Fahrten abrechnen

Sie erreichen den Dialog Fahrten abrechnen über das Hauptmenü Abrechnung. Hier wird für alle abrechenbaren Fahrten der zugehörige Fahrtpreis ermittelt. Dies geschieht durch Ableitung von impliziten Belegen aus den Fahrten.

Wenn Sie den Dialog Fahrten abrechnen öffnen, müssen Sie festlegen, für welchen Zeitraum Sie Preise von Buchungen berechnen wollen. Dazu müssen Sie in den oberen Eingabefeldern ein Zeitintervall eintragen.

Beide Zeitfelder beziehen sich ausschließlich auf das jeweilige Buchungsende einer Fahrt. Dabei ist nicht die tatsächliche Fahrtzeit, sondern das letzte Buchungsende der Buchungsgeschichte relevant. D.h. auch bei einer verspäteten Rückkehr, die vom Bordcomputer übermittelt wird, zählt das eigentliche Buchungsende. Dabei bildet das "von”-Datum den frühestmöglichen Zeitpunkt des Fahrtendes. Das "bis”-Datum grenzt das Intervall nach hinten ab, die hintere Datumsgrenze ist dabei ausschließlich.

Beispiel 1:  Sie wollen Buchungen für den Monat März 2008 abrechnen. Dazu geben Sie folgendes Intervall ein:

von: 01.03.2008 00:00 bis: 01.04.2008 00:00.

In diesem Fall werden alle Buchungen berücksichtigt, die im Zeitraum 1.3.2008, 00:00 Uhr bis einschließlich 30.03.2008, 23:59 Uhr beendet wurden.

Beispiel 2:  Sie wollen eine einzelne Fahrt abrechnen. Zu ihr gehört folgende Buchungsgeschichte:

1. Originalbuchung: Mo, 7.4.2008, 8:00 Uhr- Mo, 7.4.2008, 14:00 Uhr
2. Buchungsverlängerung (in EBuS): Mo, 7.4.2008, 8:00 Uhr- Mo, 7.4.2008, 14:30 Uhr
3. Tatsächliche Fahrtzeit: (Übermittlung durch Bordcomputer oder manuelle Eingabe in Fahrtdaten bearbeiten) Mo, 7.4.2008, 8:00 Uhr- Mo, 7.4.2008, 14:49 Uhr

Relevantes Buchungsende ist die Endzeit aus 2., also 14:30 Uhr. Um nun genau für diese Buchung den Preis zu ermitteln, geben Sie als Zeitintervall an:

von: 7.4.2008, 14:30 Uhr bis: 7.4.2008, 14:31 Uhr.

Möglicherweise werden trotz des engen ausgewählten Zeitfensters mehrere Fahrten als abrechenbar aufgelistet, diese enden dann zu exakt dem gleichen Zeitpunkt.

Hält man am monatlichen Intervallmuster aus Beispiel 1 fest, kann keine Fahrt in der Abrechnung verloren gehen. Das gilt allerdings nur, wenn man die Preisberechnung immer erst durchführt, wenn alle relevanten Fahrten im Abrechnungszustand abrechenbar sind.

Wenn Sie Ihr Zeitintervall gesetzt haben, dann klicken Sie bitte auf den Button Aktualisieren. Die kleine Tabelle am linken oberen Dialogrand wird nun neu aufgesetzt.

In einer Tabelle listet EBuS alle Belege des gewählten Zeitraums auf. Sie werden nach ihrem Abrechnungszustand gegliedert. Im Beispiel finden sich 1676 abrechenbare Belege (grüne Markierung). Sie allein können in diesem Dialog jetzt bearbeitet werden. Alle Buchungen mit anderen Abrechnungszuständen sind für die Preisberechnung irrelevant.

Dabei sortiert EBuS die relevanten Buchungen automatisch bezüglich ihres Abrechnungszustandes und gibt deren Anzahl nebenstehend aus. Außerdem werden die Zustände zur besseren Unterscheidung farblich hervorgehoben. In der Tabelle können folgende Typen erscheinen:

• Nicht abgerechnet: Diese Buchungen sind für die Abrechnung noch nicht relevant, da das Buchungs- bzw. Fahrtende noch in der Zukunft liegt.
• Unabrechenbar: Bei diesen Buchungen sind Fehler während der Ausführung des Abrechnungsskriptes aufgetaucht, die dazu führen, dass diese Buchungen nicht abgerechnet werden können.
• Fahrtdaten fehlen: Diese Buchungen sind zwar zeitlich abgeschlossen, es fehlen jedoch noch relevante Fahrtdetails für die Abrechnung. Sie können hier nicht bearbeitet werden.
• Inkonsistent: Diese Buchungen sind um Fahrtdaten ergänzt, diese weisen jedoch eine Inkonsistenz auf. Eine mögliche Fehlerquelle ist die nicht eindeutige Angabe von km-Daten.
• Blockiert: Eine Buchung wurde blockiert. Diese kann erst abgerechnet werden, wenn die Blockierung aufgehoben wurde.
• Abrechenbar: Dies sind die Buchungen, die in diesem Abrechnungsschritt von Bedeutung sind. Für sie liegen alle preisrelevanten Informationen vor - die Fahrtabrechnung kann durchgeführt werden.
• Bearbeitet: Diese Buchungen sind bereits einen Schritt weiter. Sie galten zu einem früheren Zeitpunkt als „abrechenbar”, wurden aber in genau diesem Dialog bereits mit einem Preis behaftet.
• Irrelevant: Für diese Fahrt liefern die Abrechnungsregeln eine leere Belegtabelle zurück. Es werden also keine Belege erzeugt, somit entstehen auch keine Kosten für die Buchung.
• Abgeschlossen: Diese Buchungen bzw. die zugehörigen Belege wurden vorläufig verbucht und spielen in der Fahrtabrechnung keine Rolle mehr. Es ist grundsätzlich möglich, den Status dieser Buchungen zu revidieren, sodass die Fahrtabrechnung erneut angewendet werden könnte. Zum Abrechnungsstatus "abgeschlossen" lesen Sie weiter bei Rechnungen erstellen und verwalten
• Verbucht: Diese Buchungen bzw. zugehörigen Belege wurden endgültig verbucht und spielen in der Preisberechnung keine Rolle mehr.
• Retoure: Diese Buchungen bzw. zugehörigen Belege wurden endgültig verbucht und spielen in der Preisberechnung keine Rolle mehr.
• gemahnt: Diese Buchungen bzw. zugehörigen Belege wurden endgültig verbucht und spielen in der Preisberechnung keine Rolle mehr.
• Bezahlt: Diese Buchungen wurden bereits bezahlt und spielen in der Preisberechnung ebenfalls keine Rolle mehr.

Auf die aktuelle Abrechnung haben Sie keinen Einfluss, da es sich um weiterführende Status bereits verbuchter Rechnungen handelt. Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Bei Bedarf können Sie das Zeitintervall beliebig ändern und die Ausgabe der Tabelle immer wieder neu Aktualisieren. Wenn Sie die passenden Daten eingegeben haben, können Sie die eigentliche Preisberechnung anstarten. Sie können davon ausgehen, dass die Fahrtabrechnung genau für die Anzahl Buchungen ausgeführt wird, die in der aktuell angezeigten Tabelle in der Zeile "abrechenbar” erscheint. Mit einem Klick auf den Button Abrechnung starten wird die Preisberechnung angestartet. Der Fortschritt der Berechnung wird jeweils in einer Statusmeldung angezeigt. Dort ist ersichtlich, wieviel Buchungen, auch in Prozent, in welcher aktuellen Geschwindigkeit bereits berechnet wurden.

Sie haben die Möglichkeit, die Abrechnung zu unterbrechen. Betätigen Sie dazu den Button Abrechnung stoppen. In diesem Fall bricht die Fahrtabrechnung ab. Bereits durchlaufene Fahrten behalten jedoch ihre Preiszuordnung.

Wenn die Preisberechnung vollendet ist, endet auch der Ausgabetext mit der Mitteilung: Abrechnung abgeschlossen.

Gleichzeitig wechselt die Ausgabe der Tabelle in der oberen Dialoghälfte. Dabei können die Buchungen durch die Preisberechnung folgende neue Zustände annehmen:

• Bearbeitet: Für diese Fahrten wurde jeweils ein Preis ermittelt und der Fahrt zugeordnet. Gleichzeitig sind für die Buchung ein oder mehrere implizite Fahrtbelege erstellt worden.
• Irrelevant: Für diese Fahrt liefert das Abrechnungsskript oder die Abrechnungsregeln eine leere Belegtabelle zurück. Es werden also keine Belege erzeugt, somit entstehen auch keine Kosten für die Buchung, die Fahrt erscheint auch nicht auf einer Rechnung. Dieser Zustand ist zu unterscheiden von Buchungen, die zwar ebenfalls kostenlos sind, die aber auf der Rechnung aufgeführt werden, weil Belege über 0,-EUR erzeugt wurden. Der Abrechnungszustand "irrelevant” ist final und könnte höchstens revidiert werden, wenn die Abrechnung noch einmal mit veränderten Preisregeln durchgeführt würde. In der Praxis werden z.B. administrativ stornierte Buchungen oder annulierte Abonnements als irrelevante Buchungen eingeordnet.
• Unabrechenbar: Bei diesen Fahrten sind Fehler während der Ausführung des Abrechnungsskriptes aufgetaucht.

Mögliche Fehler

Es ist möglich, dass auch nach der Fahrtabrechnung noch immer "abrechenbare” Buchungen in der Tabelle stehen, Sie sehen ein solches Beispiel im obigen Screenshot. Dies ist dies ein Hinweis auf fehlerhafte Abrechnungsregeln. Die Buchungen haben in diesem Fall zwar z.B. das Abrechnungsskript durchlaufen, dieses hat jedoch keine Ergebnisse für die Buchungen geliefert. Bitte prüfen Sie diese Einzelfälle. Dazu sollten Sie im Dialog Buchungen betrachten im gleichen Zeitintervall nach Buchungen mit dem Abrechnungszustand "abrechenbar” filtern. Im Filter sollten genau die Fahrten hängenbleiben, für die die Preisberechnung nicht funktioniert hat. Führen Sie den Abrechnungstest durch und achten Sie dort auf die Zusatzausgaben und Fehlermeldungen.

Preisberechnung rückgängig machen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die vollzogene Fahrtabrechnung wieder rückgängig zu machen. Eine globale Rücknahme der Berechnung geschieht innerhalb dieses Dialogs über den Button Bisherige Abrechnung löschen. In diesem Fall wird die Preiszuordnung für alle Buchungen innerhalb des aktiven Zeitfilters wieder aufgehoben, der Zustand der Buchungen wieder auf "abrechenbar” zurückgeführt. Gleichzeitig löschen Sie damit alle zugehörigen impliziten Fahrtbelege, die aus diesen Buchungen abgeleitet wurden. Sinnvoll ist diese Rücknahme z.B. bei systematischen fehlerhaften Abrechnungsregeln. Die Möglichkeit besteht solange, wie die betroffenen Belege im Status "bearbeitet” stehen.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, einzelne Fahrten wieder vom Preis zu entbinden. Dies geschieht im Dialog Fahrtdaten bearbeiten. Hier können Sie "bearbeitete” Buchungen noch verändern. Da jede Detailänderung preisrelevant sein könnte, wird der Status mit jeder Änderung gleichzeitig automatisch auf "abrechenbar” zurückgesetzt.

Bereits "abgeschlossene” implizite Fahrtbelege können nicht mehr bearbeitet werden. Sie müssten zunächst in den Zustand "bearbeitet” zurücküberführt werden.