Buchungen betrachten

 Den Punkt Buchungen betrachten finden sie ebenfalls im Menü Buchen. In diesem Dialog haben sie die Möglichkeit, sich ihre Buchungsdaten anzeigen zu lassen. Diese Anzeige können sie durch verschiedene Filterkriterien nach ihren Wünschen einschränken.

• In dem Startreiter Einfache Anfrage + Suchergebnis (1) kann (gefiltert) nach Buchungen gesucht werden.
• Auf der linken Dialogseite (2) kann gezielt nach Buchungszielen, Realobjekten oder Standorten gesucht werden. Durch die Eingabe von “%” werden alle Buchungsziele angezeigt. In Verbindung mit der “#” kann auch über die interne Nummer eines Realobjektes nach einem Eintrag gesucht werden. Beispiel: #96 - damit mit nach dem Fahrzeug 96 gesucht. Um nach Buchungen von einzelnen oder mehreren Fahrzeugen suchen zu können, müssen die einzelnen Einträge markiert werden.
• In dem Bereich Kundensuche (3) können sie über die Kundennummer oder dem Kundennamen auch nach Kunden suchen. Auch hier müssen die relevanten Einträge für die Suche markiert werden.
• Auch eine kombinierte Suche mit einer Auswahl aus beiden Suchbereichen ist möglich.
• In der Regel ist es sinnvoll auch den Suchzeitraum einzugrenzen, damit das Suchergebnis übersichtlich bleibt. Auf der rechten Seite (4) können sie über die Angabe eines Startzeitpunktes und/oder eines Endzeitpunktes den Suchzeitraum bestimmen.
• Zum Schluss erhalten sie ihr Ergebnis (6) gemäß ihrer Sucheinstellungen wenn sie auf den Button Suche starten (5) klicken. Die Daten werden in einer Tabelle mit vielen Informationen zu den einzelnen Buchungen angezeigt. Die Angaben beinhalten z.B. Informationen zu den jeweiligen Stammdaten, den Buchungszeiten, den Fahrdaten und auch Details (z.B. wer hat gebucht, wann und wie wurde gebucht) zu den getätigten Buchungen.

Fahrtdaten bearbeiten

Unter Buchungen betrachten finden sie zusätzlich die Möglichkeit Buchungen zu bearbeiten. Im Reiter "Fahrtdaten bearbeiten" können Sie diverse Parameter einer Buchung für die Abrechnung anpassen oder ergänzen.

Zunächst sehen Sie auch in diesem Dialog eine Auflistung der Buchungen (1), welche Sie über die Suche im ersten Reiter erstellt haben. Der untere Bereich enthält die Bearbeitungsmöglichkeiten für die Buchungen. Nach dem Markieren einer Buchung mit einem Mausklick erscheinen die vorhandenen Informationen der Buchung in den Feldern des Bearbeitungsbereiches.

Dieser Dialog bietet folgende wichtige Funktionen:

• Sie können Km-Daten und Zeitangaben (2) anlegen oder korrigieren. Das Feld "Explizite Fahrtdaten" (2a) ist als Standart-Datenfeld verfügbar. Dieses Feld ersetzt die Notwendigkeit einer Stammdatenerweiterung (Addprop) zur manuellen Fahrtzeitänderung. Dieses Feld kommt bei einer Quernutzungsabrechnung mit abweichenden Fahrtzeiten in Spiel. 

• Über das Feld Buchungszieltyp können Sie einen vom gebuchten abweichenden Buchungszieltypen auswählen, um bspw. die Abrechnung einer Quernutzung anzupassen. Nach Auswahl eines abweichenden Buchungszieltypen muss der Eintrag gespeichert werden. Die Quernutzungsabrechnungskopie wird in diesem Fall ebenfalls angepasst.

Diese Funktion ist bei dem Standardfeld Buchungszieltyp nicht gegeben!

• Zusätzlich lassen sich Rabatte eingeben, Rechnungsumleitungen definieren und zusätzliche preisrelevante Buchungseigenschaften anlegen (2).
• Die Eingabe von expliziten fahrtabhängigen Belegen (z.B. Tankbelege) ist in einem zusätzlichen Reiter möglich.
• Buchungsbemerkungen können eingegeben oder bearbeitet werden. Für diese Funktion steht ihnen ebenfalls ein weiterer Reiter zur Verfügung.
• Abrechnungstests zur Kontrolle sind einen Rechtsklick auf die Buchung möglich.

Am unteren Ende des Dialoges (3) finden Sie die Funktionsbuttons für das Speichern und neu Anlegen von Daten.

 

Spalten in Buchungen betrachten

• Fahrtdatenquelle: Es gibt diverse Invers Fahrtdaten, welche in den nicht zugeordneten Fahrtdaten abgelegt werden, obwohl sie - mit reinem "Menschenverstand" - eindeutig einer Buchung zuordenbar sind. Ein großer Teil der betroffenen Fahrtdaten entsteht aufgrund von Notfallfahrten. Diese werden vom Zugangssystem mit einer Kennzeichnung zurückgeschickt, welche EBuS nicht eindeutig zuordnen kann. Da die Kennzeichnung nicht eindeutig ist, übernimmt EBuS eine Überprüfung anhand bestimmter Kriterien, um festzustellen, ob die Daten einer Fahrt zugeordnet werden können. Im positiven Fall erfolgt die Zuordnung - man erkennt diese an dem Wert heuristisch.

Nutzung von Buchungen betrachten als elektronisches Fahrtenbuch

Für die Funktionalität eines elektronischen Fahrtenbuchs eignet sich der Dialog “Buchungen betrachten” bzw. “Fahrtdaten bearbeiten” in EBuS. Hier werden sämtliche relevante Daten erhoben, die entweder unveränderlich sind oder deren Änderung lückenlos dokumentiert wird.

Eine Übersicht der Daten aus diesem Dialog ist jederzeit per csv-Download möglich. Eine Prüfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt wird direkt in EBuS empfohlen, da eine Tabellenkalkulation nicht als Fahrtenbuch zur Prüfung ausreicht, da das Dokument veränderlich ist.

Im Folgenden nennen wir alle relevanten Funktionalitäten für ein Fahrtenbuch gemäß den gesetzlichen Anforderungen sowie deren Veränderlichkeitsgrad bzw. Dokumentation der Veränderlichkeit.

gesetzliche Anforderungen an ein Fahrtenbuch gemäß Haufe.de (Stand: 20.04.2017):

“[...]Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit bei Start und Ankunft, von Reiseroute und Ziel, von Kilometerstand bei Start und Ankunft sowie von Fahrtzweck und den besuchten Personen oder Firmen. Die Form [...] muss vollständig und lückenlos sein und einen fortlaufenden Zusammenhang bilden. Die technischen Anforderungen sehen vor, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind oder dass Änderungen sichtbar und nachvollziehbar dargestellt werden.”

dargestellt werden.”