Kundendaten

Kundensuche

In den Kundendaten finden Sie alle kundenspezifischen Stammdaten inklusive Ausprägungen, Zugangskartenzuordnungen und Fahrtberechtigungen. Die Informationen werden in themenbezogenen Tabs dargestellt. Sie können auf der Suchseite Kunden mit folgenden Stichworten suchen: Zugangskartennummer, Name, Vorname, E-Mail Adresse und natürlich Kundennummer. Sobald Sie über die Suche einen Kunden ausgewählt haben, erscheinen für diesen sämtliche Informationen in den entsprechenden Tabs.

Zunächst wird der Kunde über Zugangskartennummer, Name, Vorname, E-Mail Adresse oder Kundennummer aufgerufen

Um Änderungen an den Stammdaten vorzunehmen, klicken Sie einfach in das entsprechende Feld. Nach Abschluss der Änderungen bestätigen Sie diese mit dem Button "Aktualisieren".

Administratoren, die Zugriffsrechte zu mehreren Anbietern haben, können über das Häkchen über alle Anbieter Kunden unabhängig von Ihrer Heimatorganisation in allen für Sie freigeschalteten Anbietern suchen.

Adresse und Kommunikation

Auf diesem Reiter finden Sie die grundlegenden Stammdaten des Kunden: Name, Adresse, Kommunikationsdaten wie Telefonnummern und Mailadressen sowie seine Führerscheinklasse. Sie können bis zu drei E-Mail-Adressen hinterlegen, eine Standard-Adresse, eine für den Rechnungsversand und eine für Buchungsbestätigungen. 

Für den Eintrag der E-Mail-Adressen gelten folgende Regeln:

• Wenn nur eine Adresse im Feld E-Mail (Standard) hinterlegt ist, wird diese für alle anwendbaren Fälle ausgelesen
• Wenn eine abweichende Adresse im Feld Rechnungsversand und/oder Buchungsbestätigungen eingetragen ist, werden diese abweichend zur Standard-E-Mail-Adresse für den jeweiligen Bereich verwendet.

Ändern Sie die Daten, in dem Sie in das jeweilige Feld klicken und die Daten dort überschreiben. Datumsfelder erlauben, neben der direkten Eingabe, die Auswahl des gewünschten Datums über den Kalender.

Vertrag

Hier sind alle Vertragsdaten des Kunden hinterlegt. Neben den Daten für Start und Ende des Vertrags finden Sie hier Daten zu Geschlecht und Nationalität, weiterführende Informationen zu Führerschein und Ausweis sowie die Information, ob der Kunde aktuell gesperrt ist.

Führerscheinprüfung

Dieser Reiter ist von besonderer Bedeutung für Organisationen, die eine automatische Führerscheinprüfung vornehmen und über nicht erfolgtes Vorlegen des Führerscheins im erforderlichen Intervall mittels Eskalations-E-Mails informiert werden.

Berechtigungen, Karten und Ausprägungen

In diesem Menübereich können Sie die angelegten Zugangskarten dem aufgerufenen Kunden zuordnen. Außerdem können Sie dem Kunden Berechtigungen zu Buchungszielgruppen erteilen und entziehen sowie Ausprägungen einsehen und zuordnen.

Um eine Zugangskarte zuzuordnen, klicken Sie in das Feld Zugangskarte hinzufügen. Sobald Sie drei Zeichen eingetippt haben, erscheinen alle Einträge der Zugangskarten mit den eingegebenen Zeichen, aus denen Sie dann die entsprechende auswählen können. Nach Auswahl der Zugangskarte erscheint diese im Fenster. Klicken Sie nun auf "Hinzufügen", um die Zuordnung der Karte zum Kunden zu erzeugen. Es wird automatisch das aktuelle Datum für das Feld "gültig seit" verwendet. Für ein abweichendes Datum klicken Sie in das Feld, um aus dem Kalender das gewünschte Datum auszuwählen. Das Feld "gültig bis" funktioniert auf dieselbe Weise.

Analog zur Zuordnung der Zugangskarten erfolgt auch die Berechtigungserteilung zu den Buchungszielgruppen sowie die Zuordnung von Ausprägungen. Wählen Sie hier auch durch Eintragen eines Teils des Namens der Buchungszielgruppe oder Ausprägung die entsprechende aus und ordnen Sie sie dem Kunden durch Klick auf "Hinzufügen" zu.

Abrechnung

Bankverbindung, SEPA-Mandat, Rechnungsempfänger, feste abweichende Debitorenkonten sowie Informationen zum Zahlungsweg und zur Bonitätsprüfung des Kunden finden Sie auf diesem Reiter. 

Wenn Rechnungen in den E-Rechnungsformaten XRechnung oder ZUGFeRD gespeichert und versandt werden sollen, muss der jeweilige E-Rechnungsmodus ausgewählt werden. Für das XRechnung Format muss auch die Leitweg-ID befüllt werden.

Außerdem können Sie hier die Kontingent-Gutscheine des Kunden sehen und verwalten. Diese Gutscheine können hier je Kunde angelegt, das Restkontingent geprüft und die Gutscheine gelöscht (obsolet gesetzt) werden. Wenn Sie eine automatische monatliche Erstellung der Gutscheine für eine bestimmte Kundengruppe wünschen, geben Sie unserem Support Bescheid.

Das verfügbare Kontingent eines km und/oder Zeitgutscheins am Kunden lässt sich im Kundendialog ablesen. Wenn das Guthaben beider Kontingente eines separierten km- und Zeit-Gutscheins aufgebraucht ist (1), erscheinen beide Werte mit "0". Wenn ein kombinierter Gutschein ungültig ist weil eines der beiden Kontingente erschöpft ist (2), so erhält die Tabelle zusätzlich den Hinweis "Kontingent erschöpft".

Konfiguration

Der Reiter Konfiguration beinhaltet zusätzliche kundenindividuelle Konfigurationseinstellungen, wie Einstellungen zur Smartphone-Öffnung, Werbezustimmung und zu Buchungsbestätigungen, sowie die Möglichkeit das verschlüsselt gespeicherte Kennwort des Kunden neu zu setzen.  Außerdem können Sie hier festlegen, dass ein Kunde aus der Löschroutine ausgenommen ist, indem Sie das Feld "Nicht löschen" auf "Ja" setzen. 

Statistikrelevant

Die Auswahl Statistikrelevant beinhaltet mehrere Funktionen, welche im folgenden aufgelistet sind:

• Die Eigenschaft steht in der Standardeinstellung auf "ja".
• Die Auswahl findet Verwendung im Kundenreporting. Nicht statistikrelevante Kunden werden in der Kundenstatistik nicht berücksichtigt.
• Das "Clear-Booking Skript" für EISS Fahrzeuge läuft nur bei Kunden mit der Einstellung "ja".
• Buchungsziele mit dem Buchungsweg "nur rückwirkend" können von Kunden mit Einstellung "nein" auch im Voraus gebucht werden

Das Feld Statistikrelevant lässt sich in den selbstkonfigurierbaren Kundendialog als "Kundengruppe" implementieren.

Passwortlose Fuhrparkabfrage

Ein Kunde, bei dem dieses Häkchen gesetzt ist, kann sich ohne die Verwendung eines Kennwortes nur mit der Kundennummer an einen EBuS Client anmelden. Daraufhin wird er eine Übersicht über alle Fahrzeuge erhalten. In der Standardeinstellung wird dies ohne die Ansicht der Verfügbarkeit geschehen. Diese Vorauswahl kann aber in den Anbietereinstellungen geändert werden.

Kundengruppe

Über das Dropdown Menü Kundengruppe können Sie den Kundendatensatz genauer differenzieren. Die entsprechende Auswahl ist im Standard Privatkunde und kann für juristische Personen differenziert werden. Eine Spezifizierung über die Kundengruppe eignet sich für die Auswertung ihres Reportings. 

Folgende Optionen sind wählbar:

• Privatperson
• Unternehmen
• Verein/Verband
• Verwaltung/Kommune/Behörde
• Organisation

Differenzierung der Kundengruppe im EWC 

Das Feld kann auch in den Stammdatenfiltern über den EMC verwendet werden, um Ihre Kundendaten auszuwerten oder für Mailings zu filtern. Dort erfolgt die Differenzierung indem Sie “Kundengruppe” als Filterkriterium hinterlegen und Werte aus der member.csv einfügen. Diese Werte können ebenfalls für die Erstellung von Dokumentvorlagen im ODT-Format verwendet werden.

Folgende Werte können hinterlegt werden:

• PRIVATE_INDIVIDUAL
• COMPANY
• ASSOCIATION
• ADMINISTRATION
• ORGANISATION

In den E-Mail Vorlagen wird die Variable {legalEntityType} verwendet. 

Template in den E-Mail Vorlagen

Das Auswahlfeld Kundengruppe kann in den Neukundenregistrierung-Prozess integriert werden, sowohl für die Online-Anmeldung als auch für eine Anlage Ihres Kunden vor Ort im Büro.

Sprechen Sie dazu gerne wie gewohnt unser Support-Team an.

Darf Buchungen/Stammdaten von anderen Kunden betrachten

"Darf Buchungen von anderen Kunden betrachten" führt in Kombination mit der Anbietereinstellung "Unterkundenbuchungen in Buchungsliste anzeigen" dazu, dass in der Kunden-App zusätzlich zu den eigenen Buchungen die Buchungen anderer Unterkunden im Fahrten-Menü eingeblendet werden können. Wird zusätzlich der Schalter für "Darf Stammdaten von anderen Kunden betrachten" aktiviert, werden in der Buchungsliste Kontaktdaten der anderen Unterkunden eingeblendet. Außerdem erscheint bei Setzen dieses Schalters das Untermenü "Daten anderer Konten" im Konto-Bereich der Kunden-App. 

Übertragbare Zugangskarte

Cambio verlangt von allen Fahrern Ihrer Fahrzeuge grundsätzlich Auskunft über den Namen. Die Quernutzung war daher bislang für Kunden nicht möglich, die in EBuS “anonym” hinterlegt waren. Dies kommt jedoch häufig in Zusammenhang mit übertragbaren Zugangskarten vor. Vor allem Unterkunden werden dann mit Bezeichnungen wie “Karte 1” oder “Karte A” angelegt - Namen, die deutlich machen, dass eine Karte nicht einem festen Nutzer zugeordnet ist. Diese Lücke wird nun geschlossen. Kunden mit “anonymen” Namen können dazu mit der neuen Eigenschaft “übertragbare Zugangskarte” gekennzeichnet werden.

Die Eigenschaft “übertragbare Zugangskarte” ist für jeden betroffenen Kunden einzeln zu hinterlegen. Hat ein Kunde sogenannte "Unterkunden" kann das Merkmal individuell für jeden Unterkunden zugeordnet werden.

Es ist also möglich, nur einem bzw. nur einzelnen Unterkunden diese Eigenschaft zuzuordnen, wenn eben nur ein Teil der ausgegebenen Karten übertragbar sein soll. Wird die Eigenschaft nur beim Hauptkunden hinterlegt, hat dies keine Auswirkungen auf die Unterkunden. Beim Anlegen neuer Kunden ist diese Eigenschaft nicht aktiviert, sie ist also ggf. explizit zu setzen.

Sprache

Bei dem Feld Sprache handelt es sich primär um ein Informationsfeld.

Als Eingabe sind hier die jeweils bekannten Kürzel für die Sprachen erlaubt.

Beispiel:

deutsch: de oder de_DE

englisch: en oder en_EN

französisch: fr oder fr_FR

italienisch: it oder it_IT

...

Der Inhalt dieses Feldes kann auch zum befüllen von .otd Dateien aus EBuS heraus verwendet werden.

Das Feld Sprache beinhaltet aber eine zusätzliche Funktion: Bei convadis Bordcomputern kann über dieses Feld eine andere Sprache als die Standardsprache für die Menüführung am Bordcomputer ausgewählt werden. Diese Sprachinformation wird beim Buchungsversand zum Zugangssystem gesendet und als Menüsprache verwendet. Die einzige Einschränkung an dieser Stelle betrifft die unterstützten Sprachen des convadis Bordcomputers. Für genauere Informationen fragen sie bitte bei der Kundenbetreuung von convadis nach.

Wenn dieses Feld nicht befüllt wird, wird die Standardsprache der Organisation an das convadis Zugangssystem versendet.

Zusätzlich mögliche zeitlich parallele Buchungen

An der Stelle "Zusätzlich mögliche zeitlich parallele Buchungen" wird die Anzahl der Buchungen definiert, die ein einzelner Endkunde parallel auf verschiedenen Buchungszielen haben darf. Diese Einschränkung kann für administrative Kunden außer Kraft gesetzt werden. Ein als intern bezeichneter Kunde kann über die Online- und Smartphone-Buchung beliebig viele Buchungen parallel anlegen.

Folgende Werte können eingetragen werden:

• 0 = eine Buchung erlaubt
• 1 = zwei Buchungen erlaubt
• 2 = drei Buchungen erlaubt
• 3 = vier Buchungen erlaubt
• usw.

Der hier eingetragene Wert überschreibt die Einstellungen im Bereich Allgemein. Falls das Feld leer bleibt, werden die Standardeinstellungen verwendet.

Dokumente / E-Mail Versand an den Kunden

In diesem Reiter finden Sie alle dem Kunden zugeordneten Dokumente wie Vertragsunterlagen, SEPA-Einzugsermächtigung u.a.

Über den Button E-Mail senden können Sie Ihrem Kunden direkt aus dem Webclient eine E-Mail schicken. Mit Klick auf den Button öffnet sich der zugehörige Editor, der auch für die Bereiche Buchungsbestätigungen, Schäden und Ordnungswidrigkeiten verwendet wird.

Über der eigentlichen E-Mail können Sie mit Klick auf den Button "Template laden" (1) entscheiden, ob Sie mit einer Ihrer hinterlegten Mailvorlagen arbeiten möchten oder einen freien E-Mail-Text formulieren möchten. Über der E-Mail wird außerdem die Adresse angezeigt, von der aus Sie die Mail an Ihren Kunden versenden. Diese ist über Ihren verknüpften Google Account festgelegt. Sofern Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie darunter dann einen Betreff ein und ggf. eine abweichende Reply-To E-Mail-Adresse.

Wie gewohnt können Sie auch hier wie in den anderen Mails aus dem Webclient Platzhalter verwenden, die dann in der versandten E-Mail durch die verknüpften Kundendaten ersetzt werden.

Unter dem Textbereich der E-Mail können Sie Anhänge auswählen, die hinzugefügt werden sollen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Sie können kundenspezifische Anhänge, die sogenannten Kundenvorlagen (2), hinzufügen, die Platzhalter enthalten, die mit den entsprechenden Kundendaten befüllt werden. Diese Anhänge können Sie sich als Vorschau für diese explizite Mail vor Versand anzeigen lassen (3).
• Alternativ können Sie Anhänge aus Ihrem verknüpften Google Speicher anhängen, indem Sie auf den Link "Anhänge aus dem Speichersystem" (4) klicken
• Ebenso können Sie Anhänge von Ihrer lokalen Festplatte an die E-Mail anhängen. Klicken Sie hierzu auf das Plus-Zeichen neben "Anhänge" (5).

Wenn der aktuell ausgewählte Anhang zu groß ist, erhalten Sie eine Nachricht aus EBuS, mit der Möglichkeit diesen zu komprimieren.

Alternativ können Sie eine Datei auch mit Hilfe des zugehörigen Links in Google Drive anhängen. Die Datei muss dann entsprechende Freigaben haben (jeder, der über den Link verfügt…).

Wenn die E-Mail fertig formuliert ist, der Betreff und ggf. die Reply-To Adresse eingetragen und alle Anhänge ausgewählt sind, versenden Sie die E-Mail mit Klick auf den Button "Absenden".

Kundendatenassistenten

Im oberen Bereich über den Kundendaten finden Sie die Assistenten (1) für die verschiedenen Kundenprozesse Kopieren, Kündigen, Sperren, Befristen, Freischalten, Produkte verwalten und Tasks (damit kommen Sie zu den verknüpften Aufgaben). Sobald Sie einen Kunden aufgerufen haben, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Button und Sie werden zum entsprechenden Dialog weitergeleitet.