Aufgaben

Der Einsatz des Aufgabenmanagementsystems ermöglicht einen klar definierten Workflow im Büroalltag. Es bietet alle dazu erforderlichen Schlüsselfunktionen wie Nummerierung eingehender Aufgaben, Vergabe von Prioritäten, Zuweisungen an unterschiedliche Verantwortliche, Wiedervorlagen sowie ein umfangreiches Benachrichtigungssystem.

Das EBuS-Aufgabensystem ist klar strukturiert. Arbeitsvorgänge werden nach Bereichen und Verantwortlichkeiten aufgeteilt. Jeder Mitarbeiter kann eigene Aufgaben definieren und verwalten. Gleichzeitig regelt ein flexibles Berechtigungssystem die Zugriffsrechte zu jeder Aufgabe.

Die Verwaltung und direkte Bearbeitung aller Aufgaben erreichen Sie über Aufgabensystem im Bereich Aufgaben im Hauptmenü des EBuS Webclients. Dieser ist für einen Anbieter sicht- und nutzbar, sobald das Aufgabenmodul für ihn freigeschaltet ist und die Administratorenrechte entsprechend eingestellt sind. Das alte Aufgabensystem im EBuS Management Centers ist weiterhin lesend aufrufbar, vergangene Vorgänge sind dort dokumentiert.

Den Kern des Systems bilden die Aufgaben, die vom Bediener neu angelegt und bearbeitet werden. Die Aufgaben werden jeweils charakterisiert durch bestimmte Merkmale, die der Bediener beim Anlegen zuweist. Dabei sind fixe (Autor und Nummer - diese werden systemseitig vorgegeben) von veränderlichen Merkmalen zu unterscheiden. Status, Priorität und Bereich sind Beispiele für veränderliche und rein aufgabenspezifische Merkmale. Sie ermöglichen eine inhaltliche Sortierung. Aufgaben können zudem mit bestimmten Personen, Ereignissen oder anderen Entitäten verknüpft werden. Hierbei werden bereits hinterlegte Daten aus EBuS verwendet. So ist die Verbindung einer Aufgabe mit einem Kunden, Fahrzeug und/oder einer Buchung schnell und übersichtlich möglich.

Leitfaden für die Einrichtung und Verwendung

Stellen Sie zunächst sicher, dass das Zusatzmodul Aufgabenmanagement für Ihre Organisation freigeschaltet ist. Ein sicheres Zeichen dafür ist die Sichtbarkeit des Bereichs Aufgaben in der Hauptmenüleiste im Management Center oder im Webclient.

Definieren Sie als nächstes Aufgabenbereiche. Sie werden anbieterweise angelegt, sind also grundsätzlich für alle Mitarbeiter zugänglich, sofern die Zugriffsrechte später entsprechend gesetzt werden. Die Aufgabenbereiche können derzeit nur im Management Center definiert werden, gelten aber auch für das Aufgabensystem im EBuS Webclient.

Sobald Sie einen oder mehrere Aufgabenbereiche angelegt haben, regeln Sie die Zugriffsrechte für jeden Administrator, der zugreifen können soll. Die Einstellungen für Zugriffsrechte finden Sie im EBuS Management Center im Menü Verwaltung. Das Vergeben der Zugriffsrechte richtet sich nach den Administrator-Einstellungen Ihrer Organisation. Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich gern an unseren Support. Hier ein Beispiel für die Einrichtung der Zugriffsrechte für Aufgaben bei einem Administrator:

Beispiel Admin Zugriffsrechte für Aufgabenbereiche

Um den Bereich für das Anlegen neuer Aufgaben zu erreichen, klicken Sie den Button oben rechts im Aufgabenbereich. 

Startseite des Aufgabensystems

Legen Sie ggf. fest, ob bzw. über welche Wege Sie über das Anlegen neuer Aufgaben bzw. über Aufgabenänderungen benachrichtigt werden. Diese Einstellungen nehmen Sie nur für sich persönlich vor. Auch diese Einstellungen können zur Zeit nur im Management Center im Dialog Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen vorgenommen werden.

Die genannten Einstellungen werden im EBuS Management Center vorgenommen. Eine weitere arbeitserleichternde Voreinstellung wird hingegen schon im Webclient gemacht. Über den Eintrag Aufgabenformulare können eigene Formulare für die verschiedenen Bereiche (z.B. Checklisten für die Flotte) erstellt und gespeichert werden. Diese Formulare werden anschließend den entsprechenden Aufgaben zugewiesen und können dann im Zuge der Bearbeitung verwendet werden (vgl. Kapitel Aufgabenformulare).

Nach diesen Konfigurationsschritten können Sie im EBuS Webclient neue Aufgaben anlegen bzw. bestehende bearbeiten.

Aufgabenmerkmale

• Bereich: Jede Aufgabe bezieht sich thematisch auf einen bestimmten Aufgabenbereich. Diesen weisen Sie beim Neuanlegen der Aufgabe zu. Eine spätere Änderung des Bereichs ist möglich. Jeder Administrator hat bei der Suche nach Aufgaben nur die Bereiche zur Auswahl, für die er mindestens zum Lesen freigeschaltet ist.
• Status: Jede Aufgabe besitzt einen Bearbeitungsstatus. Neuen Aufgaben wird beim Anlegen als Standardwert Nicht gesetzt zugeordnet. Eine weitere automatisierte Status-Änderung kann durch die Funktion Wiedervorlage erfolgen. Der Status kann jederzeit auch manuell angepasst werden. Der Bearbeitungsstatus einer Aufgabe ist relevant für das Benachrichtigungssystem über Aufgabenänderungen. Das bedeutet, dass mit der Änderung des Bearbeitungszustands eine Pop-Up-Meldung, SMS oder eMail für andere Verantwortliche ausgelöst werden kann.
• Aufgabentyp: Hier wählen Sie den Aufgabentypen. Wenn Bereiche z.B. verschiedene Tätigkeiten beinhalten, können Sie diese durch einen entsprechenden Typen definieren. Der Bereich Flotte kann z.B. Inspektionen oder Werkstattfahrten beinhalten. Diese Angaben können als Typ hinterlegt werden.
• Taskformular: Formulare - welche im Bereich Aufgabenformulare angelegt wurden - können über diese Auswahl an die Aufgabe angehängt werden. Diese Formulare können dann jederzeit bearbeitet und eingesehen werden.
• Verantwortlicher: Ein grundsätzlicher Wesenszug des Aufgabensystems in EBuS ist die Zuordnung jeder Aufgabe zu einem Verantwortlichen. Die Verantwortung einer Aufgabe kann sich im Zeitraum ihrer Bearbeitung beliebig oft verschieben. Beim Anlegen einer neuen Aufgabe im Webclient wird als Verantwortlicher standardmäßig der Ersteller gesetzt. Diese Standardauswahl kann aber beim Neuanlegen direkt geändert werden. Beim Anlegen einer neuen Aufgabe im Webclient wird entweder kein Verantwortlicher oder der Standardverantwortliche gemäß Definition der Anbietereinstellungen gesetzt. Zur Auswahl für die Verantwortlichkeit stehen immer nur die Administratoren, welche für den gewählten Aufgabenbereich mindestens mit dem Recht „Lesen” freigeschaltet sind. Beim Ändern der Verantwortlichkeit sollten Sie immer darauf achten, dass der Aufgabenbereich korrekt ausgewählt ist. Falls Sie den Aufgabenbereich nachträglich ändern, ändert sich damit ggf. auch gleichzeitig die Anzeige der möglichen verantwortlichen Administratoren. Hat der von Ihnen gewählte Administrator für den neuen Bereich kein Zugriffsrecht, verschwindet er aus der Liste. EBuS setzt stattdessen automatisch einen beliebigen anderen Verantwortlichen ein. Die Zuordnung des Bereichs ist relevant für die geltenden Benachrichtigungsregeln bei Veränderung der Aufgabe. Sie können zusätzlich über den Button "Verantwortliche(r)" jedem Administrator des Zuständigkeitsbereichs die Verantwortlichkeit zuteilen.  Hier muss wieder mindestens die Berechtigung "Lesen" vergeben sein.

• Priorität: Jede Aufgabe besitzt eine Priorität. Beim Neuanlegen einer Aufgabe wird der Standardwert Normal zugeordnet, was jedoch direkt geändert werden kann. Eine automatisierte Änderung der Priorität gibt es über die Wiedervorlagefunktion. Der Status kann jederzeit manuell angepasst werden. Die Priorität einer Aufgabe ist ebenfalls relevant für das Benachrichtigungssystem über Aufgabenänderungen. Das bedeutet, dass mit einer Änderung des Bearbeitungszustands eine Pop-Up-Meldung, SMS oder E-Mail für andere Verantwortliche ausgelöst werden kann.

Aufgaben erstellen

Über diesen Button erreichen Sie die Aufgabenerstellung

Der Dialog gliedert sich in zwei Bereiche.

Dialog Aufgabe anlegen

• (1) Im oberen Bereich weisen Sie einer Aufgabe ihre wesentlichen Merkmale zu: Titel, Beschreibung, Status, Priorität, Bereich, Typ, Formular sowie die verantwortliche Person. Hier entscheiden Sie auch, ob Sie eine Wiedervorlage für die Aufgabe verwenden wollen.
• (2) Sofern Sie eine Aufgabe mit einer in EBuS angelegten Entität verknüpfen wollen (Fahrzeug, Stellplatz, Kunde usw.) können Sie hier die direkte Zuordnung vornehmen. 
• Im unteren Bereich speichern Sie eine neue Aufgabe per Aufgabe anlegen ab.

Neue Aufgabe erstellen

Direkt nach dem Aufruf des Dialogs erwartet EBuS Ihre Angaben für die neue Aufgabe.

• Wählen Sie den inhaltlich treffenden Aufgabenbereich. Damit legen Sie implizit auch fest, für welche Personen die Aufgabe sichtbar sein wird bzw. wer welche Zugriffsrechte für diese Aufgabe bekommt.
• Der Anfangs-Status einer neuen Aufgabe bleibt i.d.R. beim vorausgewählten Wert Offen.
• Falls vorhanden oder benötigt weisen Sie der Aufgabe auch einen Aufgabentypen zu.
• Zusätzlich ist es möglich, für die Aufgabe ein Formular zur vereinfachten Bearbeitung zu hinterlegen.
• Geben Sie als weiteres Aufgabenmerkmal an, wen Sie als Verantwortlichen für diese Aufgabe bestimmen wollen. EBuS setzt die Auswahl zunächst automatisch auf nicht gesetzt. Über das Drop-Down-Menü können Sie die Verantwortlichkeit auf jede Person legen, die für diesen Aufgabenbereich mindestens mit dem Recht Lesen freigeschaltet ist.
• Bestimmen Sie die Priorität der Aufgabe. EBuS stellt Ihnen hierfür eine fünfstufige Steigerung zur Verfügung. Sofern die Mitarbeiter entsprechende Benachrichtigungsregeln für Aufgaben hinterlegt haben, werden sie mit steigender Priorität prominenter über die Aufgabe bzw. deren Änderungen in Kenntnis gesetzt.

Im unteren Bereich des Dialogs können Sie nun die neue Aufgabe per Aufgabe anlegen speichern.

Bitte vergeben Sie zunächst im oberen Teil des Dialogs (1) den Titel der Aufgabe. Sie können ihn beliebig wählen. Es ist möglich, den gleichen Titel für Aufgaben auch mehrfach zu vergeben.

Im Feld darunter können Sie nun in freier Textform zusätzliche Informationen zur Aufgabe hinterlegen. Die Textmenge ist nicht eingeschränkt. Der Text ist später nicht änderbar, kann aber um weitere Informationen ergänzt werden.

Für die nun folgenden Merkmale wählen Sie aus den Pull-Down-Menüs den richtigen Eintrag aus.

Zuletzt geben Sie an, ob Sie für die Aufgabe eine oder mehrere Verknüpfungen wünschen. Besonders nützlich ist erfahrungsgemäß die Verknüpfung einer Aufgabe mit einer Buchung. EBuS bietet Ihnen in dieser Übersicht jedoch diverse Verknüpfungsmöglichkeiten.

Um eine Verknüpfung herzustellen, nehmen Sie einfach einen Eintrag in einem Feld vor. Bei Realobjekten geben Sie z.B. den Namen des Fahrzeuges an. Es ist aber nicht nötig eine Verknüpfung für die Erstellung einer Aufgabe vorzunehmen. D.h. Sie können die Verknüpfungen auch leer belassen. Für das Buchungsziel gilt die Regel, dass sobald keine explizite Verknüpfung gesetzt wird, wird die Verknüpfung implizit vom Fahrzeug erstellt. Diese implizite Verknüpfungen aktualisiert sich automatisch, sollte  das Buchungsziel geändert werden. Implizite Verknüpfungen werden von explizit gesetzten Verknüpfungen überschrieben. 

Im Bereich der Buchungsaufgaben können vor belegte Verknüpfungen über die Anbietereinstellungen konfiguriert werden.

Aufgaben über Buchungen betrachten erstellen

Es besteht die Möglichkeit, Aufgaben für den Webclient über Buchungen betrachten im EBuS Management Client zu erstellen, welche dann automatisch mit der jeweiligen Buchung verknüpft sind. Bei einem Rechtsklick auf die ausgewählte Buchung öffnet sich das Kontextmenü mit mehreren Auswahlmöglichkeiten. Klicken Sie auf Neue Aufgabe (EWC). Danach öffnet sich die Aufgabenerstellung im EBuS Webclient. Wenn Sie für Buchungsaufgaben in den Anbietereinstellungen Vorgaben eingestellt haben, dann wird diese neue Aufgabe bereits diverse Informationen enthalten. Entsprechend der Voreinstellungen sind schon Verknüpfungen, der Bereich, der Verantwortliche und die Priorität gesetzt. Möchten Sie keine neue Aufgabe anlegen, sondern sich die vorhandenen Aufgaben im Webclient zur jeweiligen Buchung ansehen, dann klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Aufgabe  im EWC betrachten.

Über Rechtsklick erreicht man die Aufgabenerstellung im EBuS Webclient

Im Dialog Buchungen betrachten im EBuS Management Client wird angezeigt, ob es eine zugehörige Aufgabe im EBuS Webclient gibt. Über die Spalte Aw erhält man die entsprechende Information. In der daneben liegenden Spalte A werden Aufgaben angezeigt, welche im EBuS Management Client erstellt wurden (1). Diese Unterteilung der Spalten ist nötig, da die jeweiligen Aufgaben nur in dem Client eingesehen werden können, in dem sie erstellt wurden.

Die unterschiedlichen Markierungen in der Spalte haben folgende Bedeutung:

• Ausrufezeichen im roten Kreis: Es handelt sich um eine neue unbearbeitete Aufgabe.
• Ausrufezeichen im gelben Kreis: Die Aufgabe wurde mindestens einmal bearbeitet.

Automatische Erstellung von Fuhrparkaufgaben

In den Anbietereinstellungen im Bereich Automatik-Fuhrparkaufgaben können Sie Aufgaben konfigurieren, die gemäß Ihren Einstellungen in EBuS regelmäßig automatisch im Webclient erstellt werden.

Derzeit gibt es folgende mögliche Automatikaufgaben:

• Hauptuntersuchungen: In den Anbietereinstellungen wird festgelegt, bei welcher Frist vor der nächsten HU, deren Datum in der Realobjekttabelle steht (relevantes Feld: Datum nächste HU: NEXTGIDATECOL), eine Aufgabe hierzu erstellt werden soll.
• Inspektionen: In den Anbietereinstellungen wird festgelegt, bei welcher Frist vor der nächsten Inspektion, deren Datum in der Realobjekttabelle steht (relevantes Feld: Datum nächste Inspektion: NEXTSERVICEDATECOL), eine Aufgabe hierzu erstellt werden soll oder bei welchem Tachometerstand (relevantes Feld: Tachostand nächste Inspektion: NEXTSERVICEODOMETERCOL) des Realobjekts die Aufgabe erstellt werden soll. Wenn beide Werte befüllt sind, wird die Aufgabe generiert, sobald einer der Werte erreicht ist.
• Reinigungen: In den Anbietereinstellungen wird festgelegt, nach welcher Frist (relevantes Feld Realobjekttabelle: letzte Innenreinigung: LATESTINTERIORCLEANINGCOL), nach welcher Anzahl Kilometer (relevantes Feld Realobjekttabelle: letzte Innenreinigung km: LATESTINTERIORCLEANINGODOMETERCOL) oder nach welcher Anzahl Buchungen nach der letzten Reinigung, eine Aufgabe hierzu erstellt werden soll. Wenn alle Kriterien Werte enthalten, wird die Aufgabe generiert, sobald einer der Werte erreicht ist. Um die Automatik-Aufgabe zur nächsten Innenreinigung nach einer festgelegten Anzahl von Buchungen zu erstellen, muss die Anzahl der Buchungen im entsprechenden Feld eingetragen werden.

Eintragung am Buchungsziel (stellplatzbezogen) nach welchen Intervallen nächste Innenreinigung

Für Buchungsziele mit vom Durchschnitt abweichenden Buchungszahlen oder Stationen, an denen die Fahrzeuge besonderen Verschmutzungen ausgesetzt sind, kann der Reinigungszyklus stellplatzbezogen angepasst werden.

Dazu muss in der Buchungszieltabelle für jedes Buchungsziel eingetragen werden, nach wie vielen Buchungen oder gefahrenen Kilometern oder Tagen eine Aufgabe zur Fahrzeugreinigung erstellt werden soll. Diese Einträge überschreiben die Auswahl der Automatikfuhrparkaufgaben in den Anbietereinstellungen. 

Automatik-Fuhrparkaufgaben - nächste Innenreinigung

• lange Buchungen
• Fahrzeugcheck
• Buchungszielgruppe: Es besteht die Möglichkeit Automatikaufgaben vor der Buchungen von bestimmten Buchungsgruppen vor der Buchung erzeugen zulassen. Bitte kontaktieren Sie für nähere Informationen unser Support-Team.  Im Dialog Buchungszielgruppen lassen sich die gewünschten Buchungszielgruppen auswählen.

• Antritt beendete Buchung:  Es besteht die Möglichkeit Automatikaufgaben bei Antritt einer beendeten Fahrt erzeugen zu lassen. Setzen Sie dafür den Haken bei "Aufgabenerzeugung für Start einer beendeten Fahrt". Die weitere Konfiguration der Aufgabe können Sie ebenfalls in den Anbietereinstellungen über den Dialog Automatik-Fuhrparkaufgaben vornehmen.  Für den Aufgabentext stehen Ihnen folgende Variablen zur Verfügung

  • Kunde {MEMBER}
  • Buchungsziel {BOOKEE}
  • Realobjekt {REALBOOKEE}
  • Buchungszielprodukt {BOOKEEPRODUCT}
  • Buchungszieltyp {BOOKEETYPE}
  • Buchungszielgruppe {BOOKEEGROUP}
  • Standort {PLACE}
  • Stationsname {PLACESHORT}
  • Stadtteil {DISTRICT}
  • Stadt {CITY}

   

Gestaltung des Aufgabentextes

Automatische Erstellung von Aufgaben im Prozess Kunde Kündigen

In den Anbietereinstellungen im Bereich Webclient können Sie Aufgaben konfigurieren, die gemäß Ihren Einstellungen in EBuS beim Prozess Kunde kündigen automatisch im Webclient erstellt werden. Auf der Bestätigungsseite der Kündigung wird die Aufgabenerzeugung als erfolgter Prozess mit ausgegeben.

Es ist möglich die Kündigungs- und alle weiteren mit dem entsprechenden Kunden verknüpften Webclient-Aufgaben im Status "offen" oder wartet" über den Assistenten Kunde kündigen aufzurufen. Sobald ein Kunde über den Assistenten aufgerufen wird, erscheinen die verknüpften Aufgaben am linken unteren Rand der Anzeige. Durch einen Klick auf "Verknüpfte Aufgaben" erscheinen Titel und Bereich der Aufgaben. Durch Klick auf den jeweiligen Link werden Sie direkt ins Aufgabensystem weitergeleitet.

Aufgabenübersicht

Die Aufgabenübersicht dient der zentralen Verwaltung bzw. Bearbeitung von Aufgaben. Im Übersichtsfenster sehen Sie zunächst alle Ihnen zugeordneten Aufgaben. 

Über die Volltextsuche können Sie nach sämtlichen Worten in Aufgaben (auch nach Verknüpfungen) suchen. Die Volltextsuche erfolgt auf Basis des ausgewählten Filters. Sie läuft simultan zur Eingabe von Suchworten ab (siehe Beispiel im Screenshot). Wenn Sie mehrere Worte hintereinander (durch Leerzeichen getrennt) eingeben, werden alle relevanten Felder ausgewertet. Die eingegebenen Suchwörter sind in diesem Fall und-verknüpft. Es werden also nur Aufgaben angezeigt, die alle Suchwörter enthalten.

Suchen nach Aufgaben über die Volltextsuche

Im unteren Screenshot sehen Sie die verfügbaren Spalten in der Aufgabenübersicht. Mit Hilfe der kleinen Pfeile in der Überschrift können Sie die Informationen innerhalb der Spalten auf- oder absteigend sortieren. Sie können außerdem die Reihenfolge der Spalten selbst wählen und (oben rechts) Spalten ein- oder ausblenden. Diese Einstellungen werden im Webclient gespeichert und stehen beim nächsten Login des Admin wieder zur Verfügung. Darüber hinaus ist in der Aufgabenübersicht zu erkennen, welche Aufgaben Sie bereits gelesen haben. Aufgaben, die mit einer fetten Schrift erscheinen, sind entweder neu oder ein anderer Admin hat Änderungen vorgenommen, die Sie noch nicht gesehen haben. Gelesene Aufgaben erscheinen in einer normalen Schrift. 

In der Aufgabenübersicht finden Sie in den Verknüpfungen einen direkten Zugang zur Fahrzeugakte. Sie können damit alle relevanten Informationen zu dem Fahrzeug über einen Klick einsehen. Die Fahrzeugakte wird in einem neuen Fenster geöffnet.

Aufgaben ändern - einzeln und im Stapel

Standardmäßig ganz links in der Aufgabentabelle finden Sie die Spalte Aktionen. In dieser Spalte sind für alle angezeigten Aufgaben zwei Icons zu sehen.

• Das Ablagekorb-Symbol zeigt Ihnen die komplette Historie der gewählten Aufgabe an. An dieser Stelle können Sie sämtliche Änderungen der Aufgabe einsehen. Sie können die Historie einer Aufgabe sowohl über die Spalte Aktionen als auch bei geöffneter Aufgabe anzeigen lassen.

Tabelle Aufgabenübersicht

Die Spalten der Tabelle enthalten sämtliche Informationen zu den angezeigten Aufgaben inklusive Titel, Beschreibung, Ersteller und Datum, Verantwortlicher, Bereich, ... In der Spalte Verknüpfungen werden in Kurzform alle verknüpften Entitäten wie bspw. Kunde, Buchungsziel, Standort, Fahrzeugakte und oder auch Buchung angezeigt. Die Buchung kann in der Aufgabe jeweils mit ihrer Sequenznummer verknüpft werden. Die Spalte Buchungen wird bei Verwendung der Aufwärts- oder Abwärts-Sortierung nach Buchungsbeginn sortiert.

Aufgabe kopieren

Aufgaben zu ein- und demselben Ereignis können sich auf mehrere Abteilungen des Unternehmens beziehen. Wird beispielsweise ein defektes Fahrzeug gemeldet, so muss das Flottenteam sich um die Reparatur des Fahrzeugs kümmern, während die Kundenbetreuung eine Korrektur der Abrechnung vornimmt. Für solche Fälle bietet sich die Funktion Aufgabe kopieren an.

Mit dem Kopiersymbol (zwei identische Seiten) kann eine Aufgabe 1:1 kopiert werden

Rufen Sie die betreffende Aufgabe in der Liste auf und klicken Sie auf das Kopiersymbol. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit der neuen Aufgabe. Links oben wird Ihnen angezeigt von welcher Ursprungsaufgabe diese Kopie erstellt wurde. Alle Einstellungen und Texte sind identisch mit der Ursprungsaufgabe. In der Kopie können Sie nun die relevanten Änderungen vornehmen (bspw. Bereich ändern, Verantwortlichen ändern, Zusatztext hinzufügen oder irrelevanten Text entfernen, ...). Mit Klick auf den Button Aufgabe anlegen ist die Kopie vollständig erzeugt.

Fotos und Dokumente anhängen

Es besteht die Möglichkeit an erstellte Aufgaben Fotos und Dokumente anzuhängen.  Klicken Sie dafür auf das "Stift-Symbol" den Bearbeitungsdigalog zu öffnen.  

Möglichkeit Fotos und Dokumente hochzuladen

Klicken Sie auf den "grünen Pfeil". Es öffnet sich ein neuer Tab welcher Ihnen die Möglichkeit bietet auf Ihren lokalen Datenträger zuzugreifen und die entsprechenden Dateien zu wählen.  Das hinterlegte externe Konto zeigt Ihnen über welchen CloudSpeicher die Dokumente hinterlegt und einsehbar sind. 

1. Über diesen Button können Sie auf Ihren lokalen Datenträger zugreifen und die gewünschten Fotos und Dokumente auswählen. Die ausgewählten Dateien sind vor dem Hochladen aufgelistet einsehbar.
2. Haben Sie die gewünschten Datein ausgewählt klicken Sie den Button "Hochladen". Damit werden die Fotos und Dokumente hochgeladen und sind mit dem Task verknüpft und über diesen einsehbar.

Im Bearbeitungsdialog können Sie unter "Dokumente" und "Galerie" auf einen Blick sehen, welche Datein mit dem Task verknüpft sind. Abschließend klicken Sie bitte ganz untem Bearbeitungsdialog auf den Button "Aktualisieren" um den Bearbeitungsvorgang abzuschließen.

Außerdem können Sie die einzelnen Galerien der Aufgaben über die allgemeine Aufgabenliste einsehen. Sie müssen die Aufgaben dafür nicht extra öffnen. 

Galerie aus Aufgabenliste betrachten

Aufgabe schließen

Es besteht nun die Möglichkeit, Aufgaben aufs der allgemeinen Aufgabenübersicht direkt heraus zu schließen. Sie müssen dafür die Aufgabe nicht mehr extra öffnen. 

Aufgaben direkt schließen

Verfügbarkeitsanzeige im EWC-Aufgabentool

Beim Bearbeiten einer Aufgabe ist es möglich, zum verknüpften Realobjekt in der Kunden-App zu springen. Dazu findet man über den Verknüpfungen einen Link in der Aufgabe. Der Link ist nur zu sehen, wenn auch ein Realobjekt mit der Aufgabe verknüpft ist.

Ist ein Mitarbeiter bereits mit einem passenden Login in der Kunden-App angemeldet, führt der Link auf die Station, die beim Aufrufen aus der Aufgabe dem Fahrzeug zugeordnet ist. Sie kann also von der beim Anlegen der Aufgabe gültigen Station (und evtl. auch der in der Aufgabe verknüpften) abweichen. 

Bei Freefloatern wird direkt der Buchen-Dialog in der Kunden App aufgerufen. Ist der Freefloater zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar, wird dies in der Kunden App angezeigt. Bei Poolfahrzeugen wird die Verfügbarkeit nicht fahrzeugweise sondern poolweise angezeigt.

Als Standard App-Instanz ist https://carsharing-deutschland.de hinterlegt. Wenn eine eigene App-Instanz verwendet werden soll, so lässt sich diese über folgenden Pfad ändern: Anbietereinstellungen bearbeiten.

Filter anlegen und verwenden

Zusätzlich zur Volltextsuche gibt es Suchfilter, die zur Wiedervorlage gespeichert werden können. Sie finden den Filter-Button direkt neben Meine offenen Aufgaben. Dabei werden alle Aufgaben, die in den Suchfilter passen, im Anzeigebereich tabellarisch angezeigt. 

Im einfachsten Fall bedienen Sie sich nach dem Öffnen des Dialogs eines bereits bestehenden Filters. Voraussetzung ist, dass Sie bereits Filter definiert haben. Ist das nicht der Fall, müssen Sie die Filterkriterien in der Suchmaske zunächst manuell setzen. Klicken Sie auf Filter um den entsprechenden Dialog zu öffnen.

Sofern Sie noch keine Filter erstellt haben, müssen Sie Ihre Suchkriterien einzeln angeben. Diese können Sie beliebig kombinieren.

Der Filterbereich besteht aus zwei Teilen und orientiert sich an der gleichen Einteilung wie Aufgabe anlegen. Wenn Sie dem Filter einen Namen geben, wird dieser automatisch unter diesem Filternamen gespeichert und kann zukünftig wieder verwendet werden. Wenn kein Name gesetzt wird, handelt es sich um einen temporären Filter, der nicht gespeichert wird.

Sie können die Aufgaben nach Merkmalen filtern und diese mit diversen Informationen - welche in EBuS gespeichert sind - verknüpfen. Diese Verknüpfungen können ebenfalls als Suchkriterien herangezogen werden. So ist es möglich, sich alle Aufgaben zu bestimmten Fahrzeugen oder auch Stellplätzen anzeigen zu lassen. 

Wenn Sie die Suche über den Filter durchführen und keinerlei Suchkriterium auswählen, erscheinen alle für Sie sichtbaren Aufgaben. Darüber hinaus sind alle Kombinationen von Filtern bei der Suche möglich, d.h. die Suche kann bis ins Detail an die persönlichen Kriterien angepasst werden. 

Es ist möglich in einem Suchfeld mehrere Eingaben zu machen (z.B. mehrere Verantwortliche auszuwählen). Diese Suchkriterien sind "oder-verknüpft". Das bedeutet, es werden alle Aufgaben angezeigt, die den einen oder den anderen Verantwortlichen haben. Die Suchkriterien untereinander sind "und-verknüpft". Ist also zusätzlich zu den beiden Verantwortlichen auch noch ein Ersteller im Suchfilter ausgewählt, werden solche Aufgaben angezeigt, die den einen oder den anderen Verantwortlichen haben, aber nur dann, wenn sie zusätzlich auch den benannten Ersteller haben.

Teil 1 und 2 der Filtereinstellungen

Suchkriterien über die Merkmale und Verknüpfungen von Aufgaben:

Teil (1):

• Prioritäten: Bei Auswahl einer Priorität werden nur Aufgaben mit eben dieser Dringlichkeitsstufe angezeigt.
• Verantwortliche: Es ist auch möglich nach den Aufgaben eines Verantwortlichen - also eines Mitarbeiters - zu filtern.

Die sieben Suchkriterien des ersten Teils stehen grundsätzlich für jeden Filter zur Verfügung. Im zweiten Teil des Filtereditors können Sie weitere Filterkriterien hinzufügen und mit Daten aus EBuS befüllen. Diese weiteren Kriterien stehen als Buttons unter dem eigentlichen Filter zur Verfügung. Bei Klick auf einen Button verfärbt sich dieser grau und oberhalb der Buttons erscheint das ausgewählte Suchkriterium im Filter. So können Sie Ihre Filter ganz individuell gestalten.

Teil (2):

• Bereiche: Um die Aufgaben der einzelnen Bereiche im Blick zu haben, kann an dieser Stelle als Auswahlkriterium auch ein Bereich gewählt werden. So ist es möglich, z.B. alle Aufgaben der Flotte als Vorgabe zu setzen und im Blick zu haben.
• Aufgabentypen: Auch die Aufgabentypen stehen zur Auswahl im Filter. Wenn Bereiche z.B. verschiedene Tätigkeiten beinhalten, können Sie diese durch einen entsprechenden Typen definieren. Der Bereich Flotte kann z.B. Inspektionen oder Werkstattfahrten beinhalten. Diese Angaben können als Typ hinterlegt werden.
• Ersteller: Bei Bedarf kann auch der Ersteller einer Aufgabe im Filter herangezogen werden.
• Datumsfelder: Eine zeitliche Filteroption ist ebenfalls vorhanden.

Diese zusätzlichen Verknüpfungen können ebenfalls für die Differenzierung der Aufgabensuche herangezogen werden:

• Stellplätze
• Stadtteile
• Städte
• Aufgabentitel
• Buchungszielprodukte
• Buchungszieltypen
• Buchungsziele
• Buchungszielgruppen
• Rechnungen
• Einzahlungen
• Tankkarten
• Tankbelege
• Tankbelegeinträge
  
   

Teil 2 der Filtereinstellungen

Nach der Eingabe der gewünschten Suchkriterien muss der Button Suchen geklickt werden. Wenn bei der Suche ein Name verwendet worden ist, wird der Filter als Vorlage gespeichert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.

Die bereits angelegten Filter erscheinen direkt nach dem Speichern im Drop Down Menü

Ihr gespeicherter Filter erscheint im Drop Down Menü eigene Filter. Über das grüne Stiftsymbol neben dem Drop Down Menü können Sie den derzeit ausgewählten Filter jederzeit anpassen oder löschen. Über das Eingabefeld neben dem Button "Zur Aufgabe" können Sie sofort zu einer bestimmten Aufgabe springen, indem Sie deren Nummer in das Feld eintragen.

Alle Stellplatz-Aufgaben auf einen Blick

Um die Effizienz der Aufgabenbearbeitung insbesondere in der Wagenbetreuung zu steigern, ist es möglich, auf einen Klick alle Aufgaben, die einer bestimmten Station zugeordnet sind, einzusehen. 

Im Bearbeitungsmodus einer Aufgabe, die mit einer Station verknüpft ist, gibt es beim Speichern die Möglichkeit in die Ansicht aller Aufgaben zur verknüpften Station zu springen. Der Button für diese Funktion zeigt auch bereits an, wie viele Aufgaben an dieser Station gerade bearbeitet werden können.

Mit einem Klick auf "Aktualisieren" wird ausschließlich die bearbeitete Aufgabe gespeichert. "Zurück" löscht die Bearbeitung. Mit Klick auf Speichern + zu Station öffnet sich die Liste aller Aufgaben zur verknüpften Station.

Es werden die Aufgaben der Status "wartet" und "offen" angezeigt. Dem Bearbeiter werden alle Aufgaben zur Station angezeigt, für deren Aufgabenbereiche er freigeschaltet ist, nicht nur, wofür er bspw. Standardverantwortlicher ist.

Automatische Wiedervorlage / Erhöhung der Priorität

Aufgaben können sehr häufig nicht in einem Zug bearbeitet werden. Es müssen Informationen eingeholt, Fristen oder Rückantworten abgewartet werden. Außerdem gibt es Aufgaben, die sich in bestimmten Intervallen wiederholen und daher als Daueraufgaben bestehen bleiben. Für diese Fälle gibt es die automatische Wiedervorlage im Aufgabensystem.

Wenn eine neue Aufgabe erstellt wird, gibt es die Möglichkeit, die Wiedervorlage zu aktivieren. Setzen Sie dazu den Button bei Status auf "Wartet" (1). Daraufhin erscheinen die Wiedervorlagekriterien im Dialog. Hier können Sie die Priorität bei Wiedervorlage auswählen und Sie müssen zusätzlich entweder ein Datum (2), ein Intervall (3) oder einen Kilometerstand zur Wiedervorlage (4) festlegen. Klicken Sie für ein festes Datum rechts auf den kleinen Kalender und es öffnet sich eine Kalenderansicht, aus der Sie ein Datum auswählen können (2). Wenn die Aufgabe mit einem Realobjekt verknüpft ist, ist es möglich, einen Kilometerstand (4) als Wiedervorlagekriterium zu wählen. Sobald dieser Kilometerstand erreicht oder überschritten wurde, wird der Status der Aufgabe in "offen" gesetzt. Voraussetzung ist, dass die Spalte "Tachometer" in der Realobjekttabelle gepflegt wird.

Aktivierung der Wiedervorlage bei Anlage einer neuen Aufgabe

Die Wiedervorlage der Aufgabe erfolgt, indem der Status der betreffenden Aufgabe von "wartet" zurück auf "offen" gesetzt wird (Hat die Aufgabe einen anderen Status als "wartet", so können keine Wiedervorlage-Einstellungen gemacht bzw. genutzt werden). Je nach Einstellung in den Anbietereinstellungen erfolgt zudem eine Benachrichtigung des Verantwortlichen über die Statusänderung. Das System prüft hierzu alle 24h am frühen Morgen skriptbasiert, ob es Wiedervorlagen gibt und setzt diese um. Die Wiedervorlage erfolgt arbeitstageweise nicht im 24h-Rhythmus. (Bsp.: Ist die Wiedervorlage am 14. eines Monats um 15:00 Uhr auf "alle zwei Tage" gesetzt worden, erfolgt die Wiedervorlage am 16. des Monats bereits morgens, nachdem das Wiedervorlageskript vom System automatisch ausgeführt wurde.

Möglichkeit die Priorität regelmäßig zu erhöhen

Unabhängig von der Möglichkeit der Wiedervorlage ist es möglich, die Priorität einer Aufgabe in regelmäßigen Abständen zu erhöhen. Die Prioritätsänderung mit Hilfe dieses Auswahlfeldes erfolgt ausschließlich bei Aufgabenstatus "offen". Je nach Einstellung in den Anbietereinstellungen erfolgt eine Benachrichtigung des Verantwortlichen über die Prioritätsänderung.

Aufgabe zu Schaden umwandeln / kopieren

Es gibt die Möglichkeit, dass eine Aufgabe direkt in ein Schaden umgewandelt/kopiert werden kann. Dabei werden auch die relevante Informationen übernommen:

• der Titel der Aufgabe wird zum Titel des Schadens
• der Text im Feld "Beschreibung" wird übernommen
• das Datum vom Feld "Eingefügt am:" wird zum Datum von "Bemerkt am:" 
• die Verknüpfung zum Realobjekt 
• Verknüpfung zum Kunden
• Verknüpfung zur Buchung
• Fotos am Task werden in die Galerie aufgenommen
• die Aufgabe wird mit dem neuen Schaden verknüpft
  
  
  
   

Über den Button "Speichern & Schaden erzeugen" wird ein Schaden im Schadentool erzeugt und es besteht die Möglichkeit direkt weiter am Schaden zu arbeiten.

In der allgemeinen Aufgabenliste haben Sie Übersicht über verlinkte Schäden zu der jeweiligen Aufgabe. Sie können nun auf einen Blick erkennen, welche Schäden mit der bestimmten Aufgabe verknüpft sind. Sie erhalten so eine bessere Übersicht der Zusammenhänge.

Verknüpfung der Schäden 

Übersicht der Schäden aus der allgemeinen Aufgabenliste heraus