Ordnungswidrigkeiten

Die E-Mail besteht aus Freitext und folgenden möglichen Variablen, die EBuS später automatisch mit den entsprechenden Daten aus dem Bußgeldbescheid und der betreffenden Buchung füllt:

• {FILEREFERENCE} - Aktenzeichen
• {LICENSENUMBER} - Kennzeichen 
• {DATE} - Das eingegebene Datum der Ordnungswidrigkeit
• {INSERTER} - Bearbeiter
• {CONTRACTMEMBERNAME} - Nachname Vertragspartner (Hauptkundin der Nutzerin oder Einzelkundin)
• {CONTRACTMEMBERPRENAME} - Vorname Vertragspartner (Hauptkundin der Nutzerin oder Einzelkundin)
• {CONTRACTMEMBERBIRTHDATE} - Geburtsdatum Vertragspartner (Hauptkundin der Nutzerin oder Einzelkundin)
• {MAINMEMBER} - Name, Vorname des Hauptkunden, falls Nutzer ein Unterkunde ist, andernfalls leer
• {MAINBIRTHDATE} - Geburtsdatum, falls Nutzer ein Unterkunde mit Geburtsdatum ist, andernfalls leer
• {STREET} - Straße der Adresse des Vertragspartners (Hauptkunde oder Einzelkunde)
• {STREETNR} - Hausnummer der Adresse des Vertragspartners (Hauptkunde oder Einzelkunde)
• {POSTALCODE} - PLZ der Adresse des Vertragspartners (Hauptkunde oder Einzelkunde)
• {CITY} - Stadt der Adresse des Vertragspartners (Hauptkunde oder Einzelkunde)
• {NAME} - Nachname Nutzerin (Unterkundin oder Einzelkundin), falls bekannt
• {PRENAME} - Vorname Nutzerin (Unterkundin oder Einzelkundin), falls bekannt
• {BIRTHDATE} - Geburtsdatum Nutzerin (Unterkundin oder Einzelkundin), falls bekannt
• {DRIVERSTREET} - Straße der Adresse der fahrenden Kundin, falls nicht die Vertragspartnerin gefahren ist
• {DRIVERSTREETNR} - Hausnummer der Adresse der fahrenden Kundin, falls nicht die Vertragspartnerin gefahren ist
• {DRIVERPOSTALCODE} - PLZ der Adresse der fahrenden Kundin, falls nicht die Vertragspartnerin gefahren ist
• {DRIVERCITY} - Stadt der Adresse der fahrenden Kundin, falls nicht die Vertragspartnerin gefahren ist

Der hier definierte Email-Text ist später nur der angezeigte Standardtext. Sie können diesen sowie auch die Interpretation der einzelnen Variablen in jeder Email noch manuell überschreiben.

Bearbeitungsgebühr

Wenn Sie für die Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten grundsätzlich eine Bearbeitungsgebühr erheben, setzen Sie ein Häkchen bei Beleg erzeugen.

Das Modul Ordnungswidrigkeiten unterstützt Sie bei der Bearbeitung von Bußgeldbescheiden:

Bei der Ermittlung des Verursachers, beim E-Mail-Versand der Fahrer-Meldung an das zuständige Ordnungsamt und bei der Erzeugung eines Kostenbelegs zu Lasten des Verursachers.

Voraussetzungen

Unser Support schaltet Sie auf Anfrage für das Modul Ordnungswidrigkeiten frei und richtet Ihnen, soweit noch nicht vorhanden, einen Google-Account ein, damit Sie über diesen E-Mails versenden können. Jeder Bearbeiter muss zusätzlich durch unseren support im Webclient freigeschaltet werden für den Versand von E-Mails. 

Konfiguration

Sie starten im EBuS Management Center. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Eintrag Anbietereinstellungen bearbeiten und hier den Reiter Ordnungswidrigkeiten aus.

Vorlage für die E-Mail an die Bußgeldstelle

Anschließend konfigurieren Sie die Vorlage für Ihre E-Mails an die Bußgeldstellen. Zunächst die Betreffzeile, z.B. mit dem Begriff Ordnungswidrigkeit.

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Im nächsten Feld "Kostenart" legen sie fest, auf welcher Kostenart der Beleg zur Bearbeitungsgebühr lauten soll. Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Kostenarten zu berücksichtigen, wenn Sie in den beiden Folgezeilen (2. Kostenart, 3. Kostenart) ebenfalls Kostenarten auswählen. Sobald Sie mehr als eine Kostenart gewählt haben, erscheint im späteren Bearbeitungsprozess ein Auswahlfeld zur Wahl der gewünschten Kostenart. Dabei entspricht die Reihenfolge der Auswahl der Numerierung in diesem Einstellungsdialog. Es ist also sinnvoll, die häufigste Kostenart in das erste "Kostenart"-Feld zu setzen, damit dies jeweils in der Belegerzeugung vorausgewählt ist.

Geben Sie dann den Betrag der Bearbeitungsgebühr in Cent ein. Der hier hinterlegte Wert wird automatisch für die späteren Belege verwendet, kann aber im jeweilgen Prozessschritt auch überschrieben werden.

Legen Sie anschließend den Text für den Beleg-Kommentar fest, der auf der Kunden-Rechnung erscheinen soll. Sie können hierfür dieselben Variablen verwenden wie für die E-Mail an die Bußgeldstelle. Auch dieser Belegtext ist im Verlauf der Bearbeitung noch überschreibbar.

Speichern Sie zuletzt Ihre Konfiguration über den Speicher-Button. Damit ist die Konfiguration der automatischen Bußgeld-Bearbeitung abgeschlossen. Sie kann natürlich jederzeit verändert werden, wirkt sich dann aber nur für neu erzeugte Ordnungswidrigkeiten aus.

Bearbeiten der Ordnungswidrigkeit

Zum Bearbeiten einer Ordnungswidrigkeit wechseln Sie in den EBuS-Webclient und dort in das Menü Fuhrpark.

Geben Sie zunächst das Aktenzeichen ein und klicken den Button neu an.

Geben Sie nun die Postleitzahl der Bußgeldstelle ein. Ist die Bußgeldstelle bereits hinterlegt, erscheinen nach Eingabe der ersten beiden Ziffern Vorschläge zur Auswahl.

Ist die Bußgeldstelle noch nicht hinterlegt, klicken Sie auf den Button "Neu". Tragen Sie die Adressdaten der Bußgeldstelle ein und speichern Sie Ihre Eingabe mit OK. 

Ist die Bußgeldstelle richtig ausgewählt, geben Sie die Daten aus dem Bußgeldbescheid ein. Datum und Uhrzeit wählen Sie über den Kalender. EBuS listet nun alle Buchungen auf, die für das eingetragene Datum vorliegen. Stornierte Fahrten werden nicht angezeigt. Im Falle von Quernutzungen wird nur die Originalfahrt, also die des fahrzeuggebenden Anbieters, angezeigt. Über Pfeiltasten können Sie in die Buchungsliste der Folge- oder vorhergehenden Tage gelangen.

Wählen Sie die gewünschte Fahrt durch einen Klick auf OK aus.

Abb.: Im Beispiel gab es zwei Buchungen am eingegeben Tag/Datum. Passt eine Buchung genau zur Uhrzeit, wird sie durch einen roten Rahmen optisch herausgestellt. Im Beispiel hängt an der zweiten Buchung bereits eine Ordnungswidrigkeit (AZ 1.2.3.4).

Mit dem Klick auf OK für die relevante Fahrt, gelangen Sie in das nächste Fenster. Sie sehen hier sämtliche Angaben zu Buchung und Kunde sowie den automatisch erzeugten E-Mail-Text. Die Variablen sind mit den Angaben aus der Buchung und dem Bußgeldbescheid gefüllt. Der Name ist immer der des Kunden, der gebucht hat, auch wenn dieser ein Unterkunde ist. Die Adresse ist immer die des Hauptkunden. Natürlich können Sie bei Bedarf im E-Mail Text diese Daten ändern bzw. korrigieren.

Betreff und E-Mail Text sind hier frei editierbar. Überprüfen Sie ihn und korrigieren bei Bedarf, zum Beispiel, wenn ein Unterkunde keine natürliche Person ist, sondern beispielsweise “Karte 3” heißt. Zusätzlich können Sie durch Eingabe einer E-Mail-Adresse im Feld Reply-To entscheiden, welcher Mitarbeiter eine Antwort der Bußgeldstelle erhalten soll.

Prüfen Sie die Angaben, Änderungen sind immer noch möglich. Wenn der E-Mail Text passt, drücken Sie auf Absenden. Die Email wird direkt an die hinterlegte Adresse versendet. Sie sehen dazu nun nun eine Versandbestätigung und eine Zusammenfassung der Daten.

Wenn Sie die Ordnungswidrigkeit nur speichern und keine E-Mail an die Bußgeldstelle senden möchten, klicken Sie auf Abbrechen. Die Ordnungswidrigkeit bleibt gespeichert und kann jederzeit zur Weiterbearbeitung oder zur Ansicht über die Eingabe des Aktenzeichens wieder aufgerufen werden.

Berechnen Sie eine Bearbeitungsgebühr für Bußgeldbescheide, müssen Sie nun noch den Beleg für die Kunden-Rechnung erzeugen.

Sie können auf Wunsch auf die Berechnung verzichten, auch wenn als Standardfall in den Anbietereinstellungen die Belegerzeugung aktiviert wurde. Wählen Sie dazu in diesem Bildschirm den Button "Überspringen".

Der Beleg wird bezüglich Text und Kostenart entsprechend Ihren Anbietereinstellungen automatisch vorbereitet. Sie können die voreingetragenen Daten bei Bedarf jedoch auch editieren, falls in der Kunden- Rechnung andere/weitere Informationen erscheinen sollen. Wenn Sie mehrere Kostenarten in Ihrer Konfiguration (s.o.) vorgesehen haben, können Sie in der Auswahlbox zwischen diesen wählen.

Durch Drücken des Buttons "Erzeugen" wird der Beleg in EBuS als expliziter Beleg der entsprechenden Buchung angehängt. Die Fälligkeit des Belegs steht bei noch laufenden/zukünftigen Fahrten auf dem aktuellen Datum (also Zeitpunkt der Beleg-Erzeugung), bei abgeschlossenen Fahrten auf dem Datum des Buchungsendes.

Sie erhalten nun auch für diesen Vorgang eine Bestätigung und eine Datenübersicht. In dieser Endübersicht stehen noch einmal alle Angaben zur bearbeiteten Ordnungswidrigkeit:

• Adressdaten des zuständigen Ordnungsamtes
• alle Daten zur betreffenden Buchung
• sämtliche Kundendaten
• Versender-Adresse der E-Mail
• Empfänger-Adresse der E-Mail
• Betreff und Versanddatum
• E-Mail-Text
  
  
   

Wenn Sie im Anschluss eine weitere Ordnungswidrigkeit eingeben möchten, können Sie aus dem Bestätigungsbildschirm heraus die Funktion "Weitere Ordnungswidrigkeit" starten oder über das linke Auswahlmenü erneut in den Startbildschirm wechseln.

Der Button Weitere "Ordnungswidrigkeit" führt Sie erneut in den Startbildschirm.

Erneutes Versenden der E-Mail an die Bußgeldstelle

Gespeicherte Ordnungswidrigkeiten rufen Sie auf, indem Sie den Dialog Ordnungswidrigkeiten öffnen, das vollständige Aktenzeichen eingeben und auf die Lupe klicken. Es kann vorkommen, dass die Bußgeldstelle erneut um die E-Mail mit den Fahrerdaten zu einer Ordnungswidrigkeit bittet. Sie können in diesem Fall die Ordnungswidrigkeit mehrfach erneut aufrufen und den Button Neuversand der Mail klicken. Ihre Mail Vorlage wird wie beim ersten Versand aufgerufen. Sie können den Adressaten und den Text noch ändern und versenden dann erneut.

Neuversand einer bereits erstellten E-Mail an die Bußgeldstelle