der Gutschein mit dem früheren Gültigkeitsbeginn.

• Gültigkeitsdauer: Sie legt fest, wie lange ein Gutschein dieser Art immer gültig sein soll. Die Gültigkeitsdauer legt später zusammen mit dem Gültigkeitsbeginn den tatsächlichen Gültigkeitszeitraum eines Gutscheins fest. Sie legen die Dauer über drei Grenzwerte fest:

1. Dauer in Tagen
2. Dauer in Monaten
3. maximale Gültigkeitsfrist

Diese drei Werte sind beliebig kombinierbar. Die Kombination ist dann "und-verknüpft” zu verstehen.

Beispiel:

Dauer in Monaten: 1

Dauer in Tagen: 10

max. gültig bis: 31.12.19

Gutscheine mit diesen Regeln sind dann einen Monat plus 10 Tage gültig, allerdings maximal bis zum 31.12.19.

Soll eine Gutscheinart unbegrenzt gültig bleiben, dann machen Sie hierzu keine Vorgaben.

Sollten Sie ähnliche Gutscheine mit aber unterschiedlicher Gültigkeitsdauer unter den Kunden verteilen wollen, müssten Sie dazu mehrere Gutscheinarten definieren. Denn die Gültigkeit ist pro Gutscheinart festgelegt. Die Betragshöhe eines Gutscheins ist hingegen kein fixer Bestandteil einer Gutscheinart. Sie kann je Kunde bzw. je Gutschein indiviudell festgesetzt werden.

Zuordnung von Gutscheinarten zu Kostenarten

Das fünfte Merkmal einer Gutscheinart legen Sie im gleichen Dialog unterhalb des Registers Gutschein-Kostenart-Zuordnung fest. Diese Kostenart-Zuordnung ist deutlich von der vorhergehenden zu unterscheiden. Vielmehr geht es nun darum festzulegen, welche Art von Kosten eine Gutscheinart überhaupt verrechnen können soll. Das häufigste Beispiel sind sogenannte Fahrtgutscheine. Damit eine Gutscheinart "Fahrtgutschein” auch wirklich auf Fahrtkosten angerechnet wird, müssen ihr alle relevanten Kostenarten mitgegeben werden. Können aus einer Fahrt z.B. Belege mit Kostenart "km-Kosten” und "Zeitkosten” entstehen, so müssen genau diese beiden Kostenarten der Gutscheinart in diesem Dialog zugeordnet werden. Jeder Gutscheinart können also mehrere Kostenarten zugeordnet werden. Mindestens eine Zuordnung pro Gutscheinart muss in jedem Fall vorgenommen werden, damit ein Gutschein überhaupt auf Kosten "anspringen” kann.

Textschablone für Gutscheine auf Rechnungen

Die Verrechnung von Gutschriften wird auf einer Rechnung sichtbar. Wie bereits erwähnt, entsteht aus einem Gutschein dann ein eigenständiger Beleg, eine Art „Gegenbeleg”. Auf der Rechnung wird die Gutschrift mit einem Text begleitet. Diesen können Sie in den Anbietereinstellungen mit Hilfe einer Textschablone vorbereiten. Dazu formulieren eine kurze Begleitzeile, in die Sie Gutscheinvariablen integrieren können.

Beispiel:

Eine fertige Belegzeile für den Gutschein könnte auf der Rechnung lauten:

”Fahrtgutschein vom 1.2.08” oder

”Pauschal-Gutschein in Höhe von 100,-EUR (Restbetrag 43,12 EUR)”.

Damit der Gutscheinname, Werte oder Gültigkeitsbeginn in dieser Zeile auftauchen arbeiten Sie mit den sogenannten Gutscheinvariablen.

"Verteilen” von Gutscheinen

Alle Voraussetzungen sind nun gegeben, um auch tatsächlich Gutscheine an die Kunden zu "verteilen”. Dies geschieht im Dialog Kundendaten unterhalb des Hauptmenüeintrags "Kunden”. Dort existiert ein eigenes Register Gutscheine, über das Sie Gutscheine neu anlegen und verwalten können.

Beim Anlegen eines Gutscheins für einen Kunden bestimmen Sie zwei weitere wesentliche Eigenschaften des Gutscheins:

1. Wert des Gutscheins: Erst mit Zuordnung zum Kunden wird die Höhe des Gutscheins festgelegt. Sie ist für jeden Gutschein flexibel.
2. Gültigkeitsbeginn: Sie bestimmen, mit welchem Zeitpunkt die Gültigkeit des Gutscheins beginnt. In Kombination mit der Gültigkeitsdauer ergibt sich der eigentliche Gültigkeitszeitraum eines Gutscheins.

Angelegte Gutscheine beim Hauptkunden werden mit den verursachten Kosten aller Unterkunden verrechnet, die nicht ihr eigener Rechnungsempfänger sind.

Nun sind alle Aufgaben seitens des Anwenders erfüllt. Die weitere Verarbeitung des Gutscheins übernimmt EBuS vollautomatisch. Wann immer einem Kunden nun Kosten entstehen, die er über einen gültigen Gutschein abwickeln könnte, verrechnet EBuS diesen Gutschein bei der endgültigen Verbuchung mit. Wird ein Gutschein dabei nicht völlig verbraucht, so wird das Restguthaben in den Kundendaten angezeigt und bei nächster passender Gelegenheit weiter aufgebraucht. Zeitlich nicht mehr gültige Gutscheine bzw. deren Restguthaben werden von EBuS automatisch ignoriert.

Gültigkeitszeitraum

Der Gültigkeitszeitraum eines Kundengutscheins ergibt sich aus der Kombination von drei Werten:

1. Dauer der Gutscheinart
2. Gültigkeitsbeginn des Kundengutscheins
3. Maximale Gültigkeit der Gutscheinart

Die Dauer und das maximale Gültigkeitsdatum werden auf Ebene der Gutscheinart hinterlegt. Der Gültigkeitsbeginn wird individuell je Gutschein im Kundendialog eingetragen.

Beispiel 1:

Frau Meier bekommt einen "Fahrtgutschein”. Die Gutscheinart ist gültig für einen Monat. Gültigkeitsbeginn des Gutscheins wird bei Frau Meier auf den 01.06., 00:00 Uhr gesetzt. Eine maximale Gültigkeitsdauer ist für die Gutscheinart "Fahrtgutschein” nicht angegeben.

Der Fahrtgutschein von Frau Meier ist daher gültig vom 01.06., 00:00 Uhr bis zum 01.07., 00:00 Uhr.

Beispiel 2:

Herr Müller bekommt einen Pauschalgutschein. Für die Gutscheinart ist keine Gültigkeitsdauer hinterlegt. Dafür ist die maximale Gültigkeitsfrist der Gutscheinart "Pauschalgutschein” zum 01.01.14, 00:00 Uhr terminiert. Der Gültigkeitsbeginn des Gutscheins wird für Herrn Müller auf den 01.08.13 gesetzt.

Der Pauschalgutschein von Herrn Müller ist daher vom 01.08.13 bis 01.01.14 gültig.

Gültigkeit der Belegtypen

Es stellt sich die Frage, auf welchen Zeitpunkt sich die Gültigkeit eines Gutscheins bezieht. Dazu muss zwischen den verschiedenen Belegtypen unterschieden werden.

Implizite Fahrtbelege

Im häufigsten Fall sollen Gutscheine die Fahrtkosten von Kunden in bestimmter Höhe abfangen. Die Fahrtkosten tauchen in der Abrechnung als implizite Fahrtbelege auf. Ihnen werden im Falle einer skriptbasierten Fahrtabrechnung durch das Abrechnungsskript einschlägige Kostenarten mitgegeben. Anhand dieser Kostenarten wiederum springen die Fahrtgutscheine an. Dafür muss aber zusätzlich die Gültigkeit eines Fahrtgutscheins mit der Fahrt zusammenpassen.

Regel: Ein Gutschein für Fahrtkosten kann genau dann aufgebraucht werden, wenn der Startzeitpunkt der Buchung im Gültigkeitszeitraum liegt. Im Falle einer Buchungsgeschichte ist der letzte Eintrag für den Buchungsstart ausschlaggebend.

Beispiel:

Frau Meier gehört ein Fahrtgutschein mit einem Gültigkeitsintervall vom 01.06.14, 00:00 Uhr bis zum 01.07.14, 00:00 Uhr.

Frau Meier bucht einen Wagen für den 30.6.14, 11:00 bis zum 03.07.14, 14:00 Uhr.

Da der Startzeitpunkt der Buchung noch innerhalb des Gültigkeitsintervalls liegt, wird der Gutschein für diese Fahrt eingesetzt werden. Ausschlaggebend ist der Buchungsbeginn. Sollte Frau Meier die Fahrt erst am 02.07.14 angetreten haben (=Fahrtbeginn), so spielt dies keine Rolle.

Gutscheine können auch jede beliebige andere Kostenart abdecken. Im Falle von expliziten Belegen wird die Kostenart dem Beleg immer manuell mitgegeben. Dies gilt sowohl für fahrtabhängige, als auch für fahrtunabhängige explizite Belege. Ein Gutschein springt also dann auf einen expliziten Beleg an, sobald die Kostenart des Belegs zu den zugeordneten Kostenarten der Gutscheinart passt. Auch hier ist zusätzlich erforderlich, dass ein Gutschein für einen expliziten Beleg zeitlich gültig sein muss.

Regel: Ein Gutschein wird für einen expliziten Beleg genau dann aufgebraucht, wenn der Beleg fällig wird, solange der Gutschein gültig ist.

Der Fälligkeitszeitpunkt eines expliziten Belegs kann manuell oder automatisch vergeben werden.

Fixkosten

Ebenso können sich Gutscheine auf die Kostenarten von Fixkosten beziehen. Die Kostenart von Fixkosten wird in den Fixkostenregeln definiert. Damit einschlägige Gutscheine entstehende Fixkosten eines Kunden tatsächlich abfangen, ist wiederum die Gültigkeit des Gutscheins zu prüfen.

Regel: Fixkosten können dann durch einen Gutschein abgefangen werden, wenn die Fixkosten fällig werden, solange der Gutschein gültig ist.

Interne Behandlung von Gutscheinen

In den Vorkapiteln wird erklärt, in welchen Schritten Sie Gutscheine für den Kunden erstellen. Tatsächlich ist mit der Zuordnung eines Gutscheins zum Kunden Ihre Arbeit als Programmbediener getan. Die restliche Arbeit erledigt EBuS automatisch und selbständig.

In diesem Kapitel wird dargestellt, auf welche Weise dieser Automatismus erfolgt. Die Erläuterungen beantworten gleichzeitig einige Fragen, die zum Thema bislang offen geblieben sind.

In der Abrechnung werden die Gutscheine relevant, sobald Rechnungsdaten vorliegen, auf die die Gutscheine angewendet werden können. Zur Erinnerung: Rechnungsdaten entstehen durch die Belegzuordnung, frisch erzeugte Rechnungsdaten stehen im Zustand "bearbeitet”. Von Beginn an können Rechnungsdaten im Dialog "Rechnungen erstellen und verwalten” als "bearbeitete” Rechnungen eingesehen werden, unabhängig von ihrem Abrechnungszustand.

Es sind nun drei Phasen der Abrechnung zu unterscheiden:

• "Bearbeitete” Rechnungen, für die bereits eine Rechnungsvorschau möglich ist.
• Die vorläufige Verbuchung, die die Rechnungen in den Zustand "abgeschlossen” überführt.
• Die endgültige Verbuchung, die zu "verbuchten” Rechnungen führt.

Die Rolle der Gutscheine wird für diese drei Phasen getrennt erklärt.

Wirkung von Gutscheinen auf "bearbeitete” Rechnungen

Gutscheine spielen bereits für "bearbeitete” Rechnungen eine Rolle. Diese Rechnungen bestehen in dieser Phase nur aus einer losen Sammlung von Belegen. Alle Belege weisen jedoch bereits Kostenarten und Fälligkeiten auf. Einer Abfrage auf passende Gutscheine steht somit nichts im Wege.

Bereits in diesem Rechnungsstatus ist es möglich, einen "Vorgucker” auf die fertige Rechnung zu bekommen. Dazu bedienen Sie sich einer der verschiedenen Möglichkeiten zur Rechnungsvorschau. Wenn Sie eine Rechnungsvorschau aufrufen, baut EBuS aus allen vorhandenen Rechnungsdaten eine Vorschau zusammen. Genau in diesem Prozess überprüft das Programm, ob für Kunden relevante Gutscheine für diese Rechnung vorliegen.

Liegen für den Kunden Gutscheine vor, die sowohl in ihrer Kostenart, als auch Gültigkeit auf Positionen der Rechnung passen, so wird der Gutschein automatisch mitberücksichtigt. Der Gutschein wird sozusagen "fliegend” mitverrechnet. In der Rechnnungsvorschau können Sie nun schon prüfen, ob ein Gutschein mitberücksichtigt wurde, in welcher Höhe er sich bemerkbar macht und mit welchem Begleittext er auf der Rechnung stehen würde.

Diese Informationen stehen und fallen jedoch mit der Rechnungsvorschau. Sobald Sie das Vorschaufenster schließen, geht die Gutscheinverrechnung verloren. Die Rechnung besteht wiederum nur aus den eigentlichen Belegen. Nach dem gleichen Muster funktioniert übrigens auch der Einsatz von Rechnungskosten.

An den Gutscheininformationen im Kundendialog entstehen entsprechend auch keine Änderungen. Der Verrechnungszustand und der Restwert des Gutscheins bleiben unverändert.

Sie haben in diesem Abrechnungszustand daher noch alle Möglichkeiten, einen bestehenden Gutschein im Wert oder in den Gültigkeitswerten zu ändern. Diese Möglichkeit bezieht sich auch auf Änderungen in der Gutscheinart. Selbst die Änderung der Kostenarten ist hier noch möglich. Dies schließt sowohl Änderungen an der Kostenart des späteren expliziten Belegs, als auch an den zugeordneten Kostenarten zur Gutscheinart ein.

Wirkung von Gutscheinen bei der vorläufigen Verbuchung

Zur Erinnerung die Folgen einer vorläufigen Verbuchung: Die Rechnung wird "geschlossen”, die vorläufig vorhersehbare Rechnungssumme wird ermittelt. Auch in diesem Prozess sucht EBuS nach passenden Gutscheinen bei den Kunden. Kann ein Gutschein angewendet werden, so wird er bei der vorläufigen Rechnungssumme miteingerechnet. Auch die Rechnungsvorschau der nun abgeschlossenen Rechnung liefert hier alle Informationen zur Verwertung des Gutscheins, so wie bereits oben beschrieben.

Trotzdem bleiben Gutscheininformationen im Kundendialog noch unberührt. Es ist noch weiterhin möglich, alle Änderungen vorzunehmen wie im vorhergehenden Absatz beschrieben.

Wirkung von Gutscheinen bei der endgültigen Verbuchung

Bei der endgültigen Verbuchung sucht EBuS aufs neue passende Gutscheine zur Rechnung. Hat sich seit der vorläufigen Verbuchung etwas an den Gutscheinen bzw. an den Gutscheinarten geändert, so werden diese Änderungen berücksichtigt und die Rechnungen an die neuen Werte angepasst. So kann es z.B. sein, dass eine geänderte Kostenartzuordnung dazu führt, dass ein Gutschein gar nicht mehr angewendet werden kann.

Sobald ein Gutschein mit der endgültigen Verbuchung verrechnet wird, ändern sich auch die Informationen zum Gutschein im Kundendialog. Sowohl der Restbetrag als auch ggf. der Verrechnungszustand werden aktualisiert.

Es ist nunmehr nicht mehr möglich, am Gutschein Änderungen vorzunehmen, auch wenn noch ein Restbetrag besteht. Änderungen an den Merkmalen der Gutscheinart sind zwar wie vor möglich, werden aber für alle bereits "angeknabberten” oder gar vollständig verrechneten Gutscheine nicht mehr umgesetzt.

Ausbezahlen von Gutscheinen / Berücksichtigung von Gutschriften

Gutscheine können grundsätzlich nicht ausbezahlt werden, sondern immer nur gegen passende Kostenartenbelege verrechnet werden.

Gutscheine berücksichtigen negativen Belege bislang standardmäßig nicht, da Gutschriften (=negative Belege) mitunter explizit zur Auszahlung gedacht sind. Dies ist z.B. bei Tankgutschriften in der Regel so.

Beispiel: Ein Kunde hat eine Fahrtrechnung über 46,-€. Gleichzeitig bekommt er eine Gutschrift wegen Tanken in Höhe von 30,-€. Außerdem liegt noch ein Fahrt-Gutschein für ihn vor in Höhe von 20,-€. Wenn EBuS nun zunächst die vorhersehbare Rechnungssumme ermittelt, wären das 46,-€ abzüglich 30,-€ Tankgutschrift, also 16,-€. Wendet EBuS dann erst den Gutschein an, würde der Kunde eine Rechnung noch über 0,-€ bekommen und der Gutschein wäre noch auf 4,-€.

EBuS berücksichtigt aber bei der Ermittlung der vorläufigen Rechnungssumme die Gutschrift nicht, sondern zieht die 20,-€ des Gutscheins von den 46,-€ Fahrtkosten ab. Erst im Anschluss werden die Tankkosten berücksichtigt. Der Gutschein ist dann aufgebraucht und der Kunde erhält noch eine Gutschrift über 4,-€.

In bestimmten Fällen ist es aber möglicherweise gewünscht, dass Gutschriften doch bereits in die vorläufige Rechnungssumme einbezogen werden. Das kann dann der Fall sein, wenn es nicht um Rückzahlungen geht, sondern um "Marketing-Rabatte", die nominell nicht dem Kunden gehören. Wenn dies gewünscht ist, kann in der Kostenart das Merkmal "gutscheinkonstant" gewählt werden. Alle impliziten  negativen Belege mit dieser Kostenart werden dann bei der vorläufigen Berechnung der Rechnungssumme gegen implizite Belege der gleichen Buchung verrechnet und somit vor Einsatz des Gutscheins berücksichtigt.