Statistikmodule

Das EBuS-Reporting umfasst verschiedene Datenbereiche bzw. Statistikmodule. Bei jedem Erstellen eines Reports ist zunächst auszuwählen, über welches Datenmodul der Report gewünscht ist - siehe auch die Bedienhinweise für das Reporting im Webclient. In diesem Kapitel werden die verschiedenen Datenmodule aufgelistet und mit den möglichen Kennzahlen, Differenzierungen und anderen Hinweisen erklärt. Für alle hier vorgestellten Datenmodule ist das Zugriffrecht "Management-Reports" erforderlich.

Kunden

Konfigurationen

Für die Kundenstatistik ist es erforderlich, im EBuS-Management-Center Dialog Anbietereinstellungen Ihre Definition von "Kunde" vorzugeben. Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Ihre Definition: Was ist ein aktiver Kunde?

Aus folgenden Kriterien, die den Zeitpunkt eines Neukundenzugangs oder einer Kündigung festlegen, können Sie auswählen:

• Nur Vertragsdaten: In diesem Fall sind die Felder Vertragsbeginn und Vertragsende im Kundendialog relevant. Ein Kunde ist aktiv, wenn der Vertragsbeginn in der Vergangenheit liegt und kein Vertragsende vorhanden ist bzw. dieses in der Zukunft liegt. Dieses ist die sauberste Definition eines Kunden, da sie in EBuS in automatisierte Prozesse einbezogen sind ("Kunde kündigen", ggf. "Online-Kunde-werden".). Sie müssen für die Auswertung im Reporting sicherstellen, dass diese Felder in der Kundentabelle gespeichert sind, und bei Ihnen nicht als "additional property"/"zusätzliche Kundeneigenschaft" gepflegt werden. Falls Sie bislang nicht mit diesen Feldern arbeiten, ist es zu jedem Zeitpunkt möglich, auf die Nutzung dieser Felder umzuschwenken und ggf. bei Bestandskunden "naheliegende" Vertragsdaten einzutragen.

• Vertragsdaten Fallback Buchungsberechtigungen: Hier werden ebenfalls die Felder Vertragsbeginn und Vertragsende ausgewertet. Sollten jedoch keine Daten für Vertragsbeginn und Vertragsende vorhanden sein, dienen die Buchungsberechtigungen als Datenbasis. Es muss mindestens eine Berechtigung aktiv sein.

• Buchungsberechtigungen: Mindestens eine aktive Buchungsberechtigung wird als Kriterium für aktive Kunden ausgewertet.

• Tarif: Hier gilt ein Kunde als aktiv, wenn ein gültiger und aktiver Tarif als Ausprägung hinterlegt ist.

• Beliebige Ausprägung: Bei diesem Eintrag gilt ein Kunde als aktiv, solange für ihn irgendeine gültige und aktive Ausprägung hinterlegt ist.
   

Kennzahlen

• Kundenanzahl: Die Summe der Einzel- und Hauptkunden, die je nach Anbietereinstellung Kundenstatistik Kunde zählt wann? im genannten Zeitraum Kunden sind oder waren. Bei Hauptkunden muss die 0 oder zumindest einer der Unterkunden eine gültige Buchungsberechtigung haben. Sie werden dann nicht gezählt, wenn ein vor dem genannten Zeitraum liegendes Vertragsende-Datum beim Hauptkunden oder Einzelkunden hinterlegt ist, oder wenn das Flag Statistikrelevant auf "Nein" gesetzt ist. Achtung: Ein Kunde wird auch mitgezählt, wenn er als "obsolet" gekennzeichnet ist, solange wie die Bedingung der Kundeneigenschaft (z.B. gültiger Vertrag) zutreffend sind.

• Kundenanzahl ohne Hauptkunden: Anzahl der Einzelkunden und der Unterkunden im genannten Zeitraum nach den o.g. Kriterien

• Kundenzugang: Alle Kunden, die im genannten Zeitraum Kunden (Einzelkunden, Hauptkunden oder Unterkunden) geworden sind. Sie sind Bestandteil der Kundenanzahl.

• Kundenabgang: Alle Kunden, bei denen das Vertragsende im genannten Zeitraum liegt oder deren letzte Buchungsberechtigung im genannten Zeitraum beendet wurde. Sie sind NICHT Teil der Kundenanzahl.

• Unterkunden: Anzahl Unterkunden ohne Mitzählung der Hauptkunden, die Anzahl wird auch hier gemäß Kundendefinition berechnet. Im Beispiel Kundendefinition = Vertragsstart werden hier also nur Unterkunden gezählt, die gültige Vertragsdaten haben. Sind Unterkunden "ausgeblendet" (durch den Schalter "ohne Unterkunden") werden sie grundsätzlich nicht mitberücksichtigt, auch wenn sie die Kundendefinition (z.B. Vertragsstart) erfüllen.

• Kundenanzahl mit Tarif: Siehe Kundenanzahl. Zusätzlich muss ein gültiger Tarif beim Einzelkunden, dem Hauptkunden oder einem Unterkunden zum Intervallende vorliegen.

• Kundenzugang Ersttarif: Anzahl der Kunden mit Beginn ihrer ersten Tarifzuordnung zwischen Intervallstart und Intervallende.

• Kundenanzahl mit Buchungsberechtigungen: Kundenanzahl mit mindestens einer Buchungsberechtigung zum Intervallende.

• Kundenzugang Buchungsgruppe: Anzahl der Kunden mit Beginn ihrer ersten Buchungszielgruppenzuordnung zwischen Intervallstart und Intervallende.

• Tarifwechsler Zugang: Kunden, bei denen die Tarifzuordnung im genannten Zeitraum zu einem neuen Wert geändert wurde.

• Tarifwechsler Abgang: Kunden, bei denen die Tarifzuordnung im genannten Zeitraum von ihrem Wert weg geändert wurde.

• Kundenzugang Unterkunden (teilweise): Anzahl der Unterkunden, die über definierte Prozesse aufgenommen wurden. Unterkunden, die hingegen über den Schalter "mit Unterkunden" zu diesen "wiederbelebt" wurden, gelten auch für rückwirkende Zeiträume dann als Unterkunden und werden nicht als neue erkannt.

• Kundenabgang Unterkunden (teilweise): Anzahl der Unterkunden, die über definierte Prozesse gekündigt wurden. Unterkunden, die über den Schalter "ohne Unterkunden" unsichtbar gesetzt wurden, gelten auch rückwirkend nicht als Unterkunden, können also nicht als Abgang erkannt werden.

   

Auswahl der Kennzahlen, Mehrfachauswahl möglich

Differenzierungen

Mit Auswahl des Datenmoduls (s.o.) wird auch das Feld "Differenzierungen" aktiv. Hier können Sie zusätzlich wählen, ob Sie die Kennzahlen nach bestimmten Kriterien aufgegliedert betrachten möchten. Typische Differenzierungen in der Kundenstatistik sind "Tarif", "Kundentyp" oder "Kundenstadt". Auch hier haben Sie die Möglichkeit zur Mehrfachauswahl. Je weiter Sie Ihre Statistik differenzieren, desto komplexer wird die Tabelle. So lässt sich die Kennzahl "Kundenzahl" in einer Zahl darstellen, differenzieren Sie nach "Tarif", wird die Kundenzahl für jede Tarifart (und in Summe) errechnet.

Mögliche Differenzierungen:

• Stadtbezirk: Stadtteil der Kundenadresse, wird wie die Kundenstadt aus der PLZ abgeleitet. Im EBuS Kundendialog wird kein Stadtbezirk eingetragen, es gibt daher lediglich diese abgeleiteten Stadtbezirke aus den Informationen von opengeoip. Achtung: Für manche Städte ist die Ableitung aus Stadtbezirken nur sehr beschränkt möglich. D.h. dass sich für bestimmte PLZ kein Stadtbezirk ableiten lässt. Bei der Differenzierung nach Kundenstadtbezirk fehlen hier entsprechend die Einträge.

• Landkreis_Kundenadresse:

• Buchungsberechtigt: Ist der Kunde (mindestens) einer Buchungszielgruppe zugeordnet: Ja/Nein

• Kundenstadt: Stadt der Kundenadresse, wird aus der PLZ abgeleitet, damit eine einheitliche Städtedarstellung möglich ist (im Kundendialog ist das Stadtfeld ein Freitextfeld, sodass sich Stadteinträge, die das gleiche meinen, trotzdem unterscheiden können). Die Ableitung der Stadt aus der PLZ ist den Informationen von opengeoip entnommen. Achtung: In der csv-Detaildatei werden beide Einträge ausgegeben: die Ableitung der Stadt aus der PLZ ("Ort"), sowie die in EBuS manuell hinterlegte Stadt ("stadt_ebus").

• Einzelkunde/ Kunde mit Unterkunden / Unterkunde: Art des Kunden gemäß der Einstellung (subnrinorg)

• Kundenkategorie A: Hierüber ist die Differenzierung nach einer beliebigen Kundenkategorie möglich. Im Webclient ordnen Sie im Menü "Einstellungen" - "Reporting" im obersten Konfigurationsbereich "Kundenstatistik: Zuordnungen (Kunden-)Kategorie zu Differenzierung" die für Sie interessante Kategorie zu. Achtung: Diese Differenzierung behält in der Auswertung und den Detail-Dateien ihren Namen (Kategorie A) und übernimmt NICHT den Namen der ausgewählten Kategorie.

• Kundenkategorie B: Hierüber ist die Differenzierung nach einer weiteren beliebigen Kundenkategorie möglich (siehe Kundenkategorie A)

• Tarif: Tarif des Kunden. Vorab müssen Sie im Einstellungsdialog des Webclient ("Einstellungen" - "Reporting") zuordnen, welche Kundenkategorie den Tarif Ihrer Kunden beschreibt.

• Kundentyp: z.B. Einzelkunde, Firmenkunde o.a. Vorab müssen Sie im Einstellungsdialog des Webclient ("Einstellungen" - "Reporting") zuordnen, welche Kundenkategorie den Kundentyp Ihrer Kunden beschreibt.

• Kundenpostleitzahl: Postleitzahl der Kundenadresse (Wohnort)

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

   

Auswahl der Differenzierungen, Mehrfachauswahl möglich

Wahl der Zeiteinteilung, ggf. Setzen eines Endedatums

Sobald Sie alle gewünschten Werte ausgewählt haben, starten Sie die Statistikberechnung mit "OK". Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den Report gleich in ein Google Spreadsheet zu importieren.

Berücksichtigung von "obsoleten" Ausprägungen

In der Konfiguration von Kundenreports haben Sie festgelegt, über welche Kategorie/Ausprägung sich die Kundeneigenschaften "Tarif" und "Kundentyp" definieren. Die Kundenanzahl wird Ihnen (bis auf Weiteres) über alle in EBuS hinterlegten Ausprägungen angezeigt, auch wenn einzelne Ausprägungen als obsolet gekennzeichnet sind. Die Informationen müssen im Reporting erhalten bleiben, da sie z.B. bei späteren Kundenentwicklungszahlen noch eine Rolle spielen.

Zudem ist die Darstellung über konstante Ausprägungen hilfreich für Anwender, die in Nachbearbeitungen immer gleiche Zeilen in den Tabellen benötigen.

Da in anderen Fällen das Ausblenden nicht mehr relevanter Zeilen sinnvoller ist, ist mittelfristig eine entsprechende Markierungmöglichkeit (für "0-Zeilen") geplant. Eine Ausprägung wird aber immer angezeigt werden, wenn sie zwar obsolet markiert ist, aber noch Kunden diese Ausprägung tragen.

Buchungen

Je Zeitintervall können Sie die Anzahl an Buchungen, an gebuchten Stunden, an Kilometern und den geschätzten Preis ermitteln. Die Differenzierung zwischen internen und Endkunden-Buchungen erfolgt hier bereits in den Kennzahlen, nicht in den Differenzierungen.

In der Buchungsstatistik tauchen keine Buchungen auf Fremdfahrzeugen auf. Sie haben also lediglich Buchungen auf eigene Fahrzeuge, dazu gehören auch Buchungen quernutzender Kunden aus anderen Organisationen auf Ihre Fahrzeuge.

Kennzahlen

Sie können hier zwischen folgenden verschiedenen Kennzahlen wählen. Wie immer ist auch die Mehrfachauswahl möglich

• Anzahl Buchungen: Anzahl der Buchungen (zur gewählten Differenzierung) im ausgewählten Intervall

• Gebuchte Stunden (Endkunde): Gebuchte Zeit von Kunden in Stunden im ausgewählten Intervall (gesamte Zeit von nicht internen Kunden)

• Gebuchte Stunden (Intern): Gebuchte Zeit von internen Kunden in Stunden im ausgewählten Intervall

• Gebuchte Stunden (Endkunde und Intern): gesamte gebuchte Zeit im ausgewählten Intervall (interne und nicht interne Kunden)

• Kilometer (Endkunde): Gefahrene Strecke von Kunden in km im ausgewählten Intervall (gesamte Strecke nicht interner Kunden)

• Kilometer (Intern): Gefahrene Strecke interner Kunden in km im ausgewählten Intervall

• Kilometer (Endkunde und Intern): gesamte gefahrene Strecke im ausgewählten Intervall (interner und nicht interner Kunden)

• Schätzpreis (Endkunde): prognostizierter Umsatz sämtlicher Fahrten von Kunden im ausgewählten Intervall (dies betrifft alle abgerechneten, aber auch bearbeiteten Fahrten)

• Schätzpreis (Intern): prognostizierter Umsatz sämtlicher Fahrten von internen Kunden im ausgewählten Intervall (dies betrifft alle abgerechneten, aber auch bearbeiteten Fahrten)

• Schätzpreis (Endkunde und Intern): prognostizierter Umsatz sämtlicher Fahrten von internen und nicht internen Kunden im ausgewählten Intervall (dies betrifft alle abgerechneten, aber auch bearbeiteten Fahrten)

   

Differenzierungen

Hier stehen Ihnen alle Parameter aus den Datenbereichen Kunde und Fahrzeug zur Verfügung. Wie immer können Sie auch verschiedene

Differenzierungen miteinander kombinieren. Zusätzlich zu den Differenzierungen der anderen Module, gibt es folgende buchungsspezifische Differenzierungen:

• Buchungsstatus (bspw. normal, blockiert, abonniert)

• Buchungsrechnungsstatus (bspw. storniert, verbucht, unabrechenbar, irrelevant)

• Zugangsgerät Buchungsstart (bspw. Zugangssystem [mit Karte am Bordcomputer), App, Admin)

• Loginmodus (bspw. Kunde im vorhinein, Kunde per Bordcomputer, Administrator)

• Interne Buchung (intern oder normal)

• Buchungslänge (Staffeln: <1h; 1h->4h;4h-<3 Tage;3 Tage -<7 Tage, >= 7 Tage)

• Fahrtkilometer (Staffeln: 0 km; 1-10 km;11-250 km; 251-500 km; 501-1000 km; > 1000 km)

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

   

Umsatz

Das Umsatzreporting geschieht auf Basis von Belegen. Berücksichtigt werden dabei Belege aller Abrechnungszustände, also nicht nur bereits verbuchte, sondern z.B. auch abrechenbare Belege. Für das Reporting auf Fahrtumsätze bedeutet dies, dass eine Buchung erst berücksichtigt wird, wenn ihr Fahrtdaten zugeordnet wurden, die Zeit- und Streckeninformationen zur Fahrt also vorliegen. Dabei sind immer alle Fahrten berücksichtigt, die das ausgewählte Reporting-Intervall berühren. Sie gehen aber immer nur exakt (sekundengenau) anteilig mit linearer Verteilung des Umsatzes ein.

Berücksichtigt werden zusätzlich auch Buchungen von Kunden, die gemäß Definition für die Kundenstatistik keine Kunden sind (in der Kundenstatistik werden diese natürlich nicht gewertet). Belege für Kunden oder Rechnungen, die als "intern" markiert sind, werden hingegen ignoriert. Ebenfalls nicht berücksichtigt werden die Buchungsstatus: administrativ storniert, annulierte Abos, interne Buchungen, unmögliche Buchungen.

Die Anforderungen, welche Arten von Belegen in der Umsatzstatistik berücksichtigt werden sollen, variieren zwischen den verschiedenen Organisationen. Deshalb kann jede Organisation selbst anhand der Kostenarten wählen, welche Belege überhaupt im Reporting berücksichtigt werden.

Solange eine Organisation nur an den Kilometerkosten und Zeitkosten interessiert ist, entsteht eine Fahrtumsatzstatistik mit einfacher Bedienung.

Organisationen, welche darüber hinaus auch Servicegebühren, Monatsbeiträge oder andere Kostenarten berücksichtigen möchten, können auch diese über den Dialog Einstellungen und Kostenarten als Reporting-relevant markieren. Über die Kostenartgruppe und die Kostenarthauptgruppe kann dann gesteuert werden, was als Fahrtkosten, was als Servicegebühren und was bspw. als Fixkosten gelten soll.

Die Zuordnung einer Kostenartgruppe zur Hauptgruppe Fixkosten ändert nichts an dieser Regel. Die Zuordnung zur Hauptgruppe ist nur eine begriffliche Einordnung. Wo der jeweilige Beleg ausgewertet wird, entscheidet sich über den Belegtypen. Implizite und explizite Belege werden im Modul Umsatz und Fixkostenbelege im Modul Fixkosten ausgewertet.

Fahrtkosten und die zugehörigen Gebühren sind in der Regel mit einem Fahrzeug verknüpft. Die Unterscheidung wird über die Kostenartgruppe und die Zuordnung zur Kostenarthauptgruppe gesteuert, das heißt, alle Kostenarten, die der Kostenarthauptgruppe "Fixkosten" zugeordnet sind, werden in die Fixkostenstatistik einsortiert, alle anderen in die Umsatzstatistik.

Mit einer Einschränkung: Im Reporting "Fixkosten" können grundsätzlich nur explizite Belege und die automatisch erstellten Belege aus Fixkostenregeln berücksichtigt werden, aber nicht die automatisch aus abgerechneten Fahrten erstellten Belege. In der Umsatzstatistik können grundsätzlich nur manuell erstellte Belege und die aus abgerechneten Fahrten automatisch erstellten Belege berücksichtigt werden, nicht die aus Fixkostenregeln. Diese Datengrundsätze können Sie nicht mit Zuordnungen von Kostenarten zu Hauptgruppen überstimmen. Beispielsweise würden Belege der Kostenart "KM-kosten" niemals in der Fixkostenstatistik auftauchen, selbst wenn sie diese Kostenart der Hauptgruppe "Fixkosten" zuordnen.

Belege, die automatisch vom System (impliziter Beleg) erstellt wurden, und Belege, die manuell (expliziter Beleg) erstellt wurden, werden im Reporting gleich behandelt.

In der nächtlichen Berechnung von Umsatzzahlen berücksichtigt EBuS also nur die Kostenarten, welche im einschlägigen Dialog Kostenarten mit der Eigenschaft "Reporting" markiert sind. Abzugrenzen sind Kostenarten, die aufgrund Ihrer zugeordneten Kostenartgruppe der Kostenarthauptgruppe Fixkosten zugeordnet wurden. Alle anderen Kostenartgruppen fallen in die Umsatzstatistik.

In der Umsatzstatistik tauchen keine Umsätze auf Fremdfahrzeugen auf. Sie haben also lediglich Umsätze auf eigene Fahrzeuge, dazu gehören auch Umsätze durch quernutzende Kunden aus anderen Orgas auf Ihre eigenen Fahrzeuge.

Sollten Sie auch andere Kostenarten wie z.B. Tankerstattungen, Verspätungsgebühren o.ä. auswerten wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Filtern Sie im Umsatzreport auf die Kostenart (oder auch -gruppe), die Sie sehen möchten und sortieren Sie die Detail-Daten (csv oder xlsx) dann nach der Kundenorganisation.

Welche Umsätze hingegen Ihre Kunden ggf. durch Quernutzung in anderen Orgas machen, ist hier nicht sichtbar. Außerdem werden standardmäßig nur Belege berücksichtigt, die "bis heute" fällig sind. Sie haben die Möglichkeit, auch Belege zu integrieren, die erst in der Zukunft fällig werden, wenn Sie bei der Parameterauswahl ein Endedatum in der Zukunft wählen. Dies kann aber nicht in Favoriten übernommen bzw. gespeichert werden.

Fälligkeiten der Belege werden im Umsatz-Reporting folgendermaßen ausgewertet:

• Implizite Belege erhalten die Buchungszeit als Belegzeitraum (Zeitraum Anfang und Zeitraum Ende, dieser Zeitraum muss zumindest teilweise in das betrachtete Intervall fallen, um in der ausgewählten Statistik mit berücksichtigt zu werden).

• Explizite Belege mit Buchungsbezug erhalten ebenfalls die Buchungszeit als Belegzeitraum (s.o.).

• Explizite Belege ohne Buchungsbezug erhalten ihr eingetragenes Fälligkeitsdatum als Belegzeitpunkt. Wenn kein Fälligkeitsdatum gesetzt ist, erscheint das Erstelldatum als Belegzeitpunkt.

Zusammenfassend noch einmal die Voraussetzungen, damit Belege in der Umsatzstatistik berücksichtigt werden:

• Beleg muss bereits vorhanden sein

• Buchungsabrechnungzustand des Belegs IST NICHT: admin. storniert, Abo annuliert, intern oder unmöglich

• fällt mindestens anteilig ins betrachtete Zeitintervall

• ist im Kostenartdialog aktiviert über das Merkmal "Reporting"

• Kostenart gehört nicht zur Fixkosten-Kostenarthauptgruppe

• zugehöriger Kunde bzw. Rechnung ist nicht als "intern" markiert

• es handelt sich um Umsatz auf eigene Fahrzeuge

• Beleg ist "bis heute" fällig (es sei denn Endedatum wurde manuell in die Zukunft gelegt)

   

Kennzahlen

Sie können hier zwischen vier verschiedenen Kennzahlen wählen. Wie immer ist auch die Mehrfachauswahl möglich:

• Umsatz Brutto

• Umsatz Netto

Die allgemeine Umsatzstatistik berücksichtigt hier alle Fahrten, die in den letzten 44 Monaten endeten.

• Umsatz Brutto inkl. Prognose

Zusätzlich zum Brutto Umsatz werden hier alle Buchungen in den Abrechnungszuständen nicht abgerechnet, Fahrtdaten fehlen und abrechenbar ausgewertet und der prognostizierte Umsatz ermittelt. Es werden alle an der Buchung hängenden impliziten Belege, also Zeit- und km-Kosten, skriptbasierte Gebühren sowie individuelle zusätzliche Belege herangezogen.

• Umsatz Brutto, nur Prognose

Mit dieser Kennzahl werden ausschließlich Buchungen in den Abrechnungszuständen nicht abgerechnet, Fahrtdaten fehlen und abrechenbar ausgewertet.

Der prognostizierte km-Umsatz wird anhand der Durchschnittskilometer pro Stunde ermittelt, die Sie in den Anbietereinstellungen hinterlegen können. Die angenommene Fahrtzeit für die Prognose ergibt sich aus der letzten gespeicherten Änderung der Buchung (letzter Eintrag der Buchungsgeschichte) zum Zeitpunkt des Umsatzabrufs.

Belegabrechnungszustände und ihre Berücksichtigung für das Umsatzreporting

berücksichtigte Belegabrechnungszustände für Umsatz- abrechenbar - bearbeitet - abgeschlossen - verbucht - retoure - gemahnt - bezahlt

berücksichtigte Belegabrechnungszustände für Prognoseumsatz - nicht abgerechnet - Fahrtdaten fehlen - abrechenbar

Belegabrechnungszustände, die für das gesamte Umsatzreporting ignoriert werden:

• ignoriert

• irrelevant

• inkonsistent

• unabrechenbar

und

• blockiert

   

Differenzierungen

Hier stehen Ihnen viele Parameter aus den Datenbereichen Kunde, Fahrzeug und Fixkosten zur Verfügung. Wie immer können Sie auch verschiedene

Differenzierungen miteinander kombinieren. Damit die Tabelle nicht unnötig komplex wird und die Berechnungszeit zu lange dauert, empfehlen wir zunächst mit einer oder wenigen Differenzierungen zu starten.

Zeitintervall

Bei der Einstellung der Zeitintervalle sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen:

• Steht die "Anzahl Intervalle" auf 1, kommt die Ausgabe des aktuellen Zeitintervalls, welches aktuell noch läuft, also noch nicht abgeschlossen ist.

• Bei "Tag" gibt es dann in der Regel keine Anzeige, da noch keine Umsätze für diesen Tag vorliegen, weil die Reporting Datenbank immer den Stand des Vortages besitzt. Eine Ausgabe über z.B. die letzten 12 Tage ist aber problemlos möglich.

   

Veränderlichkeit

Die Ergebnisse der Umsatzstatistik können sich bei wiederholter Erstellung verändern.

Dies kann verschiedene Gründe haben:

• Lang laufende Buchungen: Solange eine Buchung nicht abgeschlossen ist und damit ohne Fahrtdaten, gibt es zu ihr im System keine Belege. Erst bei vorhandenen Belegen wird die Fahrt aktuell aber in der Umsatzstatistik berücksichtigt. Buchungen, die über mindestens eine Tagesgrenze laufen, induzieren also immer rückwirkend auch zusätzliche Umsätze für bereits zurückliegende Tage.
• Sofern Belege mit einem bestimmten Zeitbezug (in die Vergangenheit) erstellt werden, kann sich für diesen der Umsatz ebenso verändern.

In einer perspektivisch geplanten Rechnungsstatistik werden lediglich fakturierte Umsätze angezeigt, die sich auch bei späterer/erneuter Erstellung nicht mehr verändern können werden.

Fixkosten

Berechnet werden hier wie in der Umsatzstatistik alle Umsätze bis 43 Monate in die Vergangenheit. In das Statistikmodul Fixkosten werden Belege aufgenommen, deren zugeordnete Kostenartgruppe der Kostenarthauptgruppe "Fixkosten" zugehört. Grundsätzlich berücksichtigt werden Belege, die automatisiert durch die Fixkostenregeln oder als explizite Belege erzeugt werden. Implizite Belege, die im Rahmen der skriptgesteuerten Fahrtabrechnung entstehen, sind nicht im Fixkostenmodul zugänglich.

Fälligkeiten der Belege werden im Fixkosten-Reporting folgendermaßen ausgewertet:

Automatisch über die Regeln erstellte Belege erhalten die Daten aus den Feldern "Gedruckt von " und "Gedruckt bis"als Belegzeitraum (Zeitraum Anfang und Zeitraum Ende, dieser Zeitraum muss zumindest teilweise in das betrachtete Intervall fallen, um in der ausgewählten Statistik mit berücksichtigt zu werden).

Explizite (manuelle) Fixkostenbelege erhalten ihr eingetragenes Fälligkeitsdatum als Belegzeitpunkt.

Explizite Fixkostenbelege mit Buchungsbezug erhalten das Buchungsende als Belegzeitpunkt.

Explizite Fixkostenbelege ohne Buchungsbezug und ohne Fälligkeitsdatum erhalten das Erstelldatum als Belegzeitpunkt.

Anteilige Fixkosten

Kennzahlen

Sie können wählen zwischen der Netto- und Brutto-Darstellung der Fixkosten. Wie immer ist auch die Mehrfachauswahl möglich.

Differenzierungen

Ihnen stehen viele Parameter aus den Datenbereichen Kunde und Fixkosten zur Differenzierung zur Verfügung. Wie immer können Sie auch verschiedene Differenzierungen miteinander kombinieren.

In vielen Fällen wird der im Reporting angefragte Zeitraum nicht genau auf die Belegzeiträume passen. Werden z.B. jährliche Mitgliedsbeiträge erhoben, die Fixkosten nur für einen Monat im Reporting betrachtet, so wird die Gesamtsumme des Belegs auf den betrachteten Zeitraum teilberechnet. Dabei können auch sehr geringe Beträge entstehen, die Sie detailliert im xls/csv Detaildownload einsehen können.

Zahlungen

Über die Umsätze (Fixkosten und alle weiteren Belege) hinaus ist es ebenso möglich Zahlungen von Kunden im Reporting auszuwerten. So können Sie sich beispielweise in tabellarischer Form ansehen, welche Summen Sie über Lastschriften und welche über Überweisungen oder andere Zahlungsmittel erhalten. Je nach Pflege der Bezahlkommentare können Sie ebenfalls die Zahlungen zu bestimmten Kostenbereichen gruppieren.

Kennzahlen

Sie können hier zwischen zwei verschiedenen Kennzahlen wählen. Wie immer ist auch die Mehrfachauswahl möglich:

• Anzahl Zahlungen

• Betrag Zahlungen

   

Differenzierungen

Als Differenzierungen stehen Ihnen alle Parameter aus der Kundenstatistik zur Verfügung. Zusätzlich gibt es explizit zahlungsbezogene Differenzierungen:

• Bezahlweg: die hinterlegte Zahlungsart für die jeweilige Zahlung(en), die in der Tabelle Zahlungen am Kunden hinterlegt ist

• Kommentarart: Kurzfassung des hinterlegten Kommentars für die Gruppe von Zahlungen (hier werden Einträge im Bezahlkommentar gruppiert, die einen ähnlichen Wortlaut haben, meist entspricht dieser den Standardkommentaren oder aber Ihren Vorgaben

• Transaktionsart: der hinterlegte Transaktionstyp für die jeweilige Zahlung(en), der in der Tabelle Zahlungen am Kunden hinterlegt ist

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

Wie immer können Sie verschiedene Differenzierungen miteinander kombinieren. Damit die Tabelle nicht unnötig komplex wird und die Berechnungszeit zu lange dauert, empfehlen wir zunächst mit einer oder wenigen Differenzierungen zu starten.

Fahrzeuge

Das Reportingmodul "Fahrzeuge" ist Grundlage für die Auslastungsstatistik. Hier werden zwei zentrale Kennzahlen ermittelt. Dabei werden nur Fahrzeuge (Realobjekte) berücksichtigt, die einem Buchungsziel zugeordnet sind.

Kennzahlen

Als Kennzahlen in der Fahrzeugstatistik stehen die Fahrzeuganzahl und Fahrzeugstunden zur Verfügung.

Die Fahrzeuganzahl liefert die Anzahl der Fahrzeuge (Realobjekte), die im untersuchten Zeitintervall durchschnittlich einem Buchungsziel zugeordnet waren. Zusätzliche Voraussetzung: die Buchungsziele sind jeweils einem Standort oder einem Bereich zugeordnet. Die Kennzahl ergibt sich aus Fahrzeugstunden geteilt durch die Länge des Intervalls in Stunden. Beispiel: In einem Monat sind einem Stadtbezirk 10 Realobjekte durchgängig zugeordnet, ein weiteres ab der Monatsmitte. Dann beträgt die Fahrzeuganzahl 10,5.

Die Fahrzeugstunden zeigt die Summe der Stunden, die ein Realobjekt im untersuchten Zeitintervall durchschnittlich zugeordnet war. Zusätzliche Voraussetzung: die Buchungsziele sind jeweils einem Standort oder einem Bereich zugeordnet. Beispiel: An einem Tag sind einem Stellplatz 2 Realobjekte durchgängig zugeordnet, ein weiteres ab 12 Uhr. Dann beträgt die Summe der Fahrzeugstunden an diesem Tag 60 .

Die Fahrzeugstatistik wird jede Nacht vollständig neu berechnet.

Differenzierungen

Die Fahrzeugstatistik ist eine einfache Statistik ohne Bezüge zu anderen Modulen. In der Differenzierung finden Sie daher nur genau Eigenschaften von Fahrzeugen, nach denen Sie die Kennzahlen beliebig und in Kombination aufklappen können.

• Buchungsziel: Buchungsziel

• Fahrzeugstadt: Fahrzeugstadt

• Fahrzeugstadtbezirk: Fahrzeugstadtbezirk

• Buchungszielgruppe: Buchungszielgruppe

• Autoorganisation: Autoorganisation

• Fahrzeugstandort: Fahrzeugstandort

• Buchungszielprodukt: Buchungszielprodukt

• Realobjekt: Realobjekt

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

• Antriebsart: Kraftstoff (Beachten: wenn kein Kraftstoff zugeordnet ist, wird die Spalte "Motor" des Realobjektes ausgewertet)

   

Kombinationsmodul Auslastung

Auf Basis der Module Fahrzeuge, Buchungen und Umsatz werden in der Auslastung sämtliche fahrzeugstatistische Daten erhoben, die etwas mit deren Verfügbarkeit und Effizienz zu tun haben. In der Auslastungsstatistik tauchen keine Buchungen auf Fremdfahrzeugen auf. Die Auslastungsstatistik bezieht sich ausschließlich auf Ihre eigenen Fahrzeuge. Buchungen quernutzender Kunden auf Ihre Fahrzeuge sind auch hier wie in weiteren Statistikmodulen berücksichtigt.

Folgende Kennzahlen können im Einzelnen ermittelt werden:

Differenzierungen

Da die Auslastungsstatistik auf der Fahrzeugstatistik beruht und sämtliche zu ermittelnde Kennzahlen auf die Fahrzeuge bezogen sind, sind hier dieselben Differenzierungen auswählbar.

• Buchungsziel: Buchungsziel

• Fahrzeugstadt: Fahrzeugstadt

• Fahrzeugstadtbezirk: Fahrzeugstadtbezirk

• Buchungszielgruppe: Buchungszielgruppe

• Autoorganisation: Autoorganisation

• Fahrzeugstandort: Fahrzeugstandort

• Buchungszielprodukt: Buchungszielprodukt

• Realobjekt: Realobjekt

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

   

Tanken

EBuS bietet Ihnen auch die Daten rund um alle Tankvorgänge im Reporting an. Dabei sind verschiedene Tankbelege zu unterscheiden:

Tankbelege, die per Tankkarte direkt durch den Anbieter bezahlt werden. Diese gelangen per Import der Tankrechnungen der jeweiligen Mineralölgesellschaften (ARAL, Esso, UTA, usw.) ins EBuS-System (Management Center, Tankrechnungen betrachten und importieren).

Tankbelege, die der Kunde verauslagt hat. Diese können Sie über das EBuS-Tankabrechnungsmodul manuell erheben. (Management Center, Tankbelege erfassen). Diese Belege unterscheiden sich von den ersten. Üblicherweise werden die Belege über den halbautomatischen Bedienschritt "Tankbelege erfassen" eingegeben und einer Buchung zugeordnet und in Schritt zwei Erstattungsbelege (=manuelle Belege) für den Kunden erzeugt.

Tankerstattungen, die Sie nicht über das EBuS-Tankabrechnungsmodul automatisiert erzeugen, sondern direkt an einer Buchung oder am Kunden als “manuellen Beleg” eintragen, bleiben ohne Bezug zu einem Tankvorgang und können daher im Tankreporting nicht berücksichtigt werden.

Die Tankbelege, die über den ersten und zweiten genannten Fall ins EBuS-System gelangen, werden in ein und derselben Weise gespeichert (Datum, Menge, Preis, Kraftstoffart) und können daher gleichberechtigt im Reporting ausgewertet werden.

Tankerstattungen, die als reiner manueller Beleg am Kunden oder der Buchung ohne Referenz auf einen Tankbeleg eingegeben werden, besitzen diese Struktur nicht und können daher im Tankreporting nicht ausgewertet werden. Sie können diese Erstattungsbelege anhand der Kostenart in anderen Reportingmodulen filtern und separat Auswertungen darüber machen oder die Daten aus den beiden Quellen manuell vereinen. Eine Auswertung bezüglich Verbrauch u.ä. ist über diese manuellen Belege mangels kompatibler Belegstruktur nicht möglich.

Sofern Ihre Tankkarte auch für Artikel außer Kraftstoffen zugelassen ist (z.B. Autowaschanlage, Straßenbenutzungsgebühr u.ä.) werden auch diese im Reporting sichtbar (Differenzierung “Artikel”). Sie spielen hingegen keine Rolle bzw. werden ignoriert bei den Prüfprozessen im Rahmen des Tankmoduls in EBuS.

Kennzahlen

Das Tankreporting bietet Ihnen zwei Kennzahlen:

• Betrag: Bruttobetragshöhe des Tankbelegs/der Tankbelege

• Menge: getankte Kraftstoffmenge bzw. Mengenangabe für sonstige Produkte in der zugehörigen Mengeneinheit

Sie haben damit Auswertungsmöglichkeiten über die Tankkosten und Kraftstoffmengen in Ihrem Fuhrpark. Zudem können auch alle sonstigen Artikel, die über die Tankkarte bezahlt werden, ausgewertet werden.

Differenzierungen

Sie können die Kennzahlen über folgende Kategorien von Differenzierungen fokussieren:

• Fahrzeugeigenschaften (Fahrzeug, Standort, Fahrzeugtyp, Berechtigungsgruppe, usw.)

• Tankparameter (Kraftstoffart, Bezahlweg, Artikel, Tankkartenanbieter, Tankkarte)

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

Erklärungen zu den Tankparameter-Differenzierungen:

Bonitätsabfragen

Dieses Datenmodul bietet Ihnen eine Auswertung der durchgeführten Bonitätsabfragen. Dabei werden lediglich Bonitätsabfragen berücksichtigt, die über EBuS getätigt werden - im Management Center, im Webclient sowie über Registrierungsprozesse wie WOK. Anderweitige, beispielsweise über ein direktes Auskunftei-Interface gestartete Abfragen können hierbei nicht ausgewertet werden. Organisationen, die nicht für die Bonitätsabfrage über EBuS freigeschaltet sind, können auf dieses Datenmodul nicht zugreifen.

Kennzahlen

In der Kennzahlauswahl stehen Ihnen zwei Einträge zur Verfügung: Anzahl Abfragen, Anzahl Schufa NB (NB= Nachbehandlung)

Dabei enthält die Anzahl Abfragen alle Anfragen, also auch die mit Nachbehandlung. Anzahl Schufa NB enthält hingegen lediglich die Anzahl der Schufa Nachbehandlungen.

Die Anzahl Abfragen ergibt sich aus der Summe aller Anfragen, unabhängig vom Bonitätstyp und Bewertungsergebnis und auch im Falle einer Nicht-Erreichbarkeit des Auskunftei-Servers (letzteres ist nach bisherigen Erfahrungen extrem selten der Fall). Gibt es mehrere Anfragen pro Kunde werden diese jeweils einzeln mitgezählt. Es gibt andererseits die Fälle, in denen eine Bonitätsabfrage über EBuS erfolgen soll, die notwendigen Daten aber nicht vollständig sind. Soweit EBuS die Vollständigkeit prüft, erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall wird keine Anfrage an die Auskunftei geleitet, es entstehen keine Kosten, die Anfrage wird nicht gezählt. Die Anfrage wird erst an die Auskunftei geschickt, wenn die Daten vollständig sind. Dies gilt für Bonitätsabfragen in folgenden Oberflächen: Management-Center Kundendialog, Webclient Bonitätsdetails, Webclient Kunde anlegen soweit die Bonitätsabfragen in der Produktkonfiguration enthalten ist. Für die Bonitätsabfrage aus WOK-Prozessen liegt die Kontrolle der Vollständigkeit der Daten nicht oder nur teilweise bei EBuS. Hierzu fragen Sie ggf. beim Webdesigner nach.

Differenzierungen

Als mögliche Differenzierungen können Sie zwischen allen üblichen Kundeneigenschaften wählen.

Weitere Differenzierungsmöglichkeiten sind:

• Bonitätsstatus EBuS: Bonitätsauskünfte wird gemäß Ihrer Konfiguration von EBuS in ein gut oder schlecht bewertet. Ist ein Kunde der Auskunftei nicht bekannt, wird der Status zunächst auf "unbekannt" gesetzt. Findet die Bonitätsabfrage allerdings im Rahmen eines automatisierten Registrierungsprozesses statt, so werden gemäß Ihrer Konfiguration auch "unbekannte" Kunden in die Bewertung "gut" oder "schlecht" überführt. Hier geben Ihnen die Detaildaten im Reporting dann aber Aufschluss auf den Originalzustand.

Kunden, für die noch keine Bonitätsabfragen getätigt wurde, stehen auf "nicht abgefragt", sie können hier nicht auftauchen, da es hier ausschließlich um bonitäts-abgefragte Kunden geht. Achtung: Möglicherweise gibt es doch Kunden im Status "unbekannt oder nicht abgefragt" oder "nicht abgefragt". Für diese Kunden hat auf jeden Fall eine Bonitätsabfrage stattgefunden, diese wurde aber später noch einmal überschrieben. Das Überschreiben ist im EBuS Management Center möglich. Sie können den Status dort manuell auf "nicht abgefragt" setzen oder

auch ungewollt überschreiben, wenn der gleiche Datensatz parallel im Webclient bearbeitet wird.

• Bonitätstyp: CreditReform oder Schufa

• Scorebereich: Soweit Ihre Scorekarte einen SCHUFA-Score (Buchstabe) mitliefert, ist es möglich, auch darüber zu differenzieren.

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

   

Wie immer ist es möglich, zu den Reportingzahlen die zugrundeliegenden Datensätze in einer Detaildatei (Excel oder csv) herunterzuladen. Dort finden sich einige Basis-Kundendaten sowie auch einige bonitätsrelevante Daten (Abfragedatum, Bewertung, u.a.) der entsprechenden Kunden. Hier finden Sie auch für vergangene Zeiträume die Information, ob ein Kunde der Auskunfteiunbekannt ist (Spalte "Bonität_unbekannt, 0= nein, bekannt, 1= ja, unbekannt).

Schäden

Dieses Datenmodul bietet Ihnen eine Auswertung über in EBuS erfasste Schäden an Fahrzeugen. Sie erhalten damit auf einen Blick Informationen zu Kosten, Schadens- und Erstattungsbeträgen. Zudem können Sie schnell die Schadenshistorie eines Fahrzeugs erfassen.

Kennzahlen

In der Kennzahlauswahl stehen Ihnen neben der Schädenanzahl eine Reihe weiterer Einträge bzgl. der verursachten und weiterberechneten Kosten zur Verfügung, im Einzelnen gibt es folgende Kennzahlen:

• Anzahl der Schäden

• Schadenshöhe lt. eigenem Gutachten

• Kosten für Gutachtenerstellung

• Schadenshöhe lt. Kostenvoranschlag eigenes Fahrzeug

• Reparaturkosten

• Kosten für Nutzungsausfall

• Erstattung von Fremdversicherung

• Schadenshöhe Haftpflicht gegn. Fahrzeug

• Erstattung von Eigenversicherung

• Weiterbelastung an Kunden

• Weiterbelastung an Fremdversicherung

Differenzierungen

Sie können nach sämtlichen Eigenschaften im Bereich Fahrzeuge differenzieren. Zusätzlich stehen Ihnen folgende explizit schädenrelevante Differenzierungen zur Verfügung:

• Schadenkategorie: diese Unterscheidung nehmen Sie selbst anhand von in EBuS zu pflegenden Kategorien vor

• Versicherungstyp: Haftpflicht, Teil- oder Vollkasko

• Verkaufsrelevant: ja oder nein

• Selbst-/Fremdverschuldung: Selbstverursacht, Fremdverursacht oder unbekannt

• Jahr (im Abschnitt Metadaten): gibt das Jahr der Datenauswahl an. Diese Differenzierung ist für alle Module verfügbar.

   

Kreditlimit

Dieses Datenmodul bietet Ihnen eine Auswertung der aktuellen Kreditlimitüberschreitungen. WICHTIG: Sie erhalten hier keine Angaben über vergangene Perioden, auch beim Setzen eines Endedatums in der Vergangenheit. Die Auswertung der Kreditlimit-Überschreitungen erfolgt grundsätzlich für den aktuellen Zeitpunkt. Es ist ebenfalls nicht möglich Daten zu verschiedenen Intervallen zu erhalten. Die berücksichtigten Buchungen liegen in der Zeitspanne 8 Wochen in die Vergangenheit und so viele Monate + Tage in der Zukunft, wie sie es für den Zeitbereich des Kreditlimits in den Einstellungen Reporting konfiguriert haben.

Eine dynamische Warnmeldung per E-Mail, die zu jedem Zeitpunkt neu errechnet, welche Kunden aktuell neue Überschreitungen haben sowie Änderungen der Überschreitungen um 50 EUR weniger oder mehr, können Sie in den Einstellungen konfigurieren. Im Unterschied zu dieser Warn-E-Mail bleiben alle aktuellen Überschreitungen des Kreditlimits hier im Report erhalten. Eine einmal aufgelistete Überschreitung in der Warn-E-Mail taucht nur erneut auf, wenn es eine Änderung der Überschreitung um <50> EUR gibt.

Kennzahlen

In der Kennzahlauswahl stehen Ihnen zwei Einträge zur Verfügung: Anzahl Überschreitungen und Summe Überschreitungen

Es ist also möglich die Kundenanzahl zu ermitteln, die Überschreitungen ausgelöst hat sowie die Summe in EUR der Überschreitungen. Über die Detaildaten können die einzelnen Kunden und Summen identifiziert werden.

Differenzierungen

Als mögliche Differenzierungen können Sie zwischen allen üblichen Kundeneigenschaften wählen.

Aufgaben

Mit dem Reporting Modul Aufgaben können Sie die Anzahl von Aufgaben ("Tasks") über verschiedene Intervalle in den verschiedenen Bearbeitungsstatus ermitteln.

Zudem kann hier nicht der "Werdegang" einer Aufgabe eingesehen werden, wie die Lebensdauer oder der Übergang einer Aufgabe in andere Status. Das bedeutet, es ist nur auswertbar, wie viele und welche Aufgaben mit dem dann gewählten Bereich in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden und wie viele und welche Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum mit dem dann gültigen Bereich geschlossen wurden. Der spätere Abruf berücksichtigt eine Statusänderung oder Bereichsänderung nicht.

Vielmehr geht es um einen statischen Blick auf die Verteilung der Aufgaben zum Zeitpunkt der ausgewählten Periode.

* Im Management Center werden noch folgende Aufgabenbereiche verwaltet (und sind damit nicht Teil des Reportings):

Abrechnung (Rechnungen, Einzahlungen, Mahnungen, Bankexporte), Tankrechnungen (Falscher Kraftstoff, Fehlerhafter Status, Überschreitung der Kraftstoffmenge), Elektromobilität (Lade-Stand Grenzwert & Warnung, prognostizierte Ladestandsunterschreitung bei Elektrofahrzeugen).

Kennzahlen

Als Kennzahlen stehen Ihnen die Anzahl neuer Tasks, neuer Vorbereitungstasks, geschlossener Vorbereitungstasks und geschlossener Tasks zur Verfügung. Vorbereitungstasks sind solche Aufgaben, die über ein spezielles Tool durch die cantamen Servicezentrale erstellt wurden, um für Mandanten relevante Informationen zu Buchungen zu hinterlegen. Ihr Status bei Neuanlage der Aufgabe ist "in Erstellung".

Differenzierungen

Für das Modul Aufgaben können Sie zum einen über die üblichen Fahrzeugeigenschaften wie Standort, Buchungszielgruppe oder Realobjekt differenzieren.

Zusätzlich stehen Ihnen folgende spezielle Differenzierungen nach Aufgabeneigenschaften zur Verfügung:

Status: In Erstellung (durch die Servicezentrale über ein spezielles Tool erstellt), Offen, Wartet

Priorität: dringend, hoch, im Hintergrund, normal, nur durch Leerlauf

Aufgabenbereich: Bereiche/Taskqueues, die durch Sie selbst definiert wurden

Aufgabe-Adminorga: Hierüber bekommen Sie Auskunft darüber, welcher Mandant die Aufgabe erstellt hat. Typische Erzeuger sind Sie selbst als Mandant, die cantamen Servicezentrale, aber auch die WHD-Servicezentrale. Darüber hinaus kann als Ersteller die cantamen GmbH angegeben sein. Im letzten Fall handelt es sich um automatisch erstellte Aufgaben. Diese können im cantamen System in den Bereichen automatische Fuhrparkaufgaben (HU-Untersuchungen, Inspektionen, Reinigungen, Fahrzeugchecks), Registrierung über OKW, Schufa, Buchungsaufgaben sowie im Schadensbereich entstehen.