Kunde kündigen

Der Dialog "Kunde kündigen" beinhaltet einen automatisierten Prozess für Kündigungen. Der Kündigungsassistent ermöglicht es, die Kündigung in einem kompletten Schritt durchzuführen. Bei Bedarf kann er auch mehrfach aufgerufen werden. Folgende Punkte werden bei einer Kündigung in der Regel abgearbeitet:

• In den Kundendaten wird ein Datum für die Kündigung und für das Vertragsende hinterlegt.
• Die Buchungsberechtigungen und Ausprägungen werden mit Vertragsende beendet.
• Zurückgegebene Zugangskarten werden registriert, ggf. werden zugehörige Zahlungsbelege erzeugt.
• Dem Kunden sind möglicherweise Monatsbeiträge zurückzuzahlen.
• Ggf. ist eine hinterlegte Kaution in einer Abschlussrechnung auszuzahlen.

Damit keiner dieser Punkte übersehen wird, unterstützt Sie der Kündigungsassistent, indem er diverse Prozesse automatisch ausführt.

Die Anzeige und Bearbeitung der Kündigung ist immer an einen Kundendatensatz geknüpft. Das bedeutet, dass Sie zunächst immer den gewünschten Kunden aufrufen müssen, bevor Sie alle Informationen sehen und bearbeiten können.

Die Startseite von"Kunde kündigen"

Eingabe der Kundennummer

Nach Aufruf eines Kunden werden alle relevanten Kundendaten für eine Kündigung aufgelistet. In diesem Dialog können Sie Daten bearbeiten, das Kündigungsdatum setzen, Ausprägungen und Berechtigungen beenden, Belege erstellen usw.

Beachten Sie, dass Kunden mit einem abweichenden Anbieterpräfix nicht über die Funktion Kunde kündigen aufgerufen werden können. Deren Kündigungen müssen manuell bearbeitet werden.

Übersicht

Im Folgenden werden alle Bereiche des Kündigungsassistenten beschrieben und die Funktionen erklärt.

Zunächst werden die persönlichen Kundendaten und die möglichen Unterkunden aufgelistet:

1. Kundendaten: In diesem Bereich sind die wichtigsten Kundendaten (1) zu sehen: Kundennummer, Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Falls beim Kündigungsvorgang eine neue Adresse vorliegen sollte, kann die Änderung an dieser Stelle berücksichtigt werden.
2. Unterkunden: Wenn der Kunde Unterkunden (2) hat, werden diese komplett aufgelistet (3). Achtung: obsolet gesetzte Unterkunden werden nicht angezeigt.

Kundendaten und Liste der (wenn vorhandenen) Unterkunden

Im mittleren Teil werden die Bankdaten, Bemerkungen und alle vorhandenen Zugangsdaten aufgelistet. Zusätzlich werden hier die Kündigungsfelder mit einem Datum befüllt. Weiter unten sind außerdem die Ausprägungen, Konten und Fixkosten zu finden.

1. Bemerkung: In dieses Feld können Bemerkungen (1) zur Kündigung hinterlegt werden. Bereits vorhandene Bemerkungen werden angezeigt.
2. Kündigung am: In dieses Feld wird automatisch das aktuelle Datum gesetzt. Es kann manuell geändert werden (2).
3. Vertragsende: An dieser Stelle wird das Datum eingetragen, an dem der Vertrag endet (3). Dieses Datum wird auch für die Beendigung der Ausprägungen und Berechtigungen verwendet.
4. Bankdaten: Zur Information sind die Bankdaten (4) zu sehen. Diese Felder können nicht editiert werden.
5. Zugangskarten: Hier sehen Sie alle Zugangskarten (5) von Haupt- und Unterkunden der zugehörigen Kundennummer. Bitte wählen Sie diejenigen Zugangskarten aus, die zurückgegeben wurden. Passend zu Ihrem jeweils individuellen Vorgehen bei der Zugangskartenrückgabe können hier explizite Belege als Gebühr [+ xx €] oder auch als Gutschrift [- xx €] erzeugt werden. Das jeweilige Kommentarfeld des Belegs enthält die Zugangskartennummer. Kostenart und Betrag für die Belegerstellung werden in den Anbietereinstellungen definiert.

Bankdaten, Kündigungsdaten und eine Übersicht über alle Zugangskarten

1. Ausprägungen: Hier werden die aktuell oder in der Zukunft zugeordneten Ausprägungen (1) angezeigt. Bei Bedarf können einzelne Ausprägungen ausgeschlossen werden, die nicht mit Vertragsende beendet werden sollen.
2. Konten: Hier wird das dem Kunden zugehörige Konto (2) angezeigt (offene Posten, Kautionen).
3. Fixkosten: Hier werden die im laufenden Kalenderjahr erzeugten Fixkostenbelege (3) angezeigt, wie z.B. Monats- oder Jahresgebühren. Ausgewählte Fixkosten können auf "obsolet" gesetzt werden. Das gilt nur für nicht verbuchte oder bezahlte Fixkosten.
4. Explizite Belege: Hier sehen Sie explizite Belege (4), die in der Zukunft fällig werden. Diese können durch Klicken des Häkchens "obsolet" gesetzt - also ungültig gemacht werden.

Ausprägungen (Tarife usw.) des Kunden

Kontostand und mögliche offene Posten

Übersicht über aktuelle oder zukünftige Fixkostenbelege (Monatsgebühren usw.). Zukünftige Belege können auf "obsolet" gesetzt werden.

Vorhandene explizite Belege, welche in der Zukunft fällig werden. Diese Belege können auf "obsolet" gesetzt werden.

Falls der Kunde eine Kaution bei der Carsharing Organisation hinterlegt und/oder eine Monats- bzw. Jahresgebühr bezahlt hat, können mithilfe des Kündigungsassistenten Rückerstattungsbelege für Teil- oder volle Beträge erzeugt werden. Ebenso können bei Kündigung noch fällige Monatsbeiträge berechnet werden.

1. Rückerstattung von Monatsgebühren: Diese Aktion wird durch einen Klick auf den Button (Ja/Nein) aktiviert bzw. deaktiviert. Der Betrag für die Rückerstattung wird in dem Feld Gutschrift eingetragen. EBuS kann an dieser Stelle nicht automatisch den Restwert für die Monatsgebühr berechnen. D.h. der Betrag muss manuell errechnet und eingetragen werden. Eine Gutschrift an den Kunden wird ohne Vorzeichen angegeben. Die Kostenart sowie ein möglicher Standardkommentar für die Belegerstellung wird in den Anbietereinstellungen definiert.
2. Berechnung von Monatsgebühren: Diese Aktion wird durch einen Klick auf den Button (Ja/Nein) aktiviert bzw. deaktiviert. Der Betrag für die Rückerstattung wird in dem Feld Gebphren eingetragen. EBuS kann an dieser Stelle nicht automatisch den Restwert für die Monatsgebühr berechnen. D.h. der Betrag muss manuell errechnet und eingetragen werden. Eine Berechnung an den Kunden wird ohne Vorzeichen angegeben. Die Kostenart und der Standardkommentar für die Belegerstellung wird in den Anbietereinstellungen definiert.
3. Auszahlung der Kaution: Durch die Aktivierung des Buttons werden die beim Kunden auf dem Kautionskonto hinterlegten Kautionen angezeigt. Über die Checkbox(en) (5) können Sie festlegen, für welche der Kautionen ein Beleg zur Auszahlung erzeugt werden soll. Die Kostenart für die Belegerstellung wird in den Anbietereinstellungen definiert.
4. Buchungszielgruppen: Hier werden die aktuell oder in Zukunft zugeordneten Buchungszielgruppen (3) angezeigt. Bei Bedarf können einzelne Zuordnungen abgewählt werden, die nicht mit Vertragsende beendet werden sollen.

Über die Buttons 1a und 1b können Monatsgebühren erstattet oder berechnet werden. Über den Button 2 können Kautionen ausgezahlt werden. Die Buchungszielgruppen sind noch aktiv (3).

Wenn die "Rückerstattung von Monatsgebühren" aktiv ist, kann in der darunter liegenden Zeile der Gutschriftsbetrag eingetragen werden.

Durchführen der Kündigung

Wenn Sie im Feld Vertragsende (1) ein Datum gewählt haben, wird bei den Buchungszielgruppen (2) und den Ausprägungen (3) im Feld "beendet zum" automatisch ebenfalls dieser Wert gesetzt. D.h. für das Vertragsende wird die Buchungsberechtigung und die Tarifzuordnung beendet. Wenn Sie mit Produkten arbeiten, werden alle Produktbestandteile mit Vertragsende beendet (Status cancelling). Nach Vertragsende setzt ein Hintergrundprozess Produkte, deren Endedatum überschritten wurde in den Status deleted. Die Ausprägung für den Versand von E-Mail Rechnungen ist davon nicht betroffen, da es nach dem Ende des Vertrages möglich ist, dass noch Rechnungen (z.B. die letzte Fahrtabrechnung oder die Abschlussrechnung) versandt werden.

Das hier auszuwählende Datum für das Vertragsende wird automatisch auch für die Beendigung der Buchungszielgruppen und Ausprägungen verwendet.

Rückerstattung von Monatsgebühren und Auszahlung der Kaution

Über "Rückerstattung von Monatsgebühren" können Sie entsprechende Belege für die (anteilige) Erstattung erzeugen. Unter "Auszahlung der Kaution" ist es möglich, die Kautionen, welche ausgezahlt werden sollen, individuell auszuwählen. Für die gewählten Posten werden explizite Belege für die Abrechnung erstellt.

Beispiel: Dem Kunden wurde bereits eine Monatsgebühr (1) berechnet und auch eine Kaution (2) hinterlegt. Beide Positionen sollen nun in einer Abschlussrechnung ausgezahlt werden (3 + 4).

Belegerzeugung für Rückerstattung oder Berechnung von Monatsbeiträgen sowie zur Auszahlung der Kaution

Die automatisch erzeugten Belege für die Rückerstattung von Monatsgebühren erhalten den Standardkommentar aus den Anbietereinstellungen. Wenn dort keiner hinterlegt wurde, erscheint automatisch der Kommentar "Rückzahlung wg. Kündigung". 1) Derselbe Kommentar wird für die Rückzahlung von Kautionen ausgegeben. 2) Wenn für die Ursprungszahlung einer Kaution eine Zahlungsbemerkung hinterlegt ist, wird diese zusätzlich in Klammern ausgegeben 2), um evtl. Belege mit identischen Beträgen voneinander unterscheiden zu können. Ob das geschehen soll, kann über die Anbietereinstellungen definiert werden. Zur zusätzlichen Unterscheidungsmöglichkeit werden Kautionsrückzahlungsbelege ohne Zahlungsbemerkung mit einer laufenden Nummer in Klammern versehen 3).

Für die automatisch erzeugten Belege zur Berechnung von noch ausstehenden Monatsbeiträgen 4) bis Vertragsende wird ein Standardkommentar in den Anbietereinstellungen im Reiter allgemein hinterlegt, der am Kunden vor Verbuchung einer Rechnung ggf. noch angepasst werden kann. Wenn hier kein Kommentar hinterlegt wird, erscheint folgender Text: Berechnung von Monatsgebühren.

Löschen von nicht mehr relevanten zukünftig fälligen Belegen

Zusätzlich sollte überprüft werden, ob es noch zukünftige Fixkosten (3) gibt, welche nicht mehr berechnet werden sollen. Diese können dann sofort auf "obsolet" gesetzt werden.

Durch das Setzen des Häkchens wird der Fixkostenbeleg auf "obsolet" gesetzt und nicht mehr berechnet

Sobald alle Eintragungen gemacht wurden, muss auf den Button "Kündigen" geklickt werden. Danach erscheint eine Bestätigungsseite (1). Über den "Zurück" (3) Button können Sie in die vorherige Ansicht wechseln und Ihre Eingaben noch einmal korrigieren. Wenn alle Angaben korrekt sind, müssen Sie den Abschluss hier nur noch bestätigen (2).

Überblick über die Kündigungsbestätigung.

Automatische Erstellung von Aufgaben im Webclient

Zusätzlich zu den Grundeinstellungen für den Prozess Kunde kündigen ist es möglich automatisch eine Aufgabe im Webclient für jede Kündigung zu erstellen. Hierzu müssen in den Anbietereinstellungen im Bereich Webclient entsprechende Details zum Bereich, Typ und Verantwortlichen für die jeweiligen Aufgaben hinterlegt werden. Zusätzlich wird ein Standardtitel und eine Standardbeschreibung eingegeben. Auf der Bestätigungsseite der Kündigung wird die Aufgabenerzeugung als erfolgter Prozess mit ausgegeben.

Bereits existierende noch offene Aufgaben zum ausgewählten Kunden werden Ihnen unter den Erstattungs- und Berechnungsmöglichkeiten angezeigt. Mit Klick auf eine der Aufgaben werden Sie direkt ins Aufgabensystem weitergeleitet.

Die Aufgabe ist nach Erstellung sofort im Aufgabensystem aufrufbar. Es ist ebenso möglich diese und alle weiteren mit dem entsprechenden Kunden verknüpften Aufgaben im Status "offen" oder wartet" über den Assistenten Kunde kündigen aufzurufen. Sobald ein Kunde über den Assistenten aufgerufen wird, erscheinen die verknüpften Webclient-Aufgaben am linken unteren Rand der Anzeige. Durch einen Klick auf Verknüpfte Aufgaben erscheinen deren Titel und Bereich. Durch Klick auf den jeweiligen Link werden Sie direkt ins Aufgabensystem weitergeleitet.

Kündigungsbestätigung

Nach der Bestätigung der Kündigung gelangen Sie zu einem weiteren Fenster, in dem Sie alle durchgeführten Aktionen (2) einsehen können. Nun sind Sie auch in der Lage, die Kündigungsbestätigung als .pdf Datei (1) zu speichern. Hierfür wird in EBuS ein voreingestelltes Dokument hinterlegt, welches dann mit den relevanten Daten befüllt wird. Dieses Dokument können Sie selbst gestalten und unter Kundenvorlagen in EBuS hinterlegen.

Übersichtsseite zu den durchgeführten Aktionen des Kündigungsassistenten

Hier finden sie eine Übersicht, wie eine Dokumenten-Vorlage im .pdf Format erstellt wird.

Um weitere Kündigungen durchzuführen, wählen Sie im Abschlussbildschirm "weiteren Kunden kündigen" (4). Auf diese Weise können Sie mehrere Kündigungen am Stück bearbeiten. Oder Sie kehren zur allgemeinen Übersicht (3) zurück.

Versand der Kündigungsbestätigung per E-Mail

Sie können das Kündigungsbestätigungsdokument auch direkt hier aus dem Assistenten an den Kunden senden. Legen Sie dazu in den E-Mail-Vorlagen eine Vorlage für den Versand der Kündigungsbestätigung an und klicken Sie am Ende der Kündigung auf den Button "Kündigungsbestätigung per E-Mail versenden".

Sie werden dann in die entsprechende Mailvorlage weitergeleitet, die Kündigungsbestätigung hängt der Mail bereits an. Sie tragen die Mailadresse des Kunden ein und können auch noch weitere Anpassungen vornehmen und die E-Mail dann direkt aus dem Webclient versenden.

Kündigungsbestätigung per E-Mail versenden